WindowsでWPS 差し込み印刷を使う方法

WPS 差し込み印刷は、8つの操作ガイドですべて会員登録なしで利用できます。操作ガイド一覧から項目を選び、手順に沿って作業を完了してください。

操作ガイド一覧

操作ガイド

1. 差し込み印刷タブを開く

開始位置: References → Mail Merge

1. 一括処理したいドキュメントを開きます。
2. References タブをクリックします。
3. Mail Merge をクリックして、関連ツール領域を開きます。

成功条件

• UIの状態: ウィンドウに差し込み印刷のコマンドが表示されます。
• 次の操作: 続けてデータソースを開くか、差し込みフィールドを挿入できます。

使用時のヒント

• よくあるミス: 先にドキュメントを開いていないと、後でフィールドを挿入する位置が分かりにくくなることがあります。

2. データソースを開く

開始位置: Mail Mergeタブ → Open Data Source

1. Mail Merge のツール領域を開きます。
2. Open Data Source をクリックします。
3. 宛先情報が含まれているExcelファイルを選択します。
4. データソースファイルには .xls 形式を推奨します。
5. Open をクリックして読み込みを完了します。

成功条件

• UIの状態: データソースが接続され、フィールドを選択できるようになります。
• 次の操作: 差し込みフィールドを挿入し、レコードをプレビューできます。

使用時のヒント

• よくあるミス: フィールド名が1行目に配置されていないと、その後のフィールド認識に影響する場合があります。
• 環境上の制限: 32ビット版のAccessDatabaseEngineデータベースエンジンが必要です。

3. 差し込みフィールドを挿入する

開始位置: Mail Mergeタブ → Insert Merge Field

1. ドキュメント内でデータを挿入したい位置にカーソルを置きます。
2. Insert Merge Field をクリックします。
3. ダイアログボックスで対応するフィールドを選択します。
4. Insert をクリックして、ドキュメント内にフィールドを配置します。
5. 必要なフィールドをすべて挿入するまで、この手順を繰り返します。

成功条件

• UIの状態: 対応する差し込みフィールドのマーカーがドキュメントに表示されます。
• 次の操作: 続けてプレビューするか、差し込み出力を実行できます。

使用時のヒント

• よくあるミス: カーソル位置が正しくないと、フィールドが誤った段落に挿入される場合があります。

4. 差し込み結果をプレビューする

開始位置: Mail Mergeタブ → View Merged Data

1. View Merged Data をクリックします。
2. 現在のレコードがドキュメント内でどのように表示されるかを確認します。
3. Previous または Next を使ってレコードを切り替えます。
4. 必要に応じて Last Record をクリックすると、最後のレコードに移動できます。

成功条件

• UIの状態: レコードを切り替えると、ドキュメントの内容も変わります。
• 次の操作: 確認後、ドキュメント、メール、またはプリンターに差し込めます。

使用時のヒント

• よくあるミス: 重要なフィールドをレコードごとに確認しないと、書式の問題に一括出力後まで気付けないことがあります。

5. 新しいドキュメントに差し込む

開始位置: Mail Mergeタブ → Merge to New Document

1. Merge to New Document をクリックします。
2. すべてのレコード、現在のレコード、または指定した範囲など、差し込み範囲を選択します。
3. OK をクリックして、差し込み済みドキュメントを生成します。

成功条件

• UIの状態: 新しい差し込み結果ドキュメントが作成されます。
• 次の操作: 新しいドキュメントを確認、保存、または印刷できます。

使用時のヒント

• よくあるミス: 先にレコードをプレビューせずに直接出力すると、結果を再生成する必要が生じる場合があります。

6. 差し込んで送信する

開始位置: Mail Mergeタブ → Merge and Send

1. Merge and Send をクリックします。
2. 宛先、件名、メール形式を設定します。
3. 送信するレコード範囲を選択します。
4. OK をクリックして、差し込み内容を送信します。

成功条件

• UIの状態: 送信設定が完了し、選択したレコードの処理が開始されます。
• 次の操作: データソースを調整するか、選択範囲を再送信できます。

使用時のヒント

• よくあるミス: 宛先フィールドを確認していないと、誤った相手に送信される可能性があります。
• 環境上の制限: メール送信には、利用可能なメール環境が必要です。

7. 別々の新しいドキュメントに差し込む

開始位置: Mail Mergeタブ → Merge to Different New Documents

1. Merge to Different New Documents をクリックします。
2. ファイル名の情報、保存形式、保存先を入力します。
3. 差し込み範囲を選択します。
4. OK をクリックして、複数の個別ドキュメントを生成します。

成功条件

• UIの状態: システムがレコードごとに複数の新しいファイルを出力します。
• 次の操作: 各ファイルを個別に保管、送信、または編集できます。

使用時のヒント

• よくあるミス: 保存先を事前に確認していないと、後でファイルを見つけるのに時間がかかることがあります。

8. プリンターに差し込む

開始位置: Mail Mergeタブ → Merge to Printer

1. Merge to Printer をクリックします。
2. 出力したいレコード範囲を選択します。
3. OK をクリックして、差し込み結果の印刷を開始します。

成功条件

• UIの状態: 印刷ジョブが印刷キューに入ります。
• 次の操作: 必要に応じて範囲を調整し、再度印刷できます。

使用時のヒント

• よくあるミス: 先にプリンターの状態を確認していないと、一括処理が中断される場合があります。
• 環境上の制限: 利用可能なプリンターが必要です。