Comment utiliser les paramètres des autorisations des documents de l’équipe WPS sur Windows

Utilisez les paramètres des autorisations des documents de l’équipe à travers 5 sujets pratiques, tous liés à l’adhésion ou à l’accès au plan entreprise, et accédez directement au paramètre souhaité depuis l’index.

Index des guides

Guide pratique

1. Ouvrir le panneau des paramètres des documents de l’équipe

Chemin d’accès : Documents d’équipe → Dossier d’équipe cible → Paramètres de l’équipe → Paramètres des documents

1. Ouvrez le client WPS 365.
2. Cliquez sur Documents d’équipe dans le volet de navigation de gauche de la page d’accueil.
3. Recherchez le dossier d’équipe cible.
4. Cliquez avec le bouton droit sur le nom du dossier d’équipe et sélectionnez Paramètres de l’équipe → Paramètres des documents.
5. Examinez les options d’autorisation disponibles dans le panneau développé.

Critères de réussite

• Résultat de l’interface : Le panneau des paramètres des documents de l’équipe s’ouvre.
• Action suivante possible : Vous pouvez voir les options pour le mode co-édition, le contrôle du partage externe, les autorisations par défaut, la gestion des fichiers partagés et la définition des autorisations des fichiers d’équipe.

Conseils d’utilisation

• Note sur les autorisations : Connectez-vous avec un compte disposant des autorisations de gestion d’équipe.
• Note sur l’adhésion : Vérifiez le label d’adhésion et la disponibilité du plan entreprise avant utilisation.
• Note sur le réseau : Gardez l’appareil en ligne lors de l’accès aux documents d’équipe et de la synchronisation des paramètres.

2. Définir l’ouverture de tous les documents en mode co-édition

Chemin d’accès : Documents d’équipe → Dossier d’équipe cible → Paramètres de l’équipe → Paramètres des documents → Ouvrir tous les documents en mode co-édition

1. Ouvrez le panneau Paramètres des documents en suivant la section précédente.
2. Recherchez Ouvrir tous les documents en mode co-édition.
3. Activez l’option en fonction des besoins de collaboration de votre équipe.
4. Fermez le panneau ou continuez avec d’autres paramètres d’autorisation.

Critères de réussite

• Résultat de l’interface : L’option est activée.
• Action suivante possible : Les membres de l’équipe ouvriront désormais les documents d’équipe en mode de co-édition.

Conseils d’utilisation

• Erreur courante : Modifier les paramètres avant d’entrer dans le bon dossier d’équipe peut mettre à jour la mauvaise équipe.
• Note sur l’adhésion : Cette fonctionnalité dépend du plan de collaboration d’équipe disponible pour le compte.

3. Configurer le contrôle du partage externe

Chemin d’accès : Documents d’équipe → Dossier d’équipe cible → Paramètres de l’équipe → Paramètres des documents → Contrôle du partage externe

1. Ouvrez le panneau Paramètres des documents .
2. Recherchez Contrôle du partage externe.
3. Définissez si les fichiers d’équipe peuvent être partagés en dehors de l’entreprise ou de l’équipe, selon votre politique.
4. Confirmez le paramètre et quittez, ou continuez avec d’autres éléments d’autorisation.

Critères de réussite

• Résultat de l’interface : La règle de partage externe est appliquée pour l’équipe actuelle.
• Action suivante possible : Les membres de l’équipe sont limités par la portée de partage configurée lors du partage de fichiers.

Conseils d’utilisation

• Erreur courante : Mettre à jour la règle avant de confirmer la politique de collaboration externe de l’équipe peut interrompre les flux de travail des partenaires existants.
• Suggestion d’utilisation : Informez les membres concernés avant de modifier la règle afin que les restrictions de partage ne causent pas de confusion.

4. Définir les autorisations de fichier par défaut pour les membres externes

Chemin d'accès : Documents de l'équipe → Dossier de l'équipe cible → Paramètres de l'équipe → Paramètres des documents → Autorisations de fichier par défaut pour les membres externes

1. Ouvrez le panneau Paramètres des documents .
2. Recherchez Autorisations de fichier par défaut pour les membres externes.
3. Définissez le niveau d'accès par défaut que les membres externes doivent recevoir après avoir rejoint l'équipe.
4. Enregistrez le paramètre afin que les nouveaux membres externes suivent la règle par défaut.

Critères de réussite

• Résultat dans l'interface : La règle d'autorisation par défaut est enregistrée.
• Action suivante disponible : Les nouveaux membres externes reçoivent l'accès conformément à cette règle par défaut.

Conseils d'utilisation

• Erreur courante : Ne pas distinguer les scénarios des membres internes et externes peut conduire à une configuration d'autorisation par défaut inattendue.
• Suggestion d'utilisation : Vérifiez régulièrement la règle par défaut si l'équipe collabore avec des partenaires externes.

5. Gérer les fichiers partagés et définir les autorisations de fichiers de l'équipe

Chemin d'accès : Documents de l'équipe → Dossier de l'équipe cible → Paramètres de l'équipe → Paramètres des documents → Gestion des fichiers partagés / Définition des autorisations de fichiers de l'équipe

1. Ouvrez le panneau Paramètres des documents .
2. Ouvrez Gestion des fichiers partagés pour consulter les fichiers déjà partagés dans l'équipe.
3. Vérifiez le statut de partage actuel et poursuivez avec les actions de suivi nécessaires.
4. Revenez au panneau et ouvrez Définition des autorisations de fichiers de l'équipe.
5. Gérez les autorisations pour tous les documents de l'équipe ou personnalisez-les en fonction des règles de l'équipe.

Critères de réussite

• Résultat dans l'interface : Vous pouvez consulter la liste des fichiers partagés et accéder à la zone de définition des autorisations de fichiers de l'équipe.
• Action suivante disponible : Vous pouvez continuer à ajuster les autorisations des documents en fonction des règles de l'équipe.

Conseils d'utilisation

• Erreur courante : Ne vérifier qu'un seul fichier et négliger la cohérence au niveau des règles de l'équipe.
• Suggestion d'utilisation : Vérifiez régulièrement les fichiers partagés afin que les anciens liens de partage ne restent pas actifs plus longtemps que nécessaire.