如何在 Windows 使用 WPS 團隊文檔權限設定

團隊文檔權限設定包含 5 個操作主題，全部均與會員資格相關，或需配合企業方案權限使用。你可從索引直接跳轉至所需設定。

操作索引

操作指南

1. 開啟團隊文檔設定面板

進入路徑：團隊文檔 → 目標團隊資料夾 → 團隊設定 → 文檔設定

1. 開啟 WPS365 用戶端。
2. 按一下 團隊文檔 ，位置在首頁左側導覽窗格。
3. 找到目標團隊資料夾。
4. 在團隊資料夾名稱上按一下滑鼠右鍵，然後選擇 團隊設定 → 文檔設定.
5. 在展開的面板中查看可用的文檔權限選項。

成功標準

• 介面結果：團隊文檔設定面板已開啟。
• 後續可執行操作：你可查看協作編輯模式、對外分享控制、預設權限、共享檔案管理及團隊檔案權限定義等選項。

使用提示

• 權限提示：請使用具備團隊管理權限的帳戶登入。
• 會員提示：使用前請先確認會員標示及企業方案是否可用。
• 網絡提示：進入團隊文檔及同步設定時，請保持裝置連線。

2. 設定所有文檔以協作編輯模式開啟

進入路徑：團隊文檔 → 目標團隊資料夾 → 團隊設定 → 文檔設定 → 所有文檔以協作編輯模式開啟

1. 按照上一節步驟開啟 文檔設定 面板。
2. 找到 所有文檔以協作編輯模式開啟.
3. 按團隊協作需要開啟此選項。
4. 關閉面板，或繼續設定其他權限。

成功標準

• 介面結果：此選項已啟用。
• 後續可執行操作：之後團隊成員開啟團隊文檔時，將會以協作編輯模式進行。

使用提示

• 常見錯誤：未先進入正確的團隊資料夾便更改設定，可能會更新到錯誤的團隊。
• 會員提示：此功能是否可用，取決於帳戶可使用的團隊協作方案。

3. 設定對外分享控制

進入路徑：團隊文檔 → 目標團隊資料夾 → 團隊設定 → 文檔設定 → 對外分享控制

1. 開啟 文檔設定 面板。
2. 找到 對外分享控制.
3. 根據你的政策，設定團隊檔案是否可分享至公司外部或團隊外部。
4. 確認設定後退出，或繼續設定其他權限項目。

成功標準

• 介面結果：對外分享規則已套用至目前團隊。
• 後續可執行操作：團隊成員分享檔案時，將受已設定的分享範圍限制。

使用提示

• 常見錯誤：在未確認團隊對外協作政策前更新規則，可能會中斷現有合作夥伴的工作流程。
• 使用建議：變更規則前，請先通知相關成員，以免分享限制引起混亂。

4. 為外部成員設定預設檔案權限

進入路徑：團隊文檔 → 目標團隊資料夾 → 團隊設定 → 文檔設定 → 外部成員預設檔案權限

1. 開啟 文檔設定 面板。
2. 找到 外部成員預設檔案權限.
3. 設定外部成員加入團隊後應獲得的預設存取層級。
4. 儲存設定，讓新加入的外部成員依照預設規則套用權限。

成功標準

• 介面結果：預設權限規則已儲存。
• 後續可執行操作：新加入的外部成員會依照該預設規則獲得存取權限。

使用提示

• 常見錯誤：未有區分內部成員與外部成員的使用情境，可能導致預設權限設定不符合預期。
• 使用建議：如果團隊經常與外部合作夥伴協作，建議定期檢查預設規則。

5. 管理共享檔案並定義團隊檔案權限

進入路徑：團隊文檔 → 目標團隊資料夾 → 團隊設定 → 文檔設定 → 共享檔案管理／團隊檔案權限定義

1. 開啟 文檔設定 面板。
2. 開啟 共享檔案管理 以檢視團隊中已共享的檔案。
3. 檢查目前的共享狀態，並按需要進行後續處理。
4. 返回面板並開啟 團隊檔案權限定義.
5. 管理所有團隊文檔的權限，或按團隊規則自訂權限設定。

成功標準

• 介面結果：你可以檢視共享檔案清單，並進入團隊檔案權限定義區域。
• 後續可執行操作：你可以根據團隊規則繼續調整文檔權限。

使用提示

• 常見錯誤：只檢查單一檔案，而忽略團隊規則層級的一致性。
• 使用建議：建議定期檢查共享檔案，避免舊的共享連結在不需要時仍然持續有效。