Cách sử dụng Công cụ trang tính WPS trên Windows

Sử dụng Công cụ trang tính qua 8 chủ đề thao tác trong WPS Writer và chọn mục phù hợp từ danh mục để hoàn thành từng thao tác với bảng.

Danh mục hướng dẫn

Hướng dẫn chi tiết

1. Chọn đối tượng trong bảng

Bắt đầu: Di chuyển con trỏ đến vùng cần chọn trong bảng và chọn đối tượng bạn cần.

1. Di chuyển con trỏ sang bên trái của một ô và nhấp khi con trỏ chuyển thành mũi tên đen để chọn một ô.
2. Kéo từ ô bắt đầu đến ô kết thúc để chọn một vùng liên tục.
3. Giữ phím Ctrl và nhấp vào các vùng khác nhau để chọn các vùng không liên tục.
4. Di chuyển con trỏ sang bên trái của một hàng hoặc phía trên của một cột, sau đó nhấp để chọn toàn bộ hàng hoặc cột.
5. Nhấp vào biểu tượng dấu cộng ở góc trên bên trái của bảng để chọn toàn bộ bảng.

Tiêu chí thành công

• Ô, hàng, cột, vùng hoặc toàn bộ bảng mục tiêu được chọn chính xác.
• Các lệnh của bảng có thể được áp dụng cho đối tượng đã chọn.

Mẹo khi sử dụng

• Khi sử dụng Ctrl+A, hãy đảm bảo con trỏ đang nằm trong bảng.
• Chọn vùng không liên tục hữu ích khi bạn muốn định dạng một phần.

2. Điều chỉnh chiều cao hàng và chiều rộng cột

Bắt đầu: Chọn bảng và kéo các đường viền, hoặc sử dụng cài đặt trong tab Công cụ bảng.

1. Chọn các ô, hàng, cột hoặc bảng bạn muốn điều chỉnh.
2. Kéo đường viền hàng hoặc đường viền cột để điều chỉnh thủ công.
3. Nếu cần kích thước chính xác, hãy nhập giá trị trong Công cụ bảng.
4. Nếu cần tự động điều chỉnh kích thước, hãy sử dụng Tự động điều chỉnh dựa trên nội dung hoặc chiều rộng cửa sổ.

Tiêu chí thành công

• Chiều cao hàng hoặc chiều rộng cột thay đổi như mong đợi.
• Nội dung bảng được hiển thị rõ ràng hơn và bố cục cân đối hơn.

Mẹo khi sử dụng

• Tự động điều chỉnh hữu ích để dọn dẹp nhanh khi bảng chứa nhiều nội dung.
• Giá trị chính xác hữu ích cho các tài liệu trang trọng có bố cục nhất quán.

3. Chèn hoặc xóa hàng và cột

Bắt đầu: Chọn bảng, sau đó mở Chèn hoặc Xóa trong tab Công cụ bảng.

1. Chọn một ô gần vị trí mục tiêu.
2. Chọn Chèn hàng phía trên hoặc Chèn hàng phía dưới để thêm một hàng.
3. Chọn Chèn cột bên trái hoặc Chèn cột bên phải để thêm một cột.
4. Để xóa nội dung, hãy chọn đối tượng mục tiêu và sử dụng Xóa hàng, Xóa cột, Ô hoặc Bảng.

Tiêu chí thành công

• Số hàng hoặc cột thay đổi theo kế hoạch.
• Bảng vẫn có thể chỉnh sửa sau khi thay đổi.

Mẹo khi sử dụng

• Kiểm tra xem dữ liệu gốc có cần giữ lại trước khi xóa toàn bộ bảng hay không.
• Xác nhận vị trí mục tiêu trước khi chèn nhiều hàng hoặc cột.

4. Gộp và tách ô

Bắt đầu: Sử dụng Hợp nhất ô hoặc Tách ô trong tab Công cụ bảng.

1. Chọn các ô liền kề mà bạn muốn hợp nhất.
2. Bấm Hợp nhất ô.
3. Để tách một ô đã hợp nhất, hãy chọn ô đó.
4. Bấm Tách ô, nhập số hàng và số cột, rồi xác nhận.

Tiêu chí thành công

• Các ô được hợp nhất hoặc tách theo đúng thiết lập của bạn.
• Tiêu đề hoặc cấu trúc bố cục khớp với thiết kế tài liệu hơn.

Mẹo khi sử dụng

• Xác nhận bố cục nội dung trước khi hợp nhất để giảm việc làm lại sau này.
• Sau khi tách, bạn vẫn có thể điều chỉnh chiều cao hàng và chiều rộng cột để hiển thị tốt hơn.

5. Lặp lại hàng tiêu đề

Cách thực hiện: Sử dụng Lặp lại hàng tiêu đề trong tab Công cụ bảng.

1. Chọn hàng hoặc các hàng sẽ làm tiêu đề bảng, thường là hàng đầu tiên.
2. Mở tab Công cụ bảng.
3. Bấm Lặp lại hàng tiêu đề.
4. Xem trước kết quả nhiều trang và xác nhận rằng tiêu đề xuất hiện ở đầu mỗi trang.

Tiêu chí thành công

• Tiêu đề giống nhau xuất hiện ở đầu mỗi trang khi bảng trải dài trên nhiều trang.
• Bảng dễ đọc và dễ in hơn.

Mẹo khi sử dụng

• Các hàng tiêu đề thường được đặt ở đầu bảng.
• Thiết lập này đặc biệt hữu ích cho bảng dài và bố cục in.

6. Cho phép hàng ngắt qua các trang

Cách thực hiện: Mở Thuộc tính bảng từ menu chuột phải, sau đó chuyển đến tab Hàng.

1. Chọn bảng mục tiêu.
2. Bấm chuột phải và chọn Thuộc tính bảng.
3. Mở tab Hàng.
4. Chọn Cho phép hàng ngắt qua các trang và xác nhận.

Tiêu chí thành công

• Các hàng của bảng có thể tiếp tục bình thường tại các ngắt trang.
• Bảng dài hiển thị mượt mà hơn trên nhiều trang.

Mẹo khi sử dụng

• Đối với nội dung cần giữ nguyên trong một hàng, hãy quyết định có bật tính năng này hay không dựa trên nhu cầu bố cục.
• Kiểm tra bản xem trước trang sau khi thay đổi thiết lập.

7. Sắp xếp và tính toán trong bảng

Cách thực hiện: Sử dụng Sắp xếp, Tính toán hoặc Công thức trong Công cụ bảng.

1. Chọn nội dung bảng mà bạn muốn sắp xếp.
2. Bấm Sắp xếp và đặt tiêu chí cùng thứ tự sắp xếp.
3. Nếu bạn cần tính toán, hãy đặt con trỏ vào ô kết quả.
4. Sử dụng Tính toán để tính tổng hoặc trung bình, hoặc dùng Công thức cho công thức tùy chỉnh.

Tiêu chí thành công

• Nội dung bảng được sắp xếp lại theo đúng thiết lập sắp xếp đã chọn.
• Ô kết quả hiển thị kết quả tính toán.

Mẹo khi sử dụng

• Kiểm tra xem bảng có bao gồm tiêu đề trước khi sắp xếp để tiêu đề không bị sắp xếp cùng với dữ liệu.
• Đối với các công thức phức tạp hơn, hãy xác nhận phạm vi tham chiếu trước khi áp dụng công thức.

8. Chuyển bảng thành văn bản, xóa đường viền và vẽ đường chéo

Cách thực hiện: Sử dụng Chuyển thành văn bản, Tẩy hoặc Vẽ bảng trong Công cụ bảng.

1. Chọn bảng mục tiêu, dùng Chuyển thành văn bản và chọn dấu phân cách để biến bảng thành văn bản thuần túy.
2. Bấm Tẩy và kéo qua các đường viền mà bạn muốn xóa.
3. Bấm Vẽ bảng để thêm đường chéo hoặc đường viền bổ sung bên trong các ô.
4. Nhấn Esc hoặc bấm lại công cụ để thoát khỏi chế độ hiện tại.

Tiêu chí thành công

• Bảng được chuyển thành văn bản khi cần.
• Các đường viền đã chọn bị xóa hoặc đường chéo được thêm thành công.

Mẹo khi sử dụng

• Tẩy chỉ xóa các đường viền, không xóa nội dung văn bản bên trong ô.
• Chọn dấu phân cách cẩn thận trước khi chuyển bảng thành văn bản.