Cách sử dụng WPS Mail Merge trên macOS

Sử dụng WPS Mail Merge trên macOS qua 8 chủ đề được đánh chỉ mục trong WPS Writer; 8 chủ đề có sẵn mà không cần thành viên và 0 chủ đề liên quan đến thành viên.

Chỉ mục hướng dẫn

Hướng dẫn chi tiết

1. Mở tab Mail Merge

Đường dẫn truy cập: Tham chiếu → Mail Merge

1. Mở một tài liệu trong WPS Writer.
2. Nhấp vào tab Tham chiếu .
3. Nhấp vào Mail Merge để mở tab Mail Merge.

Tiêu chí thành công

• Kết quả giao diện: Các lệnh liên quan đến Mail Merge xuất hiện ở đầu cửa sổ.
• Bước tiếp theo có sẵn: Bạn có thể tiếp tục bằng cách mở nguồn dữ liệu hoặc chèn trường trộn.

Mẹo khi sử dụng

• Lỗi thường gặp: Nếu bạn không mở tab Tham chiếu trước, mục Mail Merge có thể không hiển thị.

2. Mở nguồn dữ liệu

Đường dẫn truy cập: Tab Mail Merge → Mở nguồn dữ liệu

1. Mở tab Mail Merge trước.
2. Nhấp vào Mở nguồn dữ liệu.
3. Chọn tệp Excel chứa thông tin người nhận.
4. Nhấp vào Mở để tải nguồn dữ liệu.

Tiêu chí thành công

• Kết quả giao diện: Nguồn dữ liệu đã được kết nối và sẵn sàng để chèn trường.
• Bước tiếp theo có sẵn: Bạn có thể chọn trường, xem trước bản ghi hoặc bắt đầu trộn.

Mẹo khi sử dụng

• Lỗi thường gặp: Hàng tiêu đề của nguồn dữ liệu nên chứa tên trường và các hàng tiếp theo nên chứa dữ liệu thực tế.
• Lưu ý về môi trường: Nên sử dụng định dạng bảng tính tương thích để đọc dữ liệu mượt mà hơn.

3. Chèn các trường trộn

Đường dẫn truy cập: Tab Trộn thư → Chèn trường trộn

1. Đặt con trỏ tại vị trí bạn muốn dữ liệu xuất hiện.
2. Bấm Chèn trường trộn.
3. Chọn trường bạn muốn trong hộp thoại.
4. Bấm Chèn để thêm trường vào tài liệu.
5. Lặp lại các bước này cho đến khi chèn đủ tất cả các trường cần thiết.

Tiêu chí thành công

• Kết quả giao diện: Các trường trộn xuất hiện trong tài liệu.
• Bước tiếp theo có thể thực hiện: Bạn có thể xem trước, trộn hoặc tiếp tục chỉnh sửa mẫu.

Mẹo khi sử dụng

• Lỗi thường gặp: Xác nhận vị trí con trỏ trước khi chèn trường để tránh trường xuất hiện sai đoạn văn.

4. Xem trước kết quả trộn

Đường dẫn truy cập: Tab Trộn thư → Xem dữ liệu đã trộn

1. Mở tab Trộn thư .
2. Bấm Xem dữ liệu đã trộn để xem trước kết quả.
3. Sử dụng Bản ghi trước hoặc Bản ghi tiếp theo để duyệt qua các bản ghi khác nhau.
4. Nếu cần, bấm Bản ghi cuối để chuyển đến bản ghi cuối cùng.

Tiêu chí thành công

• Kết quả giao diện: Nội dung tài liệu thay đổi khi bạn chuyển giữa các bản ghi.
• Bước tiếp theo có thể thực hiện: Sau khi kiểm tra nội dung, bạn có thể tiếp tục trộn và xuất kết quả.

Mẹo khi sử dụng

• Lỗi thường gặp: Rà soát các trường quan trọng như tên và địa chỉ theo từng bản ghi trước khi xuất kết quả cuối cùng.

5. Trộn vào tài liệu mới

Đường dẫn truy cập: Tab Trộn thư → Trộn vào tài liệu mới

1. Mở tab Trộn thư .
2. Bấm Trộn vào tài liệu mới.
3. Chọn phạm vi bản ghi, chẳng hạn như tất cả bản ghi, bản ghi hiện tại hoặc một phạm vi cụ thể.
4. Bấm OK để tạo tài liệu đã trộn.

Tiêu chí thành công

• Kết quả giao diện: Một tài liệu kết quả trộn mới được tạo.
• Bước tiếp theo có thể thực hiện: Bạn có thể lưu, chỉnh sửa hoặc in tài liệu đã tạo.

Mẹo khi sử dụng

• Lỗi thường gặp: Xác nhận phạm vi bản ghi trước khi xuất để tránh thiếu hoặc trùng bản ghi.

6. Trộn và gửi

Đường dẫn truy cập: Tab Trộn thư → Trộn và gửi

1. Mở tab Trộn thư .
2. Bấm Trộn và gửi.
3. Đặt người nhận, chủ đề và định dạng email.
4. Chọn phạm vi bản ghi.
5. Bấm OK để gửi nội dung đã trộn.

Tiêu chí thành công

• Kết quả giao diện: Quá trình gửi hoàn tất và nội dung email được tạo theo từng bản ghi.
• Bước tiếp theo có thể thực hiện: Bạn có thể tiếp tục với các bản ghi khác hoặc quay lại mẫu để chỉnh sửa.

Mẹo khi sử dụng

• Lỗi thường gặp: Kiểm tra trường người nhận và cài đặt chủ đề trước khi gửi.
• Lưu ý về môi trường: Thao tác này thường yêu cầu kết nối internet khả dụng.

7. Trộn vào nhiều tài liệu mới khác nhau

Đường dẫn truy cập: Tab Trộn thư → Trộn vào nhiều tài liệu mới khác nhau

1. Mở tab Trộn thư .
2. Bấm Trộn vào nhiều tài liệu mới khác nhau.
3. Nhập thông tin đặt tên tệp, loại lưu và vị trí lưu.
4. Chọn phạm vi trộn.
5. Bấm OK để tạo nhiều tài liệu riêng biệt.

Tiêu chí thành công

• Kết quả giao diện: Ứng dụng tạo nhiều tệp dựa trên các bản ghi đã chọn.
• Bước tiếp theo có thể thực hiện: Bạn có thể xem lại, lưu hoặc phân phối riêng từng tệp đã tạo.

Mẹo khi sử dụng

• Lỗi thường gặp: Xác nhận trước vị trí lưu và quy tắc đặt tên để quản lý tệp dễ dàng hơn.

8. Trộn tới máy in

Đường dẫn truy cập: Tab Trộn thư → Trộn tới máy in

1. Mở tab Trộn thư .
2. Bấm Trộn tới máy in.
3. Chọn phạm vi bản ghi.
4. Bấm OK để in nội dung tài liệu đã trộn.

Tiêu chí thành công

• Kết quả giao diện: Lệnh in được gửi tới máy in.
• Bước tiếp theo có thể thực hiện: Bạn có thể điều chỉnh mẫu hoặc chọn phạm vi bản ghi khác nếu cần.

Mẹo khi sử dụng

• Lỗi thường gặp: Kiểm tra trạng thái kết nối máy in và cài đặt giấy trước khi in.