Come usare le Impostazioni delle autorizzazioni dei documenti del team di WPS su Windows

Usa le Impostazioni delle autorizzazioni dei documenti del team tramite 5 procedure guidate, tutte legate all'abbonamento o all'accesso al piano aziendale, e passa dall'indice direttamente all'impostazione che ti serve.

Indice delle procedure

Guida operativa

1. Aprire il pannello Impostazioni documento del team

Percorso di accesso: Documenti del team → Cartella del team di destinazione → Impostazioni del team → Impostazioni documento

1. Apri il client WPS 365.
2. Nella barra di navigazione a sinistra della home page, fai clic su Documenti del team.
3. Individua la cartella del team di destinazione.
4. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul nome della cartella del team e seleziona Impostazioni del team → Impostazioni documento.
5. Controlla le opzioni disponibili per le autorizzazioni dei documenti nel pannello espanso.

Criteri di esito positivo

• Risultato nell'interfaccia: si apre il pannello Impostazioni documento del team.
• Azione successiva disponibile: puoi visualizzare le opzioni per la modalità di modifica collaborativa, il controllo della condivisione esterna, le autorizzazioni predefinite, la gestione dei file condivisi e la definizione delle autorizzazioni dei file del team.

Suggerimenti per l'uso

• Nota sulle autorizzazioni: accedi con un account che disponga delle autorizzazioni di gestione del team.
• Nota sull'abbonamento: prima dell'uso, verifica l'etichetta dell'abbonamento e la disponibilità del piano aziendale.
• Nota sulla rete: mantieni il dispositivo connesso a Internet quando accedi ai documenti del team e sincronizzi le impostazioni.

2. Impostare l'apertura di tutti i documenti in modalità di modifica collaborativa

Percorso di accesso: Documenti del team → Cartella del team di destinazione → Impostazioni del team → Impostazioni documento → Apri tutti i documenti in modalità di modifica collaborativa

1. Apri il pannello Impostazioni documento seguendo la sezione precedente.
2. Individua Apri tutti i documenti in modalità di modifica collaborativa.
3. Attiva l'opzione in base alle esigenze di collaborazione del tuo team.
4. Chiudi il pannello oppure continua con altre impostazioni delle autorizzazioni.

Criteri di esito positivo

• Risultato nell'interfaccia: l'opzione è attivata.
• Azione successiva disponibile: da questo momento, i membri del team apriranno i documenti del team in modalità di modifica collaborativa.

Suggerimenti per l'uso

• Errore comune: se modifichi le impostazioni prima di accedere alla cartella del team corretta, potresti aggiornare il team sbagliato.
• Nota sull'abbonamento: questa funzionalità dipende dal piano di collaborazione del team disponibile per l'account.

3. Configurare il controllo della condivisione esterna

Percorso di accesso: Documenti del team → Cartella del team di destinazione → Impostazioni del team → Impostazioni documento → Controllo della condivisione esterna

1. Apri il pannello Impostazioni documento.
2. Individua Controllo della condivisione esterna.
3. Imposta se i file del team possono essere condivisi all'esterno dell'azienda o del team, in base alla tua policy.
4. Conferma l'impostazione ed esci, oppure continua con altri elementi di autorizzazione.

Criteri di esito positivo

• Risultato nell'interfaccia: la regola di condivisione esterna viene applicata al team corrente.
• Azione successiva disponibile: quando condividono file, i membri del team sono soggetti ai limiti dell'ambito di condivisione configurato.

Suggerimenti per l'uso

• Errore comune: aggiornare la regola prima di confermare la policy di collaborazione esterna del team può interrompere i flussi di lavoro esistenti con i partner.
• Suggerimento d'uso: informa i membri interessati prima di modificare la regola, così le restrizioni di condivisione non creeranno confusione.

4. Impostare le autorizzazioni file predefinite per i membri esterni

Percorso di accesso: Documenti del team → Cartella del team di destinazione → Impostazioni del team → Impostazioni documento → Autorizzazioni file predefinite per i membri esterni

1. Apri il pannello Impostazioni documento.
2. Individua Autorizzazioni file predefinite per i membri esterni.
3. Imposta il livello di accesso predefinito che i membri esterni devono ricevere dopo essere entrati nel team.
4. Salva l'impostazione in modo che i nuovi membri esterni aggiunti seguano la regola predefinita.

Criteri di esito positivo

• Risultato nell'interfaccia: la regola di autorizzazione predefinita è stata salvata.
• Azione successiva disponibile: i nuovi membri esterni aggiunti ricevono l'accesso in base a tale regola predefinita.

Suggerimenti per l'uso

• Errore comune: non distinguere tra gli scenari dei membri interni ed esterni può causare una configurazione imprevista delle autorizzazioni predefinite.
• Suggerimento d'uso: controlla regolarmente la regola predefinita se il team collabora con partner esterni.

5. Gestire i file condivisi e definire le autorizzazioni dei file del team

Percorso di accesso: Documenti del team → Cartella del team di destinazione → Impostazioni del team → Impostazioni documenti → Gestione dei file condivisi / Definizione delle autorizzazioni dei file del team

1. Apri il pannello Impostazioni documento.
2. Apri Gestione dei file condivisi per controllare i file già condivisi nel team.
3. Controlla lo stato di condivisione corrente e procedi con le eventuali azioni successive necessarie.
4. Torna al pannello e apri Definizione delle autorizzazioni dei file del team.
5. Gestisci le autorizzazioni per tutti i documenti del team oppure personalizzale in base alle regole del team.

Criteri di successo

• Risultato nell'interfaccia: puoi consultare l'elenco dei file condivisi e accedere all'area di definizione delle autorizzazioni dei file del team.
• Azione successiva disponibile: puoi continuare a modificare le autorizzazioni dei documenti in base alle regole del team.

Suggerimenti per l'uso

• Errore comune: controllare un solo file e trascurare la coerenza a livello di regole del team.
• Suggerimento d'uso: controlla regolarmente i file condivisi, in modo che i link di condivisione meno recenti non restino attivi più a lungo del necessario.