Comment utiliser le contrôle du partage externe des documents d’entreprise WPS sur Windows

Utilisez le contrôle du partage externe des documents d’entreprise à travers 4 sujets pratiques, tous liés à l’adhésion, et accédez directement à la tâche souhaitée depuis l’index.

Index des guides pratiques

Guide pratique

1. Ouvrir la page de contrôle du partage externe des documents d’entreprise

Accès : Console d’administration → Contrôle de sécurité → Sécurité des documents → Contrôle du partage externe des documents d’entreprise

1. Ouvrez le client WPS 365.
2. Sur la page d’accueil du client, cliquez sur Console d’administration dans la zone en bas à gauche.
3. Dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur Contrôle de sécurité.
4. Cliquez sur Sécurité des documents.
5. Cliquez sur Contrôle du partage externe des documents d’entreprise pour ouvrir la page de politique.

Critères de réussite

• La page de contrôle du partage externe des documents d’entreprise s’ouvre.
• Vous pouvez voir les sections de portée de partage et de liste blanche.

Conseils d’utilisation

• Vous devez disposer d’un compte administrateur d’entreprise.
• Maintenez la connexion réseau active lors de l’ouverture de la console d’administration.

2. Définir la portée du partage externe

Accès : Page de contrôle du partage externe des documents d’entreprise → Portée du partage externe

1. Localisez la section de portée du partage externe sur la page de politique.
2. Sélectionnez Autoriser le partage externe ou Interdire le partage externe selon la règle de votre entreprise.
3. Vérifiez que l’option sélectionnée correspond à votre politique actuelle de sortie de documents.

Critères de réussite

• L’option de portée de partage cible est sélectionnée.
• Vous pouvez continuer à configurer la liste blanche ou enregistrer la politique.

Conseils d’utilisation

• Évitez de modifier la portée avant de confirmer la règle actuelle de l’entreprise.
• Ce paramètre fait partie de la gestion administrative de l’entreprise.

3. Gérer la liste blanche de partage externe

Accès : Page de contrôle du partage externe des documents d’entreprise → Liste blanche de partage externe

1. Dans la section de liste blanche, cliquez sur Ajouter pour inclure les membres qui ont encore besoin d’un accès au partage externe.
2. Pour supprimer un membre, sélectionnez-le et utilisez Supprimer.
3. Pour supprimer plusieurs membres à la fois, utilisez Suppression en masse.
4. Examinez la liste blanche et vérifiez qu’elle correspond aux besoins actuels de collaboration.

Critères de réussite

• La liste blanche reflète la liste de membres souhaitée.
• Vous pouvez continuer à enregistrer la politique.

Conseils d’utilisation

• Évitez d’ajouter des membres qui n’ont pas besoin de collaboration externe.
• Les membres de la liste blanche ont un accès plus large au partage externe, une révision régulière est donc recommandée.

4. Enregistrer et appliquer la politique

Accès : Page de contrôle du partage externe des documents d’entreprise → Enregistrer

1. Vérifiez la portée du partage et les paramètres de la liste blanche.
2. Cliquez sur Enregistrer.
3. Attendez que la mise à jour de la politique soit terminée.
4. Informez les membres concernés si votre processus d'entreprise exige un avis de politique.

Critères de réussite

• L'action d'enregistrement aboutit et la configuration la plus récente reste affichée sur la page.
• Vous pouvez rouvrir la page ultérieurement pour ajuster à nouveau la politique.

Conseils d'utilisation

• Ne quittez pas la page avant d'avoir enregistré vos modifications.
• Maintenez une connexion réseau stable pendant l'enregistrement.