Как использовать слияние почты WPS в Windows

Используйте слияние почты WPS с помощью 8 пошаговых инструкций, доступных без подписки; выберите тему из указателя инструкций и следуйте шагам, чтобы выполнить задачу.

Указатель инструкций

Пошаговое руководство

1. Откройте вкладку «Слияние почты»

Точка входа: Ссылки → Слияние почты

1. Откройте документ, который нужно обработать пакетно.
2. Нажмите вкладку Ссылки .
3. Нажмите Слияние почты , чтобы открыть соответствующую область инструментов.

Критерии успеха

• Состояние интерфейса: В окне отображаются команды слияния почты.
• Следующие действия: Вы можете продолжить, открыв источник данных или вставив поля слияния.

Советы по использованию

• Частые ошибки: Если сначала не открыть документ, позиция вставки для последующих полей может быть неясной.

2. Откройте источник данных

Точка входа: Вкладка «Слияние почты» → Открыть источник данных

1. Откройте область инструментов Слияние почты .
2. Нажмите Открыть источник данных.
3. Выберите файл Excel, содержащий информацию о получателях.
4. Для файла источника данных рекомендуется формат .xls .
5. Нажмите Открыть , чтобы завершить загрузку.

Критерии успеха

• Состояние интерфейса: Источник данных подключен, и поля можно выбирать.
• Следующие действия: Вы можете вставить поля слияния и просмотреть записи.

Советы по использованию

• Частые ошибки: Если имена полей не находятся в первой строке, последующее распознавание полей может быть затруднено.
• Ограничения среды: Требуется 32-разрядный компонент AccessDatabaseEngine.

3. Вставка полей слияния

Точка входа: Вкладка «Слияние почты» → «Вставить поле слияния»

1. Установите курсор в то место документа, куда нужно вставить данные.
2. Нажмите «Вставить поле слияния».
3. В диалоговом окне выберите нужное поле.
4. Нажмите «Вставить» , чтобы поместить поле в документ.
5. Повторяйте эти действия, пока не будут вставлены все необходимые поля.

Критерии успеха

• Состояние интерфейса: В документе появляются соответствующие маркеры полей слияния.
• Следующие действия: Вы можете продолжить, предварительно просмотрев результат слияния или запустив его.

Советы по использованию

• Частые ошибки: Если курсор установлен не в том месте, поле может быть вставлено не в тот абзац.

4. Предварительный просмотр результатов слияния

Точка входа: Вкладка «Слияние почты» → «Просмотр объединенных данных»

1. Нажмите «Просмотр объединенных данных».
2. Проверьте, как текущая запись отображается в документе.
3. Используйте «Назад» или «Вперед» для переключения между записями.
4. При необходимости нажмите «Последняя запись» , чтобы перейти к последней записи.

Критерии успеха

• Состояние интерфейса: Содержимое документа изменяется при переключении записей.
• Следующие действия: После подтверждения вы можете выполнить слияние в документ, отправить по электронной почте или на печать.

Советы по использованию

• Частые ошибки: Если не проверять ключевые поля по каждой записи, проблемы с форматированием могут быть обнаружены только после пакетного вывода.

5. Слияние в новый документ

Точка входа: Вкладка «Слияние почты» → «Слияние в новый документ»

1. Нажмите «Слияние в новый документ».
2. Выберите диапазон слияния: все записи, текущую запись или заданный диапазон.
3. Нажмите «ОК» , чтобы создать объединенный документ.

Критерии успеха

• Состояние интерфейса: Создается новый документ с результатом слияния.
• Следующие действия: Вы можете просмотреть, сохранить или распечатать новый документ.

Советы по использованию

• Частые ошибки: Если вы выводите результат без предварительного просмотра записей, возможно, придется создавать результат заново.

6. Слияние и отправка

Точка входа: Вкладка «Слияние почты» → «Слияние и отправка»

1. Нажмите «Слияние и отправка».
2. Укажите получателя, тему и формат письма.
3. Выберите диапазон записей для отправки.
4. Нажмите «ОК» , чтобы отправить объединенное содержимое.

Критерии успеха

• Состояние интерфейса: Настройки отправки завершены, выбранные записи начинают обрабатываться.
• Следующие действия: Вы можете изменить источник данных или отправить выбранный диапазон повторно.

Советы по использованию

• Частые ошибки: Если поле получателя не проверено, письмо может быть отправлено не тому адресату.
• Ограничения среды: Для отправки писем требуется рабочая среда электронной почты.

7. Слияние в разные новые документы

Точка входа: Вкладка «Слияние почты» → «Объединить в отдельные новые документы»

1. Нажмите «Объединить в отдельные новые документы».
2. Укажите информацию об имени файла, тип сохранения и место сохранения.
3. Выберите диапазон объединения.
4. Нажмите «ОК» , чтобы создать несколько отдельных документов.

Критерии успеха

• Состояние интерфейса: Система создает несколько новых файлов по каждой записи.
• Дальнейшие действия: Вы можете архивировать, отправлять или редактировать каждый файл отдельно.

Советы по использованию

• Частые ошибки: Если место сохранения не было указано заранее, поиск файлов впоследствии может занять больше времени.

8. Объединение на принтер

Точка входа: Вкладка «Слияние почты» → «Объединить на принтер»

1. Нажмите «Объединить на принтер».
2. Выберите диапазон записей, которые нужно вывести на печать.
3. Нажмите «ОК» , чтобы начать печать результата объединения.

Критерии успеха

• Состояние интерфейса: Задание на печать попадает в очередь печати.
• Дальнейшие действия: При необходимости вы можете изменить диапазон и повторить печать.

Советы по использованию

• Частые ошибки: Если вы не проверите состояние принтера заранее, пакетная задача может быть прервана.
• Ограничения среды: Требуется доступный принтер.