So verwenden Sie die WPS Dokumentenübergabe für ausscheidende Mitglieder unter Windows

Die Dokumentenübergabe für ausscheidende Mitglieder umfasst 4 Anleitungen, die alle in der Admin-Konsole verfügbar sind. Wählen Sie im Anleitungsindex ein Thema aus und folgen Sie dem Pfad sowie den Schritten, um die Aufgabe abzuschließen.

Anleitungsindex

Anleitung

1. Übergabeeintrag für ausscheidende Mitglieder öffnen

Pfad: Admin-Konsole → Kontakte → Organisationsstruktur → Ehemalige Mitglieder → Übergabe

1. Öffnen Sie den WPS 365-Client.
2. Klicken Sie im unteren linken Bereich der Client-Startseite auf Admin-Konsole.
3. Klicken Sie im linken Bereich auf Kontakte.
4. Klicken Sie in der Dropdown-Liste auf Organisationsstruktur.
5. Wechseln Sie zur Seite Ehemalige Mitglieder.
6. Wählen Sie in der Liste der ehemaligen Mitglieder das Mitglied aus, dessen Inhalte übergeben werden sollen.
7. Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf die Schaltfläche Übergabe.

Erfolgskriterien

• Die Übergabeseite für ausscheidende Mitglieder wird erfolgreich geöffnet.
• Auf der aktuellen Seite können Sie die noch ausstehenden Ressourcen des Mitglieds weiter prüfen.

Hinweise zur Verwendung

• Der Zugriff auf die Admin-Konsole ist erforderlich.
• Für die Übergabe muss in der Liste ein ehemaliges Mitglied ausgewählt sein.

2. Zur Übergabe anstehende Unternehmensressourcen prüfen

Pfad: Seite „Übergabe“

1. Prüfen Sie die auf der Übergabeseite aufgeführten Ressourcen.
2. Bestätigen Sie den Umfang der auf der Seite angezeigten Unternehmensressourcen.
3. Prüfen Sie Mitgliederdokumente, Berechtigungen für Teamdokumente, Zeitpläne und Besprechungen, E-Mail sowie weitere aufgeführte Elemente.

Erfolgskriterien

• Die Seite zeigt die Unternehmensressourcen des ausscheidenden Mitglieds an.
• Der Administrator kann entscheiden, ob die Übergabe fortgesetzt werden soll.

Hinweise zur Verwendung

• Es wird empfohlen, die Ressourcenprüfung abzuschließen, bevor Sie den Empfänger auswählen.
• Wenn Ihr Unternehmen über einen internen Offboarding-Genehmigungsprozess verfügt, dokumentieren Sie das Prüfergebnis zusammen mit diesem Prozess.

3. Empfänger auswählen und Dokumentenübergabe abschließen

Pfad: Seite „Übergabe“ → Empfänger auswählen

1. Klicken Sie auf der Übergabeseite auf den Bereich zur Empfängerauswahl.
2. Wählen Sie die Person aus, die die Dokumente erhalten soll.
3. Vergewissern Sie sich, dass der Empfänger bereits in die Organisationsstruktur des Unternehmens aufgenommen wurde.
4. Klicken Sie auf OK.
5. Warten Sie, bis die Übertragung per Klick abgeschlossen ist.

Erfolgskriterien

• Die Unternehmensdokumente werden an den ausgewählten Empfänger übertragen.
• Nach Abschluss der Übergabe ist das ehemalige Mitglied nicht mehr Inhaber dieser Unternehmensdokumente.

Hinweise zur Verwendung

• Der Empfänger muss bereits in der Organisationsstruktur des Unternehmens vorhanden sein.
• Prüfen Sie die Identität des Empfängers sorgfältig, bevor Sie bestätigen.
• Im aktuellen Ablauf werden die Dokumente pro Übergabe an einen Empfänger übertragen.

4. Konto des ausscheidenden Mitglieds nach der Übergabe verwalten

Pfad: Mitgliederverwaltungsablauf nach der Übergabe

1. Bestätigen Sie, dass die Dokumentenübergabe abgeschlossen ist.
2. Kehren Sie zur Verwaltungsseite für ehemalige Mitglieder zurück.
3. Löschen oder deaktivieren Sie das Unternehmenskonto des ausscheidenden Mitarbeiters gemäß den Richtlinien Ihres Unternehmens.

Erfolgskriterien

• Dokumentenübergabe und Kontoverwaltung werden als ein gemeinsamer Offboarding-Prozess abgeschlossen.
• Das ausscheidende Konto verfügt nicht länger über unnötige Unternehmenszugriffe.

Hinweise zur Verwendung

• Es wird empfohlen, das Konto erst zu deaktivieren oder zu löschen, nachdem die Übergabe bestätigt wurde.
• Sie können diesen Schritt in einen Standard-Offboarding-Prozess aufnehmen, um Versäumnisse zu reduzieren.