วิธีใช้ เพิ่มและเชิญสมาชิก ใน WPS บน Windows

ใช้ฟีเจอร์ เพิ่มและเชิญสมาชิก ใน WPS บน Windows ผ่านคู่มือ 3 หัวข้อ ได้แก่ เพิ่มสมาชิก เชิญสมาชิกให้เข้าร่วม และการตั้งค่าการเชิญ เลือกหัวข้อจากสารบัญแล้วทำตามขั้นตอน

สารบัญคู่มือ

คู่มือการใช้งาน

1. เพิ่มสมาชิก

จุดเข้าใช้งาน: Admin Console → Contacts → Organization Structure → Add Members

1. เปิดไคลเอนต์ WPS แล้วเข้าไปที่ Admin Console จากบริเวณมุมล่างซ้ายของหน้าแรก
2. คลิก Contacts ในแผงนำทางด้านซ้าย
3. คลิก Organization Structure ในรายการแบบเลื่อนลง
4. คลิกปุ่ม Add Members ที่บริเวณมุมขวาบนของหน้า
5. กรอกรายละเอียดสมาชิกในแผงด้านข้าง ได้แก่ ชื่อ แผนก และอย่างน้อยหนึ่งรายการระหว่างอีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์
6. หากต้องการเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติม ให้คลิก Fill in More Information เพื่อกรอกข้อมูลโปรไฟล์ให้ครบถ้วน
7. คลิก Save เพื่อเสร็จสิ้น หรือคลิก Save and Continue Adding เพื่อกรอกข้อมูลสมาชิกคนถัดไปต่อ

เกณฑ์ความสำเร็จ

• ข้อมูลสมาชิกใหม่ถูกบันทึกลงในรายชื่อบริษัทแล้ว
• สามารถพบรายการสมาชิกได้ในโครงสร้างองค์กร

เคล็ดลับระหว่างการใช้งาน

• ชื่อและแผนกเป็นข้อมูลที่ต้องกรอก
• ต้องกรอกอย่างน้อยหนึ่งรายการระหว่างหมายเลขโทรศัพท์หรืออีเมล
• สามารถเลือกได้หลายแผนก และแผนกแรกจะถูกกำหนดเป็นแผนกหลัก

2. เชิญสมาชิกให้เข้าร่วม

จุดเข้าใช้งาน: Admin Console → Contacts → Organization Structure → Invite to Join

1. เปิดหน้า Organization Structure ขึ้นมา
2. คลิกปุ่ม Invite to Join
3. ตรวจสอบลิงก์เชิญและ QR code สำหรับเชิญที่ระบบสร้างขึ้น
4. หากจำเป็น ให้คลิก Change Department ที่ด้านบนของหน้าเพื่อสลับแผนกที่จะเชิญ
5. ส่งลิงก์เชิญหรือ QR code ให้กับผู้ที่ต้องการเข้าร่วม
6. หลังจากเปิดลิงก์แล้ว สมาชิกจะเลือกบทบาทและทำตามคำแนะนำเพื่อดำเนินการให้เสร็จสิ้น
7. หากเปิดใช้การอนุมัติการเข้าร่วมไว้ ให้รอผู้ดูแลอนุมัติคำขอก่อนที่สมาชิกจะเข้าร่วมอย่างเป็นทางการ

เกณฑ์ความสำเร็จ

• มีการสร้างลิงก์เชิญหรือ QR code ที่สามารถแชร์ได้บนหน้า
• หลังจากสมาชิกส่งคำขอแล้ว กระบวนการจะเข้าสู่ขั้นตอนการอนุมัติหรือการเข้าร่วม

เคล็ดลับระหว่างการใช้งาน

• ลิงก์เชิญจะมีผลระยะยาวโดยค่าเริ่มต้น และลิงก์เดิมจะใช้งานไม่ได้หลังจากผู้ดูแลรีเซ็ต
• หากเปิดใช้การอนุมัติไว้ สมาชิกยังคงต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ดูแลหลังจากส่งคำขอแล้ว

3. การตั้งค่าคำเชิญ

จุดเข้าใช้งาน: บริเวณมุมขวาบนของหน้าคำเชิญให้เข้าร่วม → การตั้งค่าคำเชิญ

1. บนหน้าคำเชิญให้เข้าร่วม ให้คลิก การตั้งค่าคำเชิญ ที่บริเวณมุมขวาบน
2. กำหนดข้อมูลที่ต้องใช้สำหรับคำขอเข้าร่วม คุณสามารถเลือก ชื่อจริง, อีเมล หรือ ชื่อจริง, อีเมล, หมายเหตุ.
3. เปิดหรือปิด อนุญาตให้สมาชิกเชิญเพื่อนร่วมงานเข้าร่วมบริษัท ได้ตามต้องการ
4. เปิดหรือปิด อนุญาตให้สมาชิกภายนอกส่งคำขอเข้าร่วมบริษัทเมื่อเข้าถึงเอกสารของบริษัท ได้ตามต้องการ
5. เปิดหรือปิด อนุญาตให้สมาชิกภายนอกส่งคำขอเข้าร่วมบริษัทเมื่อเข้าถึงทีมของบริษัท ได้ตามต้องการ
6. คลิก แสดงตัวอย่าง เพื่อตรวจสอบหน้าคำขอเข้าร่วม

เกณฑ์ความสำเร็จ

• การตั้งค่าคำเชิญถูกบันทึกตามข้อกำหนดของบริษัท
• หน้าคำขอเข้าร่วมจะแสดงผลตามการตั้งค่าปัจจุบัน

เคล็ดลับระหว่างการใช้งาน

• หลังจากปิดสวิตช์ที่เกี่ยวข้องแล้ว ผู้เยี่ยมชมภายนอกจะไม่สามารถเริ่มส่งคำขอเข้าร่วมจากจุดเข้านั้นได้อีก
• หลังจากมีการเปลี่ยนแปลงช่องข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการสมัคร คำขอใหม่จะเป็นไปตามกฎที่อัปเดตแล้ว