So verwenden Sie den WPS Seriendruck unter Windows

Nutzen Sie den WPS Seriendruck mit 8 Anleitungen, die alle ohne Mitgliedschaft verfügbar sind. Wählen Sie im Anleitungsindex ein Thema aus und folgen Sie den Schritten, um die Aufgabe abzuschließen.

Anleitungsindex

Anleitung

1. Registerkarte „Seriendruck“ öffnen

Einstiegspunkt: Verweise → Seriendruck

1. Öffnen Sie das Dokument, das Sie stapelweise verarbeiten möchten.
2. Klicken Sie auf die Verweise Registerkarte.
3. Klicken Sie auf Seriendruck um den zugehörigen Werkzeugbereich zu öffnen.

Erfolgskriterien

• UI-Status: Die Seriendruckbefehle werden im Fenster angezeigt.
• Nächste Schritte: Sie können nun eine Datenquelle öffnen oder Seriendruckfelder einfügen.

Tipps zur Verwendung

• Häufige Fehler: Wenn Sie das Dokument nicht zuerst öffnen, ist die Einfügeposition für spätere Felder möglicherweise unklar.

2. Datenquelle öffnen

Einstiegspunkt: Registerkarte „Seriendruck“ → Datenquelle öffnen

1. Öffnen Sie den Seriendruck Werkzeugbereich.
2. Klicken Sie auf Datenquelle öffnen.
3. Wählen Sie die Excel-Datei aus, die die Empfängerinformationen enthält.
4. Für die .xls Datei der Datenquelle wird das Format empfohlen.
5. Klicken Sie auf Öffnen um das Laden abzuschließen.

Erfolgskriterien

• UI-Status: Die Datenquelle ist verbunden und Felder können ausgewählt werden.
• Nächste Schritte: Sie können Seriendruckfelder einfügen und Datensätze in der Vorschau anzeigen.

Tipps zur Verwendung

• Häufige Fehler: Wenn Feldnamen nicht in der ersten Zeile stehen, kann dies die spätere Felderkennung beeinträchtigen.
• Umgebungsbeschränkungen: Die 32-Bit-Datenbank-Engine AccessDatabaseEngine ist erforderlich.

3. Seriendruckfelder einfügen

Einstiegspunkt: Registerkarte Seriendruck → Seriendruckfeld einfügen

1. Setzen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der Sie Daten einfügen möchten.
2. Klicken Sie auf Seriendruckfeld einfügen.
3. Wählen Sie im Dialogfeld das entsprechende Feld aus.
4. Klicken Sie auf Einfügen um das Feld im Dokument zu platzieren.
5. Wiederholen Sie diese Schritte, bis alle erforderlichen Felder eingefügt sind.

Erfolgskriterien

• UI-Status: Die entsprechenden Seriendruckfeld-Markierungen werden im Dokument angezeigt.
• Nächste Schritte: Sie können die Seriendruckausgabe nun weiter in der Vorschau prüfen oder ausführen.

Tipps zur Verwendung

• Häufige Fehler: Wenn sich der Cursor an der falschen Position befindet, wird das Feld möglicherweise im falschen Absatz eingefügt.

4. Seriendruckergebnisse in der Vorschau anzeigen

Einstiegspunkt: Registerkarte Seriendruck → Zusammengeführte Daten anzeigen

1. Klicken Sie auf Zusammengeführte Daten anzeigen.
2. Prüfen Sie, wie der aktuelle Datensatz im Dokument angezeigt wird.
3. Verwenden Sie Zurück oder Weiter um zwischen den Datensätzen zu wechseln.
4. Klicken Sie bei Bedarf auf Letzter Datensatz um zum letzten Datensatz zu springen.

Erfolgskriterien

• UI-Status: Der Dokumentinhalt ändert sich, wenn Sie zwischen den Datensätzen wechseln.
• Nächste Schritte: Nach der Bestätigung können Sie den Seriendruck in ein Dokument, per E-Mail oder an einen Drucker ausgeben.

Tipps zur Verwendung

• Häufige Fehler: Wenn Sie wichtige Felder nicht Datensatz für Datensatz prüfen, werden Formatierungsprobleme möglicherweise erst nach der Stapelausgabe bemerkt.

5. In ein neues Dokument zusammenführen

Einstiegspunkt: Registerkarte Seriendruck → In neues Dokument zusammenführen

1. Klicken Sie auf In neues Dokument zusammenführen.
2. Wählen Sie den Zusammenführungsbereich aus, z. B. alle Datensätze, den aktuellen Datensatz oder einen bestimmten Bereich.
3. Klicken Sie auf OK um das zusammengeführte Dokument zu erstellen.

Erfolgskriterien

• UI-Status: Ein neues Dokument mit dem zusammengeführten Ergebnis wird erstellt.
• Nächste Schritte: Sie können das neue Dokument prüfen, speichern oder drucken.

Tipps zur Verwendung

• Häufige Fehler: Wenn Sie direkt ausgeben, ohne die Datensätze zuvor in der Vorschau zu prüfen, müssen Sie das Ergebnis möglicherweise erneut erstellen.

6. Zusammenführen und senden

Einstiegspunkt: Registerkarte Seriendruck → Zusammenführen und senden

1. Klicken Sie auf Zusammenführen und senden.
2. Legen Sie Empfänger, Betreff und E-Mail-Format fest.
3. Wählen Sie den zu sendenden Datensatzbereich aus.
4. Klicken Sie auf OK um den zusammengeführten Inhalt zu senden.

Erfolgskriterien

• UI-Status: Die Sendeeinstellungen sind abgeschlossen, und die ausgewählten Datensätze werden verarbeitet.
• Nächste Schritte: Sie können die Datenquelle anpassen oder einen ausgewählten Bereich erneut senden.

Tipps zur Verwendung

• Häufige Fehler: Wenn das Empfängerfeld nicht geprüft wird, wird die Nachricht möglicherweise an den falschen Empfänger gesendet.
• Umgebungsbeschränkungen: Zum Senden von E-Mails ist eine funktionsfähige E-Mail-Umgebung erforderlich.

7. In verschiedene neue Dokumente zusammenführen

Einstiegspunkt: Registerkarte „Seriendruck“ → In verschiedene neue Dokumente zusammenführen

1. Klicken Sie auf In verschiedene neue Dokumente zusammenführen.
2. Geben Sie die Informationen zur Dateibenennung, den Speichertyp und den Speicherort ein.
3. Wählen Sie den Zusammenführungsbereich aus.
4. Klicken Sie auf OK um mehrere separate Dokumente zu erstellen.

Erfolgskriterien

• UI-Status: Das System erstellt mehrere neue Dateien pro Datensatz.
• Nächste Schritte: Sie können jede Datei separat archivieren, senden oder bearbeiten.

Tipps zur Verwendung

• Häufige Fehler: Wenn der Speicherort nicht im Voraus festgelegt wird, kann das spätere Auffinden der Dateien mehr Zeit in Anspruch nehmen.

8. Mit einem Drucker zusammenführen

Einstiegspunkt: Registerkarte „Seriendruck“ → Mit Drucker zusammenführen

1. Klicken Sie auf Mit Drucker zusammenführen.
2. Wählen Sie den Datensatzbereich aus, den Sie ausgeben möchten.
3. Klicken Sie auf OK um den Druck des zusammengeführten Ergebnisses zu starten.

Erfolgskriterien

• UI-Status: Der Druckauftrag wird in die Druckwarteschlange aufgenommen.
• Nächste Schritte: Bei Bedarf können Sie den Bereich anpassen und erneut drucken.

Tipps zur Verwendung

• Häufige Fehler: Wenn Sie den Druckerstatus nicht zuerst prüfen, kann die Stapelverarbeitung unterbrochen werden.
• Umgebungsbeschränkungen: Ein verfügbarer Drucker ist erforderlich.