如何在 Windows 使用 WPS 郵件合併

WPS 郵件合併提供 8 個操作主題，全部無需會員即可使用；你可從操作索引中選擇主題，並按步驟完成相關任務。

操作索引

操作指南

1. 開啟「郵件合併」分頁

入口位置： 參考資料 → 郵件合併

1. 開啟你想批次處理的文檔。
2. 按一下 參考資料 分頁。
3. 按一下 郵件合併 以開啟相關工具區域。

成功標準

• 介面狀態： 視窗中會顯示「郵件合併」相關指令。
• 下一步操作： 你可以繼續開啟資料來源或插入合併欄位。

使用提示

• 常見錯誤： 如果未先開啟文檔，之後插入欄位的位置可能會不清晰。

2. 開啟資料來源

入口位置： 郵件合併分頁 → 開啟資料來源

1. 開啟 郵件合併 工具區域。
2. 按一下 開啟資料來源.
3. 選擇包含收件人資料的 Excel 檔案。
4. 建議資料來源檔案使用 .xls 格式。
5. 按一下 開啟 以完成載入。

成功標準

• 介面狀態： 資料來源已連接，並可選擇欄位。
• 下一步操作： 你可以插入合併欄位並預覽記錄。

使用提示

• 常見錯誤： 如果欄位名稱未放在第一列，之後可能會影響欄位識別。
• 環境限制： 需要安裝 32-bit AccessDatabaseEngine 資料庫引擎。

3. 插入合併欄位

入口： 「郵件合併」標籤頁 → 插入合併欄位

1. 將游標放到文檔中你想插入資料的位置。
2. 按一下 插入合併欄位.
3. 在對話方塊中選擇對應的欄位。
4. 按一下 插入 將欄位置於文檔中。
5. 重複以上步驟，直到插入所有所需欄位。

成功標準

• UI 狀態： 文檔中會顯示對應的合併欄位標記。
• 下一步操作： 你可以繼續預覽或執行合併輸出。

使用提示

• 常見錯誤： 如果游標位置不正確，欄位可能會插入到錯誤的段落中。

4. 預覽合併結果

入口： 「郵件合併」標籤頁 → 檢視合併資料

1. 按一下 檢視合併資料.
2. 檢查目前記錄在文檔中的顯示效果。
3. 使用 上一筆 或 下一筆 在不同記錄之間切換。
4. 如有需要，按一下 最後一筆 即可跳到最後一筆記錄。

成功標準

• UI 狀態： 切換記錄時，文檔內容會隨之變更。
• 下一步操作： 確認無誤後，你可以合併到文檔、郵箱或印表機。

使用提示

• 常見錯誤： 如果沒有逐筆檢查關鍵欄位，格式問題可能要到批次輸出後才會發現。

5. 合併到新文檔

入口： 「郵件合併」標籤頁 → 合併到新文檔

1. 按一下 合併到新文檔.
2. 選擇合併範圍，例如所有記錄、目前記錄或指定範圍。
3. 按一下 OK 以產生合併後的文檔。

成功標準

• UI 狀態： 系統會建立新的合併結果文檔。
• 下一步操作： 你可以檢查、儲存或列印新文檔。

使用提示

• 常見錯誤： 如果未先預覽記錄就直接輸出，你可能需要重新產生結果。

6. 合併並傳送

入口： 「郵件合併」標籤頁 → 合併並傳送

1. 按一下 合併並傳送.
2. 設定收件人、主旨及郵件格式。
3. 選擇要傳送的記錄範圍。
4. 按一下 OK 以傳送合併內容。

成功標準

• UI 狀態： 傳送設定完成後，所選記錄會開始處理。
• 下一步操作： 你可以調整資料來源，或重新傳送所選範圍。

使用提示

• 常見錯誤： 如果未檢查收件人欄位，郵件可能會傳送到錯誤的對象。
• 環境限制： 傳送郵件需要可正常運作的郵箱環境。

7. 合併到不同的新文檔

入口： 「郵件合併」分頁 →「合併到不同的新文檔」

1. 按一下 合併到不同的新文檔.
2. 輸入檔案命名資訊、儲存類型及儲存位置。
3. 選擇合併範圍。
4. 按一下 確定 以產生多個獨立文檔。

成功標準

• 介面狀態： 系統會按記錄輸出多個新檔案。
• 後續操作： 你可以分別封存、傳送或編輯每個檔案。

使用提示

• 常見錯誤： 如果未有預先確認儲存位置，之後尋找檔案時可能會花較多時間。

8. 合併到打印機

入口： 「郵件合併」分頁 →「合併到打印機」

1. 按一下 合併到打印機.
2. 選擇你想輸出的記錄範圍。
3. 按一下 確定 以開始列印合併結果。

成功標準

• 介面狀態： 列印工作會進入列印佇列。
• 後續操作： 如有需要，你可以調整範圍後再次列印。

使用提示

• 常見錯誤： 如果未先確認打印機狀態，批次工作可能會中斷。
• 環境限制： 需要有可用的打印機。