Jak korzystać z funkcji Korespondencja seryjna WPS w systemie Windows

Korzystaj z funkcji Korespondencja seryjna WPS w ramach 8 instrukcji, dostępnych bez członkostwa; wybierz temat z indeksu instrukcji i wykonaj kroki, aby ukończyć zadanie.

Indeks instrukcji

Przewodnik krok po kroku

1. Otwórz kartę Korespondencja seryjna

Punkt wejścia: Odwołania → Mail Merge

1. Otwórz dokument, który chcesz przetwarzać wsadowo.
2. Kliknij kartę Odwołania.
3. Kliknij Mail Merge, aby otworzyć powiązany obszar narzędzi.

Kryteria powodzenia

• Stan interfejsu: W oknie zostaną wyświetlone polecenia Korespondencji seryjnej.
• Następne działania: Możesz przejść do otwarcia źródła danych lub wstawienia pól korespondencji seryjnej.

Wskazówki dotyczące użycia

• Typowe błędy: Jeśli najpierw nie otworzysz dokumentu, pozycja wstawiania kolejnych pól może być niejasna.

2. Otwórz źródło danych

Punkt wejścia: Karta Mail Merge → Open Data Source

1. Otwórz obszar narzędzi Mail Merge.
2. Kliknij Open Data Source.
3. Wybierz plik Excel zawierający informacje o odbiorcach.
4. Dla pliku źródła danych zalecany jest format .xls.
5. Kliknij Open, aby zakończyć ładowanie.

Kryteria powodzenia

• Stan interfejsu: Źródło danych jest połączone i można wybierać pola.
• Następne działania: Możesz wstawić pola korespondencji seryjnej i wyświetlić podgląd rekordów.

Wskazówki dotyczące użycia

• Typowe błędy: Jeśli nazwy pól nie znajdują się w pierwszym wierszu, może to wpłynąć na późniejsze rozpoznawanie pól.
• Ograniczenia środowiska: Wymagany jest 32-bitowy silnik bazy danych AccessDatabaseEngine.

3. Wstaw pola korespondencji seryjnej

Punkt wejścia: Karta Mail Merge → Insert Merge Field

1. Umieść kursor w miejscu dokumentu, w którym chcesz wstawić dane.
2. Kliknij Insert Merge Field.
3. Wybierz odpowiednie pole w oknie dialogowym.
4. Kliknij Insert, aby umieścić pole w dokumencie.
5. Powtarzaj te kroki, aż wszystkie wymagane pola zostaną wstawione.

Kryteria powodzenia

• Stan interfejsu: W dokumencie pojawią się odpowiednie znaczniki pól korespondencji seryjnej.
• Następne działania: Możesz kontynuować podgląd lub uruchomić scalanie wyników.

Wskazówki dotyczące użycia

• Typowe błędy: Jeśli kursor znajduje się w niewłaściwym miejscu, pole może zostać wstawione do niewłaściwego akapitu.

4. Podgląd wyników korespondencji seryjnej

Punkt wejścia: Karta Mail Merge → View Merged Data

1. Kliknij View Merged Data.
2. Sprawdź, jak bieżący rekord wygląda w dokumencie.
3. Użyj Previous lub Next, aby przełączać się między rekordami.
4. W razie potrzeby kliknij Last Record, aby przejść do ostatniego rekordu.

Kryteria powodzenia

• Stan interfejsu: Zawartość dokumentu zmienia się podczas przełączania rekordów.
• Następne działania: Po potwierdzeniu możesz scalić dane do dokumentu, wiadomości e-mail lub drukarki.

Wskazówki dotyczące użycia

• Typowe błędy: Jeśli nie sprawdzisz kluczowych pól rekord po rekordzie, problemy z formatowaniem mogą zostać zauważone dopiero po wygenerowaniu wsadowym.

5. Scalanie do nowego dokumentu

Punkt wejścia: Karta Mail Merge → Merge to New Document

1. Kliknij Merge to New Document.
2. Wybierz zakres scalania, na przykład wszystkie rekordy, bieżący rekord lub określony zakres.
3. Kliknij OK, aby wygenerować scalony dokument.

Kryteria powodzenia

• Stan interfejsu: Zostanie utworzony nowy dokument z wynikiem scalania.
• Następne działania: Możesz przejrzeć, zapisać lub wydrukować nowy dokument.

Wskazówki dotyczące użycia

• Typowe błędy: Jeśli rozpoczniesz generowanie bez wcześniejszego podglądu rekordów, może być konieczne ponowne utworzenie wyniku.

6. Scalanie i wysyłanie

Punkt wejścia: Karta Mail Merge → Merge and Send

1. Kliknij Merge and Send.
2. Ustaw odbiorcę, temat i format wiadomości e-mail.
3. Wybierz zakres rekordów do wysłania.
4. Kliknij OK, aby wysłać scaloną zawartość.

Kryteria powodzenia

• Stan interfejsu: Ustawienia wysyłania są zakończone, a przetwarzanie wybranych rekordów zostaje rozpoczęte.
• Następne działania: Możesz dostosować źródło danych lub ponownie wysłać wybrany zakres.

Wskazówki dotyczące użycia

• Typowe błędy: Jeśli pole odbiorcy nie zostanie sprawdzone, wiadomość może zostać wysłana do niewłaściwego adresata.
• Ograniczenia środowiska: Do wysyłania wiadomości wymagana jest działająca konfiguracja poczty e-mail.

7. Scalanie do różnych nowych dokumentów

Punkt wejścia: Karta Mail Merge → Merge to Different New Documents

1. Kliknij Merge to Different New Documents.
2. Wprowadź informacje o nazwach plików, typie zapisu i lokalizacji zapisu.
3. Wybierz zakres scalania.
4. Kliknij OK, aby wygenerować wiele oddzielnych dokumentów.

Kryteria powodzenia

• Stan interfejsu: System generuje wiele nowych plików według rekordów.
• Następne działania: Możesz archiwizować, wysyłać lub edytować każdy plik osobno.

Wskazówki dotyczące użycia

• Typowe błędy: Jeśli wcześniej nie potwierdzisz lokalizacji zapisu, późniejsze odnalezienie plików może zająć więcej czasu.

8. Scalanie do drukarki

Punkt wejścia: Karta Mail Merge → Merge to Printer

1. Kliknij Merge to Printer.
2. Wybierz zakres rekordów, które chcesz wyprowadzić.
3. Kliknij OK, aby rozpocząć drukowanie wyniku scalania.

Kryteria powodzenia

• Stan interfejsu: Zadanie drukowania trafia do kolejki wydruku.
• Następne działania: W razie potrzeby możesz dostosować zakres i wydrukować ponownie.

Wskazówki dotyczące użycia

• Typowe błędy: Jeśli najpierw nie sprawdzisz stanu drukarki, zadanie wsadowe może zostać przerwane.
• Ograniczenia środowiska: Wymagana jest dostępna drukarka.