Como usar a Mala Direta do WPS no Windows

Use a Mala Direta do WPS com 8 tópicos de instruções, todos disponíveis sem assinatura; escolha um tópico no Índice de Instruções e siga as etapas para concluir a tarefa.

Índice de Instruções

Guia de Instruções

1. Abrir a guia Mala Direta

Caminho de acesso: Referências → Mala Direta

1. Abra o documento que você deseja processar em lote.
2. Clique na guia Referências .
3. Clique em Mala Direta para abrir a área de ferramentas relacionada.

Critérios de sucesso

• Estado da interface: Os comandos de Mala Direta aparecem na janela.
• Próximas ações: Você pode continuar abrindo uma fonte de dados ou inserindo campos de mala direta.

Dicas de uso

• Erros comuns: Se você não abrir o documento primeiro, a posição de inserção dos campos posteriormente poderá ficar indefinida.

2. Abrir uma fonte de dados

Caminho de acesso: Guia Mala Direta → Abrir fonte de dados

1. Abra a Mala Direta área de ferramentas.
2. Clique em Abrir fonte de dados.
3. Selecione o arquivo Excel que contém as informações dos destinatários.
4. O formato .xls é recomendado para o arquivo de fonte de dados.
5. Clique em Abrir para concluir o carregamento.

Critérios de sucesso

• Estado da interface: A fonte de dados está conectada e os campos podem ser selecionados.
• Próximas ações: Você pode inserir campos de mala direta e visualizar os registros.

Dicas de uso

• Erros comuns: Se os nomes dos campos não estiverem na primeira linha, o reconhecimento dos campos posteriormente poderá ser afetado.
• Limites do ambiente: O mecanismo de banco de dados AccessDatabaseEngine de 32 bits é necessário.

3. Inserir campos de mala direta

Caminho de acesso: Guia Mala Direta → Inserir Campo de Mala Direta

1. Posicione o cursor no local em que deseja inserir os dados no documento.
2. Clique em Inserir Campo de Mala Direta.
3. Selecione o campo correspondente na caixa de diálogo.
4. Clique em Inserir para posicionar o campo no documento.
5. Repita essas etapas até inserir todos os campos necessários.

Critérios de sucesso

• Estado da interface: Os marcadores dos campos de mala direta correspondentes aparecem no documento.
• Próximas ações: Você pode continuar visualizando a prévia ou executar a mesclagem.

Dicas de uso

• Erros comuns: Se o cursor estiver na posição errada, o campo poderá ser inserido no parágrafo incorreto.

4. Visualizar os resultados da mala direta

Caminho de acesso: Guia Mala Direta → Exibir Dados Mesclados

1. Clique em Exibir Dados Mesclados.
2. Verifique como o registro atual aparece no documento.
3. Use Anterior ou Próximo para alternar entre os registros.
4. Se necessário, clique em Último Registro para ir para o registro final.

Critérios de sucesso

• Estado da interface: O conteúdo do documento muda conforme você alterna entre os registros.
• Próximas ações: Após a confirmação, você pode mesclar para um documento, e-mail ou impressora.

Dicas de uso

• Erros comuns: Se você não revisar os campos principais registro por registro, problemas de formatação poderão ser percebidos apenas após a saída em lote.

5. Mesclar em um novo documento

Caminho de acesso: Guia Mala Direta → Mesclar em Novo Documento

1. Clique em Mesclar em Novo Documento.
2. Selecione o intervalo de mesclagem, como todos os registros, o registro atual ou um intervalo especificado.
3. Clique em OK para gerar o documento mesclado.

Critérios de sucesso

• Estado da interface: Um novo documento com o resultado da mesclagem é criado.
• Próximas ações: Você pode revisar, salvar ou imprimir o novo documento.

Dicas de uso

• Erros comuns: Se você gerar a saída diretamente sem visualizar os registros antes, talvez seja necessário gerar o resultado novamente.

6. Mesclar e enviar

Caminho de acesso: Guia Mala Direta → Mesclar e Enviar

1. Clique em Mesclar e Enviar.
2. Defina o destinatário, o assunto e o formato do e-mail.
3. Selecione o intervalo de registros a ser enviado.
4. Clique em OK para enviar o conteúdo mesclado.

Critérios de sucesso

• Estado da interface: As configurações de envio são concluídas, e os registros selecionados começam a ser processados.
• Próximas ações: Você pode ajustar a fonte de dados ou reenviar um intervalo selecionado.

Dicas de uso

• Erros comuns: Se o campo de destinatário não for verificado, a mensagem poderá ser enviada para o destino errado.
• Limitações do ambiente: É necessário ter um ambiente de e-mail funcional para enviar mensagens.

7. Mesclar em diferentes novos documentos

Caminho de acesso: Guia Mala Direta → Mesclar em diferentes novos documentos

1. Clique em Mesclar em diferentes novos documentos.
2. Insira as informações de nome do arquivo, o tipo de salvamento e o local para salvar.
3. Selecione o intervalo de mesclagem.
4. Clique em OK para gerar vários documentos separados.

Critérios de sucesso

• Estado da interface: O sistema gera vários arquivos novos por registro.
• Próximas ações: Você pode arquivar, enviar ou editar cada arquivo separadamente.

Dicas de uso

• Erros comuns: Se o local de salvamento não for definido com antecedência, poderá levar mais tempo para encontrar os arquivos depois.

8. Mesclar para uma impressora

Ponto de entrada: Guia Mala Direta → Mesclar para impressora

1. Clique em Mesclar para impressora.
2. Selecione o intervalo de registros que deseja gerar.
3. Clique em OK para iniciar a impressão do resultado da mesclagem.

Critérios de sucesso

• Estado da interface: O trabalho de impressão entra na fila de impressão.
• Próximas ações: Se necessário, você pode ajustar o intervalo e imprimir novamente.

Dicas de uso

• Erros comuns: Se você não confirmar primeiro o status da impressora, a tarefa em lote poderá ser interrompida.
• Limitações do ambiente: É necessário ter uma impressora disponível.