WPS Cập nhật nhập hàng loạt trên Windows: Giới thiệu

WPS Cập nhật nhập hàng loạt là tính năng dành cho quản trị viên để nhập hoặc cập nhật thông tin thành viên doanh nghiệp bằng mẫu Excel trong WPS Office; tính năng này bao gồm 2 tác vụ chính, trong đó có 2 tác vụ khả dụng mà không cần gói thành viên và 0 mục liên quan đến gói thành viên.

Tổng quan nhanh

Chỉ số	Giá trị	Ghi chú
Tác vụ chính	2	Khớp với số hàng trong Chỉ mục hướng dẫn
Khả dụng mà không cần gói thành viên	2	Khớp với số hàng Miễn phí trong chỉ mục
Mục liên quan đến gói thành viên	0	Khớp với số hàng liên quan đến gói thành viên trong chỉ mục
Giới hạn nhập mỗi lần	5.000 bản ghi	Chia thành nhiều lô khi cần

Về tính năng này

Tổng quan

Cập nhật nhập hàng loạt là tính năng quản lý danh bạ trong bảng điều khiển quản trị WPS 365 trên Windows. Tính năng này giúp quản trị viên nhập thành viên mới hoặc cập nhật thông tin thành viên hiện có theo lô bằng mẫu Excel chuẩn.

Các khả năng chính bao gồm:

Nhập thành viên mới hàng loạt: tải xuống mẫu, điền thông tin thành viên và thêm vào danh bạ doanh nghiệp trong một quy trình duy nhất.
Cập nhật thành viên hiện có hàng loạt: xuất thông tin thành viên hiện tại, chỉnh sửa tệp và tải lên lại để cập nhật tập trung.
Tự động xác thực và phản hồi kết quả: sau khi bắt đầu nhập hoặc cập nhật, hệ thống sẽ kiểm tra dữ liệu và hiển thị số lượng thành công cùng lý do thất bại.
Xử lý đồng bộ phòng ban: khi bao gồm dữ liệu phòng ban, bạn có thể chọn tạo nhóm phòng ban tương ứng.

Quy trình này hữu ích cho việc thiết lập danh bạ doanh nghiệp, tiếp nhận nhóm lớn, thay đổi tổ chức và duy trì hồ sơ tập trung. Tính năng này cũng phù hợp với những người dùng đang tìm cách nhập dữ liệu Excel vào danh bạ công việc trong WPS Office.

Yêu cầu hệ thống

Mục	Yêu cầu
Hệ điều hành	Thiết bị Windows có thể chạy ứng dụng WPS 365 bình thường
Phiên bản ứng dụng	Nên sử dụng phiên bản WPS 365 hoặc WPS Office mới nhất cho Windows
Mạng	Cần có kết nối internet khi mở bảng điều khiển quản trị, tải tệp lên và đồng bộ dữ liệu danh bạ
Khác	Tài khoản của bạn cần có quyền truy cập bảng điều khiển quản trị và quản lý danh bạ; nên sử dụng tệp mẫu Excel có thể chỉnh sửa

Tải xuống & Cài đặt

Mục	Chi tiết
Tải xuống chính thức	Tải xuống miễn phí WPS Office
Cài đặt	Tải xuống và cài đặt WPS Office hoặc ứng dụng WPS 365 cho Windows, sau đó đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp và mở bảng điều khiển quản trị
Kiểm tra sau cài đặt	Mở trang chủ ứng dụng và xác nhận rằng bạn có thể vào bảng điều khiển quản trị từ góc dưới bên trái và truy cập Danh bạ > Cơ cấu tổ chức

Nguồn: Trung tâm tải xuống WPS

So sánh với các giải pháp thay thế

Tiêu chí	WPS	Microsoft	Google	Notion	Adobe
Tóm tắt khả năng	Cập nhật nhập hàng loạt cho phép quản trị viên nhập thành viên mới hoặc cập nhật hồ sơ thành viên hiện có bằng mẫu Excel, với tính năng tự động xác thực, phản hồi lỗi và tùy chọn tạo nhóm phòng ban.	Word có thể hợp nhất Excel và các nguồn dữ liệu khác vào tài liệu danh bạ để xuất trộn thư, nhưng không cung cấp quy trình nhập và cập nhật danh bạ doanh nghiệp.	Google Sheets có thể nhập lượng lớn dữ liệu từ tệp Excel hoặc CSV và cũng hỗ trợ các hàm nhập dữ liệu động, nhưng trọng tâm là nhập bảng tính chứ không phải quản lý danh bạ thành viên doanh nghiệp.	Notion People Directory là cơ sở dữ liệu tích hợp cho hồ sơ thành viên trong không gian làm việc và các không gian làm việc Enterprise có SCIM có thể tự động nhập thuộc tính HRIS để giữ dữ liệu hồ sơ luôn được cập nhật.	Adobe Acrobat Sign Send in Bulk có thể nhập dữ liệu người nhận và trường từ tệp CSV cho quy trình ký số quy mô lớn, nhưng được thiết kế để gửi thỏa thuận chứ không phải duy trì danh bạ doanh nghiệp.
Lợi thế của WPS	Lợi thế: WPS kết hợp tải mẫu, nhập thành viên, cập nhật thành viên, kết quả xác thực và đồng bộ phòng ban trong một quy trình quản trị duy nhất để duy trì danh bạ.	So với WPS: Microsoft tập trung nhiều hơn vào việc tạo tài liệu thông qua trộn thư và không cung cấp quy trình cập nhật cơ cấu tổ chức tương tự trong bảng điều khiển quản trị.	So với WPS: Google mạnh về nhập và phân tích bảng tính, nhưng danh tính thành viên, cơ cấu phòng ban và cập nhật danh bạ yêu cầu các quy trình bổ sung ngoài cùng một quy trình làm việc.	So với WPS: Notion có thể quản lý dữ liệu nhân sự, nhưng đồng bộ thuộc tính bên ngoài tự động phụ thuộc vào Gói Enterprise với SCIM được bật.	So với WPS: Adobe được xây dựng cho các giao dịch ký số hàng loạt và cá nhân hóa người nhận, không phải để duy trì danh bạ liên hệ doanh nghiệp.
Nguồn chính thức	—	Trộn thư từ thư mục trong Word	Tối ưu hóa việc nhập dữ liệu trong Google Sheets	Danh bạ nhân sự	Tổng quan về Gửi hàng loạt

Kết luận chung: Nếu mục tiêu của bạn là duy trì danh bạ doanh nghiệp, tiếp nhận nhiều nhân viên mới hoặc cập nhật hồ sơ thành viên theo lô, WPS cung cấp quy trình làm việc gần với công tác quản trị tổ chức hơn. Các sản phẩm khác cũng hỗ trợ xử lý dữ liệu hàng loạt, nhưng chúng tập trung vào việc trộn tài liệu, nhập bảng tính hoặc quy trình ký số, thay vì cùng một tình huống quản lý danh bạ như vậy.

Trường hợp sử dụng

#	Tình huống	Đối tượng người dùng	Vấn đề chính	Giải pháp
1	Thiết lập danh bạ doanh nghiệp	Quản trị viên doanh nghiệp, nhóm nhân sự	Việc nhập từng thành viên một tốn quá nhiều thời gian sau khi tổ chức mới được tạo	Tải xuống mẫu, điền thông tin thành viên và nhập hàng loạt trong một lần
2	Tiếp nhận theo nhóm	Nhóm nhân sự, nhóm quản trị	Nhập liệu thủ công lặp đi lặp lại trong các đợt tiếp nhận quy mô lớn	Sử dụng mẫu chuẩn để nhập hàng loạt tên, địa chỉ email, phòng ban và các trường khác
3	Thay đổi tổ chức	Quản trị viên doanh nghiệp	Việc phân công thành viên cần được cập nhật tập trung sau khi có thay đổi về phòng ban	Xuất dữ liệu thành viên hiện tại, chỉnh sửa hàng loạt và tải lên lại
4	Duy trì hồ sơ	Quản trị viên danh bạ	Số điện thoại, chức danh và mã nhân viên thay đổi thường xuyên	Sử dụng chế độ cập nhật hàng loạt để chỉnh sửa các bản ghi thành viên hiện có cùng lúc
5	Tạo nhóm theo phòng ban	Quản trị viên doanh nghiệp	Các phòng ban mới thường yêu cầu cấu trúc nhóm tương ứng	Chọn tùy chọn tạo nhóm phòng ban tương ứng trong quá trình nhập

Tư cách thành viên & Quyền lợi

Miễn phí so với WPS Premium

Tính năng	Người dùng Miễn phí	Thành viên WPS
Quyền truy cập Cập nhật nhập hàng loạt	Phụ thuộc vào ủy quyền từ bảng điều khiển quản trị doanh nghiệp; mô tả tính năng không cho thấy giới hạn gói nào	Phụ thuộc vào ủy quyền từ bảng điều khiển quản trị doanh nghiệp
Tính năng PDF cơ bản	Có sẵn	Có sẵn
Công cụ PDF nâng cao, thêm dung lượng lưu trữ đám mây và các tính năng giá trị gia tăng chung khác	Bị giới hạn một phần	Có nhiều khả năng mở rộng hơn

Nguồn: Trang giá WPS Office

Khuyến nghị

Trường hợp sử dụng	Gói đề xuất	Lý do
Bạn chỉ cần nhập và cập nhật hàng loạt cho danh bạ doanh nghiệp	Bắt đầu với ủy quyền tài khoản doanh nghiệp của bạn	Mô tả tính năng không cho thấy giới hạn gói nào, vì vậy việc kiểm tra quyền quản trị hiện tại là bước đầu tiên thực tế
Bạn cũng cần thêm các lợi ích năng suất cá nhân	Thành viên WPS	Điều này phù hợp khi bạn cũng cần thêm khả năng PDF, mẫu hoặc dung lượng lưu trữ đám mây

Trung tâm thành viên WPS: Đăng ký ngay
Quản trị viên doanh nghiệp cũng có thể đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp liên quan trước để xác nhận quyền và tính khả dụng hiện tại của bảng điều khiển quản trị.