Cómo usar la Configuración predeterminada para compartir documentos empresariales de WPS en Windows

Usa la Configuración predeterminada para compartir documentos empresariales a través de 4 temas indexados, todos relacionados con la configuración de administración empresarial, para que los administradores puedan completar rápidamente la configuración de las reglas predeterminadas de uso compartido.

Índice de instrucciones

Guía paso a paso

1. Abrir la configuración predeterminada para compartir archivos empresariales

Ruta de acceso: Panel de administración → Control de seguridad → Seguridad de documentos → Configuración predeterminada para compartir archivos empresariales

1. Abre el cliente de WPS365.
2. Haz clic en Panel de administración en la parte inferior izquierda de la página principal del cliente.
3. En la lista del lado izquierdo, haz clic en Control de seguridad.
4. En la lista expandida, haz clic en Seguridad de documentos.
5. Haz clic en Configuración predeterminada para compartir archivos empresariales para abrir la página de configuración.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: se abre la página Configuración predeterminada para compartir archivos empresariales.
• Siguiente acción disponible: puedes ver y modificar los parámetros predeterminados relacionados con el uso compartido.

Consejos de uso

• Nota sobre permisos: necesitas permisos de administrador para acceder al panel de administración empresarial.
• Nota de red: mantén una conexión de red estable mientras abres la consola.

2. Configurar los permisos predeterminados para compartir archivos

Ruta de acceso: Configuración predeterminada para compartir archivos empresariales → Permisos predeterminados para habilitar el uso compartido de archivos o carpetas

1. Busca Permisos predeterminados para habilitar el uso compartido de archivos o carpetas en la página de configuración.
2. En Alcance de autorización, selecciona Cualquiera, Solo miembros de la empresa, o Solo personas especificadas según sea necesario.
3. En Alcance de permisos, selecciona Solo ver, Ver, Comentar, o Editar según sea necesario.
4. Verifica si la configuración actual coincide con la política de uso compartido de tu empresa.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: el alcance de autorización y el alcance de permisos muestran las opciones seleccionadas.
• Siguiente acción disponible: puedes continuar con la configuración de las reglas de administración de colaboradores.

Consejos de uso

• Error común: confundir el alcance de autorización con el alcance de permisos puede cambiar el resultado final del uso compartido.
• Sugerencia de uso: define los límites del uso compartido interno y externo antes de establecer los valores predeterminados.

3. Configurar las reglas de administración de colaboradores

Ruta de acceso: Configuración predeterminada para compartir archivos empresariales → Opciones de administración de colaboradores

1. Busca la configuración para definir quién puede agregar o quitar colaboradores de archivos o carpetas de forma predeterminada.
2. Para Mis documentos en la nube y Documentos del equipo, elige el nivel de rol adecuado, como usuarios que pueden ver, comentar, editar o administrar.
3. Configura si los usuarios externos al equipo pueden agregar o quitar colaboradores según sea necesario.
4. Configura si el administrador del documento recibe una notificación cuando otros agregan o quitan colaboradores según sea necesario.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: Todas las opciones de administración de colaboradores están configuradas.
• Siguiente acción disponible: Puedes guardar la configuración directamente para que entre en vigor.

Consejos de uso

• Nota sobre la membresía: Permitir que usuarios externos agreguen o quiten colaboradores es una función relacionada con la membresía.
• Sugerencia para administradores: Si tu equipo colabora con frecuencia con usuarios externos, revisa también la regla de notificaciones.

4. Guardar y aplicar la configuración preestablecida de uso compartido

Ruta de acceso: Parte inferior de la página de configuración predeterminada para compartir archivos empresariales

1. Después de completar toda la configuración de parámetros predeterminados, revisa cada elemento.
2. Haz clic en Guardar.
3. Espera a que el sistema termine de guardar.
4. Vuelve a abrir o revisa la página y confirma que la configuración se mantenga como esperas.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: Después de guardar, la página conserva los valores de configuración más recientes.
• Siguiente acción disponible: Las futuras acciones de uso compartido de archivos empresariales pueden seguir las reglas predeterminadas.

Consejos de uso

• Error común: Si sales sin guardar, la configuración preestablecida no entrará en vigor.
• Sugerencia para administradores: Después de ajustar la política, realiza una verificación interna para confirmar que el comportamiento predeterminado de uso compartido coincida con lo esperado.