Wstępne ustawienia udostępniania dokumentów firmowych WPS w systemie Windows: wprowadzenie

Wstępne ustawienia udostępniania dokumentów firmowych WPS w systemie Windows pomagają administratorom ujednolicić domyślne uprawnienia udostępniania i zasady współpracy dla plików firmowych; obejmują 4 główne zadania, 0 dostępnych bez członkostwa oraz 4 elementy związane z członkostwem.

W skrócie

Metryka	Wartość	Uwagi
Główne zadania	4	Zgodne z liczbą wierszy w indeksie instrukcji
Dostępne bez członkostwa	0	Zgodne z liczbą wierszy oznaczonych jako Free w indeksie
Elementy związane z członkostwem	4	Zgodne z liczbą wierszy związanych z członkostwem w indeksie
Ograniczenie wersji	Nie podano	W opisie funkcji źródłowej podano, że nie ma ograniczenia wersji

Informacje o tej funkcji

Przegląd

Wstępne ustawienia udostępniania dokumentów firmowych umożliwiają administratorom zarządzanie domyślnymi parametrami bezpieczeństwa udostępniania plików firmowych w kliencie WPS 365 dla Windows. W konsoli administracyjnej administratorzy mogą z wyprzedzeniem ustawić zakres autoryzacji, zakres uprawnień, reguły zarządzania współpracownikami oraz reguły powiadomień o udostępnianiu, aby członkowie zespołu stosowali spójne domyślne zasady podczas udostępniania plików lub folderów.

Najważniejsze możliwości obejmują:

Ustawianie domyślnego zakresu autoryzacji i zakresu uprawnień po włączeniu udostępniania plików lub folderów.
Konfigurowanie, kto może dodawać lub usuwać współpracowników w sekcjach My Cloud Docs i Team Docs.
Kontrolowanie, czy użytkownicy zewnętrzni spoza zespołu mogą dodawać lub usuwać współpracowników.
Określanie, czy administratorzy dokumentów otrzymują powiadomienia o zmianach dotyczących współpracowników.

Wymagania systemowe

Element	Wymaganie
System operacyjny	Urządzenie z systemem Windows, na którym klient WPS 365 działa prawidłowo
Wersja aplikacji	Zaleca się korzystanie z najnowszej wersji klienta WPS 365 lub WPS Office dla Windows
Sieć	Do otwarcia konsoli administracyjnej i zapisania wstępnych ustawień udostępniania wymagane jest stabilne połączenie z internetem
Inne	Konto z dostępem do firmowej konsoli administracyjnej i wymaganymi uprawnieniami administratora

Pobieranie i instalacja

Przed użyciem Wstępnych ustawień udostępniania dokumentów firmowych zainstaluj WPS Office lub klienta WPS 365 na urządzeniu z systemem Windows i upewnij się, że Twoje konto ma dostęp do konsoli administracyjnej.

Element	Szczegóły
Oficjalne pobieranie	Bezpłatne pobieranie WPS Office
Kontrola po instalacji	Po uruchomieniu upewnij się, że w lewym dolnym obszarze strony głównej jest dostępna opcja Admin Console

Źródło: Centrum pobierania WPS

Porównanie z alternatywami

Wymiar	WPS	Microsoft	Google	Notion	Adobe
Podsumowanie możliwości	Administratorzy mogą centralnie ustawiać domyślne ustawienia udostępniania plików firmowych, w tym zakres autoryzacji, zakres uprawnień, reguły zarządzania współpracownikami i reguły powiadomień.	Microsoft 365 umożliwia użytkownikom wybór uprawnień w ustawieniach linku oraz korzystanie z opcji Specific people do kontrolowania dostępu, ale oficjalna strona opisuje głównie działania wykonywane przy każdym udostępnieniu osobno.	Google Drive obsługuje role Viewer, Commenter i Editor, a kwalifikujące się konta służbowe lub szkolne mogą dodawać daty wygaśnięcia dla określonych odbiorców.	Notion umożliwia udostępnianie stron zaproszonym osobom, członkom obszaru roboczego lub za pomocą linków internetowych oraz obsługuje poziomy uprawnień i daty wygaśnięcia linków przy udostępnianiu w sieci.	Acrobat obsługuje udostępnianie linków do plików PDF i obiegi recenzji dokumentów, a oficjalna strona koncentruje się na działaniach związanych z udostępnianiem na poziomie pliku.
Zalety WPS	Zaleta: administratorzy mogą centralnie ustawiać domyślne reguły udostępniania zamiast polegać na ręcznej konfiguracji każdego udostępnienia przez użytkowników. Wyróżnik: ten sam obszar ustawień obejmuje domyślne uprawnienia, zarządzanie współpracownikami i powiadomienia administratora.	W porównaniu z WPS: oficjalny proces kładzie nacisk na wybór uprawnień podczas każdej czynności udostępniania, a mniej na scentralizowane firmowe ustawienia domyślne na tej stronie.	W porównaniu z WPS: role udostępniania i kontrola wygaśnięcia są jasno opisane, ale proces koncentruje się na udostępnianiu plików lub folderów, a nie na jednej, ujednoliconej stronie firmowych ustawień wstępnych.	W porównaniu z WPS: udostępnianie na poziomie strony jest elastyczne i obsługiwane jest wygasanie linków, ale produkt koncentruje się na współpracy w obszarze roboczym i na stronach, a nie na domyślnych ustawieniach udostępniania plików firmowych.	W porównaniu z WPS: Acrobat dobrze sprawdza się do udostępniania i recenzowania plików PDF, natomiast na wskazanej stronie mniej wyraźnie przedstawiono scentralizowane zarządzanie wstępnymi ustawieniami domyślnych zasad udostępniania dokumentów firmowych.
Oficjalne źródło	—	Udostępniaj swoje dokumenty	Udostępniaj pliki z Google Drive	Ustawienia udostępniania i uprawnień	Udostępniaj linki do plików PDF w Acrobat

Wnioski końcowe
Jeśli Twoja organizacja potrzebuje miejsca, w którym administratorzy mogą definiować domyślne zasady udostępniania dokumentów, WPS jest praktycznym rozwiązaniem do scentralizowanego zarządzania. Pozostałe produkty również oferują kontrolę udostępniania, ale opisane w nich procesy koncentrują się bardziej na udostępnianiu pojedynczych plików lub stron w momencie użycia.

Przykłady zastosowań

Nr	Scenariusz	Dla kogo	Główne wyzwanie	Jak pomaga ta funkcja
1	Standaryzacja firmowych zasad udostępniania	Administratorzy IT, administratorzy bezpieczeństwa informacji	Pracownicy stosują niespójne uprawnienia udostępniania	Ustaw domyślny zakres autoryzacji i zakres uprawnień
2	Porządkowanie zarządzania współpracownikami	Administratorzy dokumentów, liderzy zespołów	Współpracownicy mogą być dodawani lub usuwani bez jasno określonych zasad	Skonfiguruj, kto może dodawać lub usuwać współpracowników
3	Ograniczanie ryzyka współpracy zewnętrznej	Zespoły współpracujące z partnerami zewnętrznymi	Udział osób z zewnątrz może zwiększać ryzyko udostępniania	Ustaw, czy użytkownicy zewnętrzni mogą zmieniać listę współpracowników
4	Śledzenie zmian uprawnień	Administratorzy dokumentów	Zmiany dotyczące współpracowników mogą zachodzić bez odpowiedniej widoczności	Włącz powiadomienia o zmianach współpracowników
5	Regularny przegląd ustawień bezpieczeństwa	Zespoły operacyjne i ds. zgodności	Zasady udostępniania wymagają aktualizacji wraz ze zmianą potrzeb biznesowych	Regularnie sprawdzaj i zapisuj zaktualizowane ustawienia domyślne

Członkostwo i korzyści

Wersja bezpłatna a WPS Premium

Możliwość	Użytkownicy bezpłatni	WPS Premium
Podstawowe funkcje biurowe i podstawowe funkcje PDF	Dostępne	Dostępne
Pamięć w chmurze	1 GB	20 GB lub więcej, w zależności od planu
Plany udostępniania dla wielu użytkowników	Nie dotyczy	Dostępne w planach udostępniania dla wielu członków
Zaawansowane funkcje i rozszerzone korzyści	Ograniczone	Bardziej zaawansowane funkcje i rozszerzone korzyści

Źródło: strona cennika WPS Office

Rekomendacje

Scenariusz	Polecany plan	Dlaczego
Lekka praca biurowa do użytku osobistego	Plan bezpłatny	Odpowiedni do podstawowej pracy z dokumentami i podstawowego korzystania z PDF
Użytkownicy indywidualni potrzebujący większej przestrzeni w chmurze i zaawansowanych funkcji	Plan WPS Premium	Lepszy do regularnej pracy z dużą liczbą dokumentów i przy potrzebie zaawansowanych funkcji
Zespoły potrzebujące współdzielonego dostępu i scentralizowanego zarządzania	Plan udostępniania lub plan dla firm	Lepszy do współpracy wielu członków, przydzielania i zarządzania subskrypcjami

Centrum członkostwa WPS: Subskrybuj teraz