Cara Menggunakan Pengaturan Izin Dokumen Tim WPS di Windows

Gunakan Pengaturan Izin Dokumen Tim melalui 5 topik panduan. Semuanya terkait keanggotaan atau akses paket enterprise, dan Anda dapat langsung melompat dari indeks ke pengaturan yang dibutuhkan.

Indeks Panduan

Panduan Langkah demi Langkah

1. Buka panel Pengaturan Dokumen Tim

Jalur masuk: Dokumen Tim → Folder tim tujuan → Pengaturan Tim → Pengaturan Dokumen

1. Buka klien WPS 365.
2. Klik Dokumen Tim di panel navigasi kiri pada halaman beranda.
3. Temukan folder tim tujuan.
4. Klik kanan nama folder tim, lalu pilih Pengaturan Tim → Pengaturan Dokumen.
5. Tinjau opsi izin dokumen yang tersedia di panel yang diperluas.

Kriteria Keberhasilan

• Hasil antarmuka: Panel Pengaturan Dokumen Tim terbuka.
• Tindakan berikutnya yang tersedia: Anda dapat melihat opsi untuk mode pengeditan bersama, kontrol berbagi eksternal, izin default, pengelolaan file bersama, dan penetapan izin file tim.

Tips Saat Menggunakan

• Catatan izin: Masuklah dengan akun yang memiliki izin pengelolaan tim.
• Catatan keanggotaan: Periksa label keanggotaan dan ketersediaan paket enterprise sebelum menggunakan fitur ini.
• Catatan jaringan: Pastikan perangkat tetap terhubung ke internet saat membuka dokumen tim dan menyinkronkan pengaturan.

2. Atur agar semua dokumen terbuka dalam mode pengeditan bersama

Jalur masuk: Dokumen Tim → Folder tim tujuan → Pengaturan Tim → Pengaturan Dokumen → Buka semua dokumen dalam mode pengeditan bersama

1. Buka panel Pengaturan Dokumen dengan mengikuti bagian sebelumnya.
2. Temukan Buka semua dokumen dalam mode pengeditan bersama.
3. Aktifkan opsi ini sesuai kebutuhan kolaborasi tim Anda.
4. Tutup panel atau lanjutkan ke pengaturan izin lainnya.

Kriteria Keberhasilan

• Hasil antarmuka: Opsi telah diaktifkan.
• Tindakan berikutnya yang tersedia: Setelah itu, anggota tim akan membuka dokumen tim dalam mode pengeditan kolaboratif.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Mengubah pengaturan sebelum masuk ke folder tim yang benar dapat memperbarui pengaturan untuk tim yang salah.
• Catatan keanggotaan: Kemampuan ini bergantung pada paket kolaborasi tim yang tersedia untuk akun tersebut.

3. Konfigurasikan kontrol berbagi eksternal

Jalur masuk: Dokumen Tim → Folder tim tujuan → Pengaturan Tim → Pengaturan Dokumen → Kontrol berbagi eksternal

1. Buka panel Pengaturan Dokumen .
2. Temukan Kontrol berbagi eksternal.
3. Atur apakah file tim dapat dibagikan ke luar perusahaan atau ke luar tim sesuai kebijakan Anda.
4. Konfirmasikan pengaturan lalu keluar, atau lanjutkan ke item izin lainnya.

Kriteria Keberhasilan

• Hasil antarmuka: Aturan berbagi eksternal diterapkan untuk tim saat ini.
• Tindakan berikutnya yang tersedia: Saat membagikan file, anggota tim akan dibatasi oleh cakupan berbagi yang telah dikonfigurasi.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Memperbarui aturan sebelum mengonfirmasi kebijakan kolaborasi eksternal tim dapat mengganggu alur kerja mitra yang sudah berjalan.
• Saran penggunaan: Beri tahu anggota terkait sebelum mengubah aturan agar pembatasan berbagi tidak menimbulkan kebingungan.

4. Tetapkan izin file default untuk anggota eksternal

Jalur masuk: Dokumen Tim → Folder tim target → Pengaturan Tim → Pengaturan Dokumen → Izin file default untuk anggota eksternal

1. Buka panel Pengaturan Dokumen .
2. Temukan Izin file default untuk anggota eksternal.
3. Tetapkan tingkat akses default yang akan diterima anggota eksternal setelah bergabung dengan tim.
4. Simpan pengaturan agar anggota eksternal yang baru ditambahkan mengikuti aturan default.

Kriteria Keberhasilan

• Hasil antarmuka: Aturan izin default berhasil disimpan.
• Tindakan berikutnya yang tersedia: Anggota eksternal yang baru ditambahkan akan menerima akses berdasarkan aturan default tersebut.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Tidak memisahkan skenario anggota internal dan eksternal dapat menyebabkan pengaturan izin default yang tidak sesuai harapan.
• Saran penggunaan: Tinjau aturan default secara berkala jika tim bekerja dengan mitra eksternal.

5. Kelola file bersama dan tentukan izin file tim

Jalur masuk: Dokumen Tim → Folder tim target → Pengaturan Tim → Pengaturan Dokumen → Pengelolaan file bersama / Penentuan izin file tim

1. Buka panel Pengaturan Dokumen .
2. Buka Pengelolaan file bersama untuk meninjau file yang sudah dibagikan dalam tim.
3. Periksa status berbagi saat ini dan lanjutkan dengan tindakan lanjutan yang diperlukan.
4. Kembali ke panel lalu buka Penentuan izin file tim.
5. Kelola izin untuk semua dokumen tim atau sesuaikan berdasarkan aturan tim.

Kriteria Keberhasilan

• Hasil antarmuka: Anda dapat meninjau daftar file bersama dan masuk ke area penentuan izin file tim.
• Tindakan berikutnya yang tersedia: Anda dapat melanjutkan penyesuaian izin dokumen berdasarkan aturan tim.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Hanya meninjau satu file dan mengabaikan konsistensi pada tingkat aturan tim.
• Saran penggunaan: Tinjau file bersama secara berkala agar tautan berbagi lama tidak tetap aktif lebih lama dari yang diperlukan.