macOSでWPSの差し込み印刷を使う方法

WPS Writerでは、macOS版WPSの差し込み印刷を8件のインデックス付きトピックで利用できます。8件は会員登録なしで利用可能で、会員限定のトピックは0件です。

操作ガイド一覧

操作ガイド

1. 差し込み印刷タブを開く

操作パス: References → Mail Merge

1. WPS Writerでドキュメントを開きます。
2. Referencesタブをクリックします。
3. Mail Mergeをクリックして、差し込み印刷タブを開きます。

成功条件

• 画面上の結果: 差し込み印刷に関連するコマンドがウィンドウ上部に表示されます。
• 次にできる操作: データソースを開くか、差し込みフィールドの挿入に進めます。

使用時のヒント

• よくある間違い: 最初にReferencesタブを開いていないと、差し込み印刷の項目が表示されない場合があります。

2. データソースを開く

操作パス: Mail Mergeタブ → Open Data Source

1. まずMail Mergeタブを開きます。
2. Open Data Sourceをクリックします。
3. 宛先情報が含まれているExcelファイルを選択します。
4. Openをクリックして、データソースを読み込みます。

成功条件

• 画面上の結果: データソースが接続され、フィールドを挿入できる状態になります。
• 次にできる操作: フィールドの選択、レコードのプレビュー、または差し込みの開始に進めます。

使用時のヒント

• よくある間違い: データソースの先頭行にはフィールド名を入力し、それ以降の行には実際のデータを入力してください。
• 動作環境に関する注意: よりスムーズに読み込むには、互換性のあるスプレッドシート形式を使用することをおすすめします。

3. 差し込みフィールドを挿入する

操作パス: Mail Mergeタブ → Insert Merge Field

1. データを表示したい位置にカーソルを置きます。
2. Insert Merge Fieldをクリックします。
3. ダイアログボックスで必要なフィールドを選択します。
4. Insertをクリックして、フィールドをドキュメントに追加します。
5. 必要なフィールドをすべて挿入するまで、この手順を繰り返します。

成功条件

• 画面上の結果: 差し込みフィールドがドキュメントに表示されます。
• 次にできる操作: プレビュー、差し込み、またはテンプレートの編集を続けられます。

使用時のヒント

• よくある間違い: フィールドを挿入する前にカーソル位置を確認し、誤った段落に挿入されないようにしてください。

4. 差し込み結果をプレビューする

操作パス: Mail Mergeタブ → View Merged Data

1. Mail Mergeタブを開きます。
2. View Merged Dataをクリックして、結果をプレビューします。
3. Previous RecordまたはNext Recordを使って、別のレコードを確認します。
4. 必要に応じて、Last Recordをクリックすると最後のレコードに移動できます。

成功条件

• 画面上の結果: レコードを切り替えると、ドキュメントの内容もそれに応じて変わります。
• 次にできる操作: 内容を確認したら、差し込み出力に進めます。

使用時のヒント

• よくある間違い: 最終出力の前に、氏名や住所などの重要なフィールドをレコードごとに確認してください。

5. 新しいドキュメントに差し込む

操作パス: Mail Mergeタブ → Merge to New Document

1. Mail Mergeタブを開きます。
2. Merge to New Documentをクリックします。
3. すべてのレコード、現在のレコード、または指定した範囲など、レコード範囲を選択します。
4. OKをクリックして、差し込み済みドキュメントを生成します。

成功条件

• 画面上の結果: 新しい差し込み結果ドキュメントが作成されます。
• 次にできる操作: 生成されたドキュメントを保存、編集、または印刷できます。

使用時のヒント

• よくある間違い: レコードの欠落や重複を防ぐため、出力前にレコード範囲を確認してください。

6. 差し込んで送信する

操作パス: Mail Mergeタブ → Merge and Send

1. Mail Mergeタブを開きます。
2. Merge and Sendをクリックします。
3. 宛先、件名、メール形式を設定します。
4. レコード範囲を選択します。
5. OKをクリックして、差し込み内容を送信します。

成功条件

• 画面上の結果: 送信処理が完了し、メール内容がレコードごとに生成されます。
• 次にできる操作: 他のレコードの処理を続けるか、テンプレートに戻って編集できます。

使用時のヒント

• よくある間違い: 送信前に、宛先フィールドと件名の設定を確認してください。
• 動作環境に関する注意: この操作には通常、インターネット接続が必要です。

7. 別々の新しいドキュメントに差し込む

操作パス: Mail Mergeタブ → Merge to Different New Documents

1. Mail Mergeタブを開きます。
2. Merge to Different New Documentsをクリックします。
3. ファイル名の情報、保存形式、保存先を入力します。
4. 差し込み範囲を選択します。
5. OKをクリックして、複数の個別ドキュメントを生成します。

成功条件

• 画面上の結果: 選択したレコードに基づいて、アプリが複数のファイルを作成します。
• 次にできる操作: 生成されたファイルを個別に確認、保存、または配布できます。

使用時のヒント

• よくある間違い: ファイルを管理しやすくするため、保存先と命名ルールを事前に確認してください。

8. プリンターに差し込む

操作パス: Mail Mergeタブ → Merge to Printer

1. Mail Mergeタブを開きます。
2. Merge to Printerをクリックします。
3. レコード範囲を選択します。
4. OKをクリックして、差し込み済みドキュメントの内容を印刷します。

成功条件

• 画面上の結果: 印刷ジョブがプリンターに送信されます。
• 次にできる操作: 必要に応じてテンプレートを調整したり、別のレコード範囲を選択したりできます。

使用時のヒント

• よくある間違い: 印刷前に、プリンターの接続状態と用紙設定を確認してください。