Come pianificare una sala riunioni in WPS su Windows

Usa Pianifica sala riunioni in WPS su Windows con 4 argomenti pratici, tra cui la creazione di una prenotazione della sala, il controllo dell'occupazione, la modifica di una prenotazione e l'annullamento di una prenotazione; 4 argomenti sono disponibili senza abbonamento e 0 sono correlati all'abbonamento.

Indice delle guide

Guida pratica

1. Prenotare una sala riunioni in un nuovo evento

Percorso: WPS Collaboration → Calendar → New Event → Select Meeting Room

1. Apri il client WPS Collaboration e fai clic su Calendar nel riquadro di navigazione a sinistra.
2. Fai clic su New Event per aprire l'editor dell'evento.
3. Nell'area Location/Meeting Room, fai clic su Select Meeting Room.
4. Controlla le sale riunioni disponibili e il relativo stato di occupazione in tempo reale.
5. Seleziona una sala libera nella fascia oraria desiderata.
6. Se viene visualizzato un avviso di conflitto, scegli un altro orario o un'altra sala.
7. Completa i dettagli dell'evento, ad esempio oggetto, partecipanti e promemoria.
8. Fai clic su Save per completare la prenotazione.
9. I partecipanti ricevono un invito che include le informazioni della sala riunioni.

Criteri di successo

• Risultato nell'interfaccia: Il nome della sala selezionata viene visualizzato nell'evento.
• Azione successiva disponibile: Puoi continuare a modificare partecipanti, promemoria e altri dettagli dell'evento.
• Conferma del risultato: L'invito salvato include le informazioni della sala.

Suggerimenti per l'uso

• Errore comune: Salvare l'evento prima di confermare che la sala sia libera può comportare modifiche aggiuntive in seguito.
• Nota sull'ambiente: Il tuo account deve avere accesso alle risorse delle sale riunioni dell'organizzazione.

2. Controllare l'occupazione della sala nel pannello della sala riunioni

Percorso: WPS Collaboration → Calendar → Meeting Room

1. Apri il client WPS Collaboration e fai clic su Calendar nel riquadro di navigazione a sinistra.
2. Fai clic su Meeting Room nell'area in alto a destra per aprire il pannello di prenotazione.
3. Usa i filtri Date e Time nella parte superiore per controllare le prenotazioni delle sale.
4. Controlla l'elenco delle sale sul lato sinistro del pannello.
5. Osserva la linea temporale rossa nell'area centrale per comprendere le prenotazioni correnti e imminenti.
6. Fai clic su un evento esistente per visualizzarne i dettagli.
7. Fai doppio clic su un'area oraria vuota per avviare rapidamente una nuova prenotazione della sala.

Criteri di successo

• Risultato nell'interfaccia: Puoi visualizzare l'elenco delle sale e il relativo stato di occupazione per fascia oraria.
• Azione successiva disponibile: Dal pannello puoi aprire i dettagli dell'evento o avviare una nuova prenotazione.

Suggerimenti per l'uso

• Errore comune: Dimenticare di cambiare il filtro della data o dell'ora prima di verificare la disponibilità.
• Nota sull'ambiente: Lo stato della sala richiede la sincronizzazione di rete per rimanere aggiornato.

3. Modificare una prenotazione esistente della sala riunioni

Percorso: WPS Collaboration → Calendar → Apri un evento prenotato esistente

1. Trova l'evento che include già una prenotazione della sala riunioni.
2. Fai clic sull'evento per aprirne i dettagli.
3. Seleziona l'opzione per modificare l'evento.
4. Modifica l'orario della riunione, se necessario.
5. Se la sala originale non è più disponibile, seleziona un'altra sala libera.
6. Controlla eventuali avvisi di disponibilità o conflitto mostrati dal sistema.
7. Fai clic su Save per aggiornare la prenotazione.

Criteri di successo

• Risultato nell'interfaccia: I dettagli dell'evento mostrano l'orario o la sala aggiornati.
• Azione successiva disponibile: Puoi continuare a condividere, avvisare i partecipanti o modificare di nuovo l'evento.
• Conferma del risultato: La prenotazione aggiornata viene sincronizzata con il calendario.

Suggerimenti per l'uso

• Errore comune: Modificare l'orario senza ricontrollare la disponibilità della sala.
• Nota sull'ambiente: Dopo l'aggiornamento, la sincronizzazione del calendario potrebbe richiedere qualche istante.

4. Annullare una prenotazione e liberare la sala

Percorso: WPS Collaboration → Calendar → Apri un evento prenotato esistente

1. Apri i dettagli dell'evento che ha prenotato la sala riunioni.
2. Apri la schermata di modifica o il menu Altre azioni.
3. Seleziona l'opzione per annullare la riunione o eliminare l'evento.
4. Conferma l'annullamento.
5. Verifica che la fascia oraria della sala risulti di nuovo libera.

Criteri di successo

• Risultato nell'interfaccia: L'evento originale non occupa più la fascia oraria della sala.
• Azione successiva disponibile: Altri utenti possono prenotare la sala per quell'orario.
• Nessun effetto collaterale: La riunione annullata non mantiene più occupata la risorsa della sala.

Suggerimenti per l'uso

• Errore comune: Annullare la riunione senza verificare che la prenotazione della sala sia stata effettivamente rilasciata.
• Nota sull'ambiente: In caso di ritardi di rete, lo stato di disponibilità potrebbe aggiornarsi poco dopo.