Windows 版 WPS 的「新增或修改記錄時」：簡介

Windows 版 WPS 的「新增或修改記錄時」是一項自動化觸發器，當 WPS 資料庫表格中的記錄發生變更時可啟動工作流程；此功能包含 2 項核心任務，其中 2 項無需會員即可使用，0 項與會員相關。

快速概覽

指標	數值	說明
核心任務	2	與操作索引中的列數一致
無需會員即可使用	2	與索引中 Free 列的數量一致
與會員相關的項目	0	與索引中會員相關列的數量一致

關於此功能

概覽

「新增或修改記錄時」是 WPS Office for Windows 資料庫表格內建的自動化觸發器。當新增記錄，或修改現有記錄中的指定欄位時，便會啟動工作流程。

核心任務包括：

為空白工作流程選擇觸發條件。
透過選擇目標表格、目標欄位及其他篩選條件來設定觸發器。

此功能適用於變更通知、按狀態分流的工作流程，以及由表格驅動的業務流程。它可減少重複的人手檢查，並讓單一觸發器同時涵蓋新增及更新的記錄。

系統要求

項目	要求
作業系統	可正常執行 WPS Office 的 Windows 裝置
應用程式版本	建議使用最新版本的 WPS Office
網絡	建立、儲存及啟用工作流程時，建議保持網絡連線
其他	你需要可存取目標資料庫表格，並具備編輯自動化工作流程的權限

下載與安裝

項目	詳情
官方下載	WPS Office 免費下載
安裝後檢查	開啟 WPS Office，打開資料庫表格，並確認右上角區域提供自動化入口

來源： WPS 下載頁面

與其他方案比較

比較維度	WPS	Microsoft	Google	Notion	Adobe
功能摘要	在 WPS 資料庫表格中，你可以建立空白工作流程，選擇新增或修改記錄時作為觸發器，然後設定目標表格、欄位及篩選條件。	Power Automate 中的 Microsoft SharePoint Connector 提供 When an item is created or modified，當清單項目建立或變更時便會啟動流程。	Google Sheets 可透過 Apps Script 觸發器回應試算表編輯，例如 `onEdit(e)`，相較產品內建的表格自動化面板，這種方式更偏向以指令碼為主。	Notion 資料庫自動化支援 Page added 及 Property edited 等資料庫變更觸發器。	Adobe Acrobat Sign 的自動化觸發器主要聚焦於協議與簽署事件，而非資料庫式表格中的記錄變更。
WPS 優勢	優勢：單一觸發器即可同時涵蓋新增及修改的記錄。特色：可在觸發器設定中直接指定目標表格、欄位及額外條件。	與 WPS 相比：支援「建立或修改」事件，但主要用於 SharePoint 清單及 Power Automate 情境。	與 WPS 相比：支援以編輯為基礎的自動化，但通常需要設定指令碼，並以試算表事件為核心。	與 WPS 相比：支援資料庫變更觸發條件，但資料庫自動化功能僅適用於付費方案，並且取決於資料庫存取權限。	與 WPS 相比：更適合文檔簽署工作流程，而非以記錄為基礎的表格自動化。
官方來源	—	Power Automate 中的 Microsoft SharePoint Connector	Apps Script 中的簡易觸發條件	資料庫自動化	Power Automate 流程的觸發條件

整體結論
如果你想直接根據 WPS 資料庫表格內的記錄變更啟動工作流程，WPS 提供以表格為核心的設定方式。Microsoft 和 Notion 亦在各自的清單或資料庫環境中提供相似的自動化概念，而 Adobe 的官方自動化觸發條件則主要圍繞文檔簽署事件。

使用情境

編號	情境	適用對象	主要痛點	此功能如何提供協助
1	新增記錄後啟動工作流程	營運、銷售、專案團隊	新增記錄後需要人手跟進	當有新記錄出現時，使用觸發條件啟動後續動作
2	關鍵欄位變更時發送工作流程訊號	資料負責人、協作團隊	重要欄位變更容易被忽略	選擇目標欄位，讓工作流程在該欄位被修改時啟動
3	只對符合條件的記錄執行	業務負責人	每次變更都觸發會造成過多干擾	新增額外條件，只有符合條件的記錄變更才會繼續執行
4	在同一流程中連接多個表格	跨團隊工作流程	表格之間的交接依賴人手處理	選擇目標表格作為後續自動化步驟的起點
5	透過日誌檢視失敗的執行記錄	工作流程維護人員	失敗原因難以診斷	先檢查日誌，再調整表格或欄位設定，然後重新測試

會員與權益

免費版與 WPS Premium

功能	免費版	WPS Premium
在資料庫表格中使用「新增或修改記錄時」觸發條件	可用	可用
基本 PDF 功能	可用	可用
雲端儲存空間	1 GB	視乎方案而定，最高 20 GB
範本下載	有限	更多範本及擴展權益
進階 PDF 及部分 AI 功能	有限，或視乎方案而定	視所選方案而提供更多功能

來源： WPS Office 價格頁面

建議

情境	建議方案	原因
你只需要在資料庫表格中使用基本的記錄變更自動化	免費版	此功能無需會員即可使用，因此免費方案適合用作初步設定工作流程
你同時需要更多雲端儲存空間、範本或更全面的辦公功能	WPS Premium	如果你的工作同時依賴擴展 PDF、儲存空間或其他辦公權益，付費方案會更適合

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