Jak korzystać z funkcji Korespondencja seryjna WPS na macOS

Korzystaj z funkcji Korespondencja seryjna WPS na macOS w programie WPS Writer dzięki 8 tematom w indeksie; 8 tematów jest dostępnych bez członkostwa, a 0 wymaga członkostwa.

Indeks instrukcji

Przewodnik krok po kroku

1. Otwórz kartę Korespondencja seryjna

Ścieżka dostępu: References → Mail Merge

1. Otwórz dokument w WPS Writer.
2. Kliknij kartę References.
3. Kliknij Mail Merge, aby otworzyć kartę Mail Merge.

Kryteria powodzenia

• Efekt w interfejsie: U góry okna pojawią się polecenia związane z funkcją Mail Merge.
• Dostępny następny krok: Możesz kontynuować, otwierając źródło danych lub wstawiając pola korespondencji seryjnej.

Wskazówki dotyczące użycia

• Typowy błąd: Jeśli najpierw nie otworzysz karty References, pozycja Mail Merge może nie być widoczna.

2. Otwórz źródło danych

Ścieżka dostępu: karta Mail Merge → Open Data Source

1. Najpierw otwórz kartę Mail Merge.
2. Kliknij Open Data Source.
3. Wybierz plik Excel zawierający informacje o odbiorcach.
4. Kliknij Open, aby załadować źródło danych.

Kryteria powodzenia

• Efekt w interfejsie: Źródło danych jest połączone i gotowe do wstawiania pól.
• Dostępny następny krok: Możesz wybrać pola, wyświetlić podgląd rekordów lub rozpocząć scalanie.

Wskazówki dotyczące użycia

• Typowy błąd: Wiersz nagłówka źródła danych powinien zawierać nazwy pól, a kolejne wiersze — rzeczywiste dane.
• Uwaga dotycząca środowiska: Aby zapewnić płynniejsze odczytywanie danych, zalecany jest zgodny format arkusza kalkulacyjnego.

3. Wstaw pola korespondencji seryjnej

Ścieżka dostępu: karta Mail Merge → Insert Merge Field

1. Umieść kursor w miejscu, w którym mają się pojawić dane.
2. Kliknij Insert Merge Field.
3. W oknie dialogowym wybierz pole, które chcesz wstawić.
4. Kliknij Insert, aby dodać pole do dokumentu.
5. Powtarzaj te kroki, aż wstawisz wszystkie wymagane pola.

Kryteria powodzenia

• Efekt w interfejsie: W dokumencie pojawią się pola korespondencji seryjnej.
• Dostępny następny krok: Możesz wyświetlić podgląd, scalić dane lub dalej edytować szablon.

Wskazówki dotyczące użycia

• Typowy błąd: Przed wstawieniem pola sprawdź pozycję kursora, aby nie pojawiło się w niewłaściwym akapicie.

4. Wyświetl podgląd wyników korespondencji seryjnej

Ścieżka dostępu: karta Mail Merge → View Merged Data

1. Otwórz kartę Mail Merge.
2. Kliknij View Merged Data, aby wyświetlić podgląd wyniku.
3. Użyj Previous Record lub Next Record, aby przeglądać różne rekordy.
4. W razie potrzeby kliknij Last Record, aby przejść do ostatniego rekordu.

Kryteria powodzenia

• Efekt w interfejsie: Zawartość dokumentu zmienia się podczas przełączania między rekordami.
• Dostępny następny krok: Po sprawdzeniu zawartości możesz przejść do generowania wyników scalania.

Wskazówki dotyczące użycia

• Typowy błąd: Przed końcowym wygenerowaniem wyników sprawdź rekord po rekordzie kluczowe pola, takie jak imiona i nazwiska oraz adresy.

5. Scal do nowego dokumentu

Ścieżka dostępu: karta Mail Merge → Merge to New Document

1. Otwórz kartę Mail Merge.
2. Kliknij Merge to New Document.
3. Wybierz zakres rekordów, na przykład wszystkie rekordy, bieżący rekord lub określony zakres.
4. Kliknij OK, aby wygenerować scalony dokument.

Kryteria powodzenia

• Efekt w interfejsie: Zostanie utworzony nowy dokument z wynikiem scalania.
• Dostępny następny krok: Możesz zapisać, edytować lub wydrukować wygenerowany dokument.

Wskazówki dotyczące użycia

• Typowy błąd: Przed wygenerowaniem wyników potwierdź zakres rekordów, aby uniknąć pominiętych lub powtórzonych wpisów.

6. Scal i wyślij

Ścieżka dostępu: karta Mail Merge → Merge and Send

1. Otwórz kartę Mail Merge.
2. Kliknij Merge and Send.
3. Ustaw odbiorcę, temat i format wiadomości e-mail.
4. Wybierz zakres rekordów.
5. Kliknij OK, aby wysłać scaloną zawartość.

Kryteria powodzenia

• Efekt w interfejsie: Proces wysyłania zostanie zakończony, a treść wiadomości e-mail zostanie wygenerowana dla każdego rekordu.
• Dostępny następny krok: Możesz kontynuować pracę z innymi rekordami lub wrócić do szablonu, aby wprowadzić zmiany.

Wskazówki dotyczące użycia

• Typowy błąd: Przed wysłaniem sprawdź pole odbiorcy i ustawienia tematu wiadomości.
• Uwaga dotycząca środowiska: Ta czynność zwykle wymaga aktywnego połączenia z internetem.

7. Scal do różnych nowych dokumentów

Ścieżka dostępu: karta Mail Merge → Merge to Different New Documents

1. Otwórz kartę Mail Merge.
2. Kliknij Merge to Different New Documents.
3. Wprowadź informacje o nazwach plików, typie zapisu i lokalizacji zapisu.
4. Wybierz zakres scalania.
5. Kliknij OK, aby wygenerować wiele oddzielnych dokumentów.

Kryteria powodzenia

• Efekt w interfejsie: Aplikacja utworzy wiele plików na podstawie wybranych rekordów.
• Dostępny następny krok: Możesz osobno przejrzeć, zapisać lub udostępnić wygenerowane pliki.

Wskazówki dotyczące użycia

• Typowy błąd: Z wyprzedzeniem potwierdź lokalizację zapisu i zasady nazewnictwa, aby ułatwić zarządzanie plikami.

8. Scal do drukarki

Ścieżka dostępu: karta Mail Merge → Merge to Printer

1. Otwórz kartę Mail Merge.
2. Kliknij Merge to Printer.
3. Wybierz zakres rekordów.
4. Kliknij OK, aby wydrukować zawartość scalonego dokumentu.

Kryteria powodzenia

• Efekt w interfejsie: Zadanie drukowania zostanie wysłane do drukarki.
• Dostępny następny krok: W razie potrzeby możesz dostosować szablon lub wybrać inny zakres rekordów.

Wskazówki dotyczące użycia

• Typowy błąd: Przed drukowaniem sprawdź stan połączenia z drukarką i ustawienia papieru.