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Die WPS Dokumentenübergabe für ausscheidende Mitglieder unterstützt Administratoren unter Windows bei der Übertragung von Unternehmensdokumenten und zugehörigen geschäftlichen Assets ausscheidender Mitglieder. Sie umfasst 4 Kernaufgaben, davon sind 4 ohne Mitgliedschaft verfügbar und 0 mitgliedschaftsbezogen.
Auf einen Blick
| Kennzahl | Wert | Hinweise |
|---|---|---|
| Kernaufgaben | 4 | Entspricht der Anzahl der Zeilen im How-to-Index |
| Ohne Mitgliedschaft verfügbar | 4 | Entspricht der Anzahl der kostenlosen Zeilen im Index |
| Mitgliedschaftsbezogene Elemente | 0 | Entspricht der Anzahl der mitgliedschaftsbezogenen Zeilen im Index |
Über diese Funktion
Überblick
Die Dokumentenübergabe für ausscheidende Mitglieder ist eine Verwaltungsfunktion in der WPS 365 Admin-Konsole. Sie unterstützt Administratoren dabei, die Unternehmensdokumente und zugehörigen geschäftlichen Assets eines ausscheidenden Mitglieds an einen festgelegten Empfänger zu übertragen und anschließend im Rahmen der Bereinigung von Zugriffsrechten das Konto zu deaktivieren oder zu löschen.
Zu den Kernfunktionen gehören:
- Eine Übergabe für ein ausscheidendes Mitglied aus der Liste ehemaliger Mitglieder starten.
- Ausstehende Assets prüfen, darunter Mitgliederdokumente, Berechtigungen für Teamdokumente, Zeitpläne und Besprechungen sowie E-Mail.
- Einen Empfänger auswählen und die Dokumentenübertragung mit einem Klick abschließen.
- Den Offboarding-Ablauf abschließen, indem das Unternehmenskonto des ehemaligen Mitarbeiters gelöscht oder deaktiviert wird.
Diese Funktion eignet sich für Unternehmensadministratoren, HR-Kollaborationsadministratoren und Mitarbeitende im Organisationsmanagement, die für Mitarbeiter-Offboarding, Rollenwechsel und die Bereinigung von Berechtigungen zuständig sind.
Systemanforderungen
| Element | Anforderung |
|---|---|
| Betriebssystem | Ein Windows-Gerät, auf dem der WPS 365-Client normal ausgeführt werden kann |
| App-Version | Es wird empfohlen, die neueste Version von WPS 365 oder WPS Office für Windows zu verwenden |
| Netzwerk | Beim Öffnen der Admin-Konsole und beim Abschließen der Übergabe wird eine stabile Internetverbindung empfohlen |
| Sonstiges | Zugriff auf die Admin-Konsole ist erforderlich, und der Empfänger muss bereits in der Organisationsstruktur des Unternehmens vorhanden sein |
Download und Installation
Bevor Sie die Dokumentenübergabe für ausscheidende Mitglieder verwenden, installieren Sie WPS Office oder den WPS 365-Client auf Ihrem Windows-Gerät und stellen Sie sicher, dass Sie auf die Admin-Konsole zugreifen können.
| Element | Details |
|---|---|
| Offizieller Download | WPS Office kostenlos herunterladen |
| Prüfung nach der Installation | Starten Sie den Client und prüfen Sie, ob der Einstieg zur Admin-Konsole im unteren linken Bereich der Startseite verfügbar ist |
Quelle: WPS-Downloadseite
Vergleich mit Alternativen
| Dimension | WPS | Microsoft | Notion | Adobe | |
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionsübersicht | Unterstützt das Starten einer Übergabe aus der Liste ehemaliger Mitglieder, die Prüfung von Mitgliederdokumenten, Berechtigungen für Teamdokumente, Zeitplänen und Besprechungen sowie E-Mail und die Übertragung von Unternehmensdokumenten an einen festgelegten Empfänger in einem einzigen Ablauf. | Administratoren von Microsoft 365 können beim Offboarding die Anmeldung blockieren, Postfachinhalte aufbewahren und einem anderen Mitarbeiter Zugriff auf OneDrive- und Outlook-Daten gewähren, mit stärkerem Fokus auf Aufbewahrung und Zugriffsdelegation. | Administratoren von Google Workspace können die Drive-Dateien eines ausscheidenden Nutzers innerhalb der Organisation an einen neuen Eigentümer übertragen; die Übertragung hat keinen Einfluss darauf, wer auf die Dateien zugreifen kann. | Notion unterstützt die Freigabe von Seiten, Teamspace-Mitgliedschaften und Berechtigungsstufen für die laufende Zusammenarbeit, bietet jedoch keinen dedizierten Ein-Klick-Ablauf zur Übergabe von Unternehmensdokumenten für ausscheidende Mitglieder. | Adobe Acrobat Sign ermöglicht Administratoren die Übertragung des Eigentums an Bibliotheksvorlagen und Webformularen auf einen neuen Eigentümer und konzentriert sich damit auf Signatur-Assets statt auf einen vollständigen Ablauf zur Übergabe von Unternehmensdokumenten. |
| Vorteile von WPS | Vorteil: WPS kombiniert Dokumentenübergabe und anschließende Kontoverwaltung in einem einzigen Offboarding-Szenario. Besonderheit: Auf der Übergabeseite werden mehrere Kategorien von Unternehmens-Assets zur zentralen Prüfung aufgeführt. | Im Vergleich zu WPS legt Microsoft den Schwerpunkt auf OneDrive, Postfächer und die Verwaltung des Konto-Lebenszyklus; die Übernahme von Dokumenten erfolgt in der Regel über mehrere Administrationsschritte. | Im Vergleich zu WPS konzentriert sich Google auf die Übertragung von Drive-Eigentum, was sich gut für die Migration von Cloud-Dateien eignet, während andere Offboarding-Assets separat verwaltet werden. | Im Vergleich zu WPS konzentriert sich Notion auf Seitenfreigabe und Berechtigungssteuerung, sodass die Übergabe ausscheidender Mitglieder über die Workspace-Struktur statt über einen dedizierten Übertragungsablauf erfolgt. | Im Vergleich zu WPS deckt die Eigentumsübertragung bei Adobe hauptsächlich Vorlagen und Webformulare ab; der Umfang für allgemeines Offboarding von Unternehmensdokumenten ist daher geringer. |
| Offizielle Quelle | — | Einen ehemaligen Mitarbeiter entfernen | Drive-Dateien als Administrator an einen neuen Eigentümer übertragen | Freigabe- und Berechtigungseinstellungen | Eigentümerschaft von Bibliotheksvorlagen und Webformularen an einen neuen Eigentümer übertragen |
Fazit
WPS eignet sich besonders für Teams, die einen zentraleren Offboarding-Ablauf für Dokumentenübertragung, Asset-Prüfung und die anschließende Kontoverwaltung wünschen. Andere Produkte bieten verwandte Funktionen wie Aufbewahrung, Übertragung von Dateieigentum oder Neuzuweisung von Assets, unterscheiden sich jedoch in Abdeckung und Workflow-Schwerpunkt.
Anwendungsfälle
| Nr. | Szenario | Geeignete Benutzer | Hauptproblem | So hilft WPS |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Austritt von Mitarbeitern | Unternehmensadministratoren | Die Unternehmensdokumente eines ausscheidenden Mitglieds müssen schnell neu zugewiesen werden | Starten Sie die Übergabe über die Liste ehemaliger Mitglieder und weisen Sie einen Empfänger zu |
| 2 | Änderungen von Abteilungsrollen | Organisationsadministratoren | Nach einem Rollenwechsel ist die Eigentümerschaft von Dokumenten oft unklar | Übertragen Sie Unternehmensdokumente über den Übergabeprozess |
| 3 | Bereinigungen von Berechtigungen | IT-Administratoren | Zugriffsrechte müssen nach dem Austritt weiterhin bereinigt werden | Deaktivieren oder löschen Sie das Unternehmenskonto nach der Übergabe |
| 4 | Prüfung von Assets | HR- oder Operations-Mitarbeiter | Vor der Übertragung ist es schwierig, den vollständigen Umfang der Assets zu bestätigen | Prüfen Sie auf der Übergabeseite Dokumente, Berechtigungen, Zeitpläne, Besprechungen und E-Mails |
| 5 | Standardisierter Offboarding-Prozess | Teams für Unternehmensverwaltung | Offboarding-Schritte sind verstreut, und die Dokumentenverwaltung kann übersehen werden | Fügen Sie die Dokumentenübergabe zu einem einheitlichen Offboarding-Prozess hinzu |
Mitgliedschaft und Vorteile
Kostenlos vs. WPS Premium
| Funktion | Kostenlose Benutzer | WPS Premium |
|---|---|---|
| Dokumentenübergabe für ausscheidende Mitglieder | Verfügbar | Verfügbar |
| Übergabeprozess in der Admin-Konsole | Verfügbar | Verfügbar |
| Zusätzliche Vorteile des persönlichen Abonnements | Abhängig vom aktuellen Kontotarif | Enthält die zusätzlichen Vorteile, die auf der Preisseite aufgeführt sind |
Quelle: WPS Office-Preisseite
Empfehlungen
| Nutzungsszenario | Empfohlene Option | Warum |
|---|---|---|
| Unternehmensadministratoren, die Offboarding-Übergaben verwalten | Verwenden Sie die aktuelle Unternehmensverwaltungskonfiguration | Die Funktionsinformationen zeigen keine Paketbeschränkung an |
| Benutzer, die zusätzlich weitere persönliche Premium-Funktionen benötigen | Prüfen Sie bei Bedarf die WPS Premium-Tarife | Auf der Preisseite sind zusätzliche Vorteile für PDF, Vorlagen und Cloud-Speicher aufgeführt |
So abonnieren Sie
- WPS-Mitgliedschaftszentrum: Jetzt abonnieren
Quelle: WPS Office-Preisseite