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O Controle de compartilhamento externo de Documentos empresariais do WPS é um recurso de segurança de documentos voltado para administradores, criado para a governança do compartilhamento empresarial. Ele inclui 4 tarefas principais, com 0 disponíveis sem assinatura e 4 itens relacionados à assinatura.
Visão geral
| Métrica | Valor | Observações |
|---|---|---|
| Tarefas principais | 4 | Corresponde ao número de linhas no índice de instruções |
| Disponível sem assinatura | 0 | Corresponde ao número de linhas marcadas como Free no índice |
| Itens relacionados à assinatura | 4 | Corresponde ao número de linhas relacionadas à assinatura no índice |
| Requisito do plano | Plano Enterprise | Obrigatório para este recurso administrativo |
| Requisito de versão | Nenhum limite de versão específico informado | Use o cliente empresarial atual para tarefas de gerenciamento |
Sobre este recurso
Visão geral
O Controle de compartilhamento externo de Documentos empresariais ajuda administradores empresariais a decidir se documentos da empresa podem ser compartilhados com pessoas externas e a gerenciar o escopo permitido desse compartilhamento. Em uma única área de gerenciamento, os administradores podem ativar ou desativar o compartilhamento externo e manter exceções por meio de uma lista de permissões.
Os principais recursos incluem:
- Configurar o controle principal de compartilhamento externo para documentos empresariais.
- Definir uma lista de permissões para membros que ainda precisam de acesso à colaboração externa.
- Adicionar, remover ou remover em lote membros da lista de permissões.
- Salvar a política para que a regra atualizada entre em vigor em toda a empresa.
Este recurso é adequado para controle de saída de documentos, gerenciamento de colaboração entre organizações e governança do compartilhamento de arquivos sensíveis. Ele também atende usuários que procuram saber como controlar o compartilhamento externo de documentos no WPS no Windows.
Requisitos do sistema
| Item | Requisito |
|---|---|
| Sistema operacional | Um dispositivo Windows capaz de executar normalmente o cliente WPS365 |
| Versão do aplicativo | Recomenda-se usar a versão mais recente do cliente empresarial WPS365 ou WPS Office |
| Rede | É necessária uma conexão com a internet para abrir o console de administração e salvar alterações de política |
| Outros | É necessária uma conta de administrador empresarial com acesso ao gerenciamento de segurança |
Download e instalação
Antes de usar o Controle de compartilhamento externo de Documentos empresariais, instale o WPS Office ou o cliente WPS365 no Windows e faça login com sua conta empresarial.
| Item | Detalhes |
|---|---|
| Download oficial | Download grátis do WPS Office |
| Verificação após a instalação | Abra o cliente e confirme se o console de administração está disponível na área inferior esquerda da página inicial |
Fonte: Página de download do WPS
Comparação com alternativas
| Dimensão | WPS | Microsoft | Notion | Adobe | |
|---|---|---|---|---|---|
| Resumo dos recursos | Oferece uma entrada de administração empresarial para controle de compartilhamento externo, configurações de escopo de compartilhamento, gerenciamento de lista de permissões e ações de salvar e aplicar políticas. | Microsoft oferece suporte ao compartilhamento externo ou com convidados por meio das configurações de links do OneDrive e do SharePoint, incluindo links para pessoas específicas e a opção de bloquear download no compartilhamento somente para visualização. | Google Drive oferece suporte ao compartilhamento com pessoas específicas e à atribuição de permissões de Visualizador, Comentador ou Editor, enquanto contas corporativas ou escolares podem ser limitadas por políticas da organização. | Notion oferece suporte para convidar convidados externos ao workspace, atribuir permissões de página e controlar o acesso público por meio de links da web e configurações de segurança empresarial. | Adobe Acrobat oferece suporte ao compartilhamento por link, compartilhamento somente para visualização e compartilhamento para revisão, com foco na distribuição de documentos e nos fluxos de trabalho de revisão. |
| Vantagens do WPS | Vantagem: um único caminho administrativo reúne o controle principal e o gerenciamento da lista de permissões para o controle do compartilhamento externo empresarial. Diferencial: adapta-se a um fluxo de governança empresarial baseado em restrição por padrão com liberação por exceção. | Em comparação com o WPS: Microsoft se concentra mais em configurações de compartilhamento no nível do arquivo em serviços de armazenamento em nuvem do que em uma única página centralizada de controle de saída de documentos empresariais. | Em comparação com o WPS: Google enfatiza a atribuição de permissões no nível do arquivo, enquanto o gerenciamento centralizado de exceções no estilo de lista de permissões é menos direto no fluxo de ajuda citado. | Em comparação com o WPS: o Notion é mais voltado ao compartilhamento de páginas e ao acesso de convidados para colaboração, seguindo uma abordagem diferente da governança corporativa de compartilhamento externo de documentos. | Em comparação com o WPS: o Adobe é mais focado em visualização de PDF, compartilhamento por link e fluxos de revisão do que na governança corporativa de compartilhamento baseada em lista de permissões. |
| Fonte oficial | — | Compartilhamento externo ou com convidados no OneDrive, SharePoint e Lists | Compartilhar arquivos do Google Drive | Configurações de compartilhamento e permissões | Compartilhar documentos somente para visualização |
Conclusão geral
O WPS é ideal para empresas que precisam de uma forma centralizada de controlar se documentos internos podem ser compartilhados fora da organização. Se a sua equipe precisa principalmente de configurações de link no nível do arquivo, colaboração em páginas ou fluxos de revisão de PDF, outras plataformas podem complementar esses cenários.
Casos de uso
| Nº | Cenário | Indicado para | Principal problema | Como este recurso ajuda |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Bloquear o compartilhamento externo em geral | Administradores empresariais | Arquivos internos podem ser compartilhados fora da empresa com liberdade excessiva | Defina o escopo de compartilhamento para não permitir compartilhamento externo |
| 2 | Manter o acesso externo para funções selecionadas | Administradores empresariais e líderes de negócios | Algumas funções ainda precisam colaborar com pessoas de fora | Adicione esses membros à lista de permissões |
| 3 | Revisar regularmente as permissões de exceção | Administradores empresariais | O acesso da lista de permissões pode permanecer ativo por mais tempo do que o necessário | Remova ou remova em lote membros da lista de permissões |
| 4 | Implementar uma nova política de compartilhamento | Administradores empresariais | As regras atualizadas podem não entrar em vigor até serem confirmadas | Salve a configuração após as alterações |
| 5 | Equilibrar segurança e colaboração | Equipes de gestão empresarial | A empresa precisa de controle e, ao mesmo tempo, de flexibilidade limitada | Combine o controle principal com exceções na lista de permissões |
Planos e benefícios
Gratuito vs WPS Premium
| Capacidade | Usuários gratuitos | WPS Premium |
|---|---|---|
| Controle de compartilhamento externo de Documentos empresariais | ❌ Requer um plano empresarial | ✅ Disponível nas ofertas empresariais aplicáveis |
| Recursos básicos de PDF | ✅ Disponível | ✅ Disponível |
| Armazenamento em nuvem | 1 GB | 20 GB ou mais de armazenamento para equipe, dependendo do plano |
Recomendações
| Cenário | Plano recomendado | Motivo |
|---|---|---|
| Uso pessoal ou edição básica de documentos | Gratuito | Adequado para necessidades diárias de visualização e edição |
| Governança corporativa de compartilhamento externo em toda a empresa | Plano empresarial pago | Necessário para controle administrativo centralizado das regras e exceções de compartilhamento externo |
Como assinar
- Acesse a página de compra do WPS: Assinar WPS
- Para compras empresariais, consulte os planos disponíveis na página oficial de compra e siga o processo de aquisição para empresas.