Cara Menggunakan Surat Massal WPS di Windows

Gunakan Surat Massal WPS melalui 8 topik panduan, semuanya tersedia tanpa keanggotaan; pilih topik dari Indeks Panduan lalu ikuti langkah-langkahnya untuk menyelesaikan tugas.

Indeks Panduan

Panduan

1. Buka tab Surat Massal

Titik masuk: Referensi → Surat Massal

1. Buka dokumen yang ingin Anda proses secara massal.
2. Klik tab Referensi .
3. Klik Surat Massal untuk membuka area alat terkait.

Kriteria Keberhasilan

• Status UI: Perintah Surat Massal muncul di jendela.
• Tindakan berikutnya: Anda dapat melanjutkan dengan membuka sumber data atau menyisipkan bidang gabungan.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Jika Anda tidak membuka dokumen terlebih dahulu, posisi penyisipan untuk bidang berikutnya mungkin menjadi tidak jelas.

2. Buka sumber data

Titik masuk: Tab Surat Massal → Buka Sumber Data

1. Buka area alat Surat Massal .
2. Klik Buka Sumber Data.
3. Pilih file Excel yang berisi informasi penerima.
4. Format .xls direkomendasikan untuk file sumber data.
5. Klik Buka untuk menyelesaikan pemuatannya.

Kriteria Keberhasilan

• Status UI: Sumber data terhubung dan bidang dapat dipilih.
• Tindakan berikutnya: Anda dapat menyisipkan bidang gabungan dan meninjau data.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Jika nama bidang tidak ditempatkan pada baris pertama, pengenalan bidang pada langkah berikutnya dapat terpengaruh.
• Batasan lingkungan: Mesin database AccessDatabaseEngine 32-bit diperlukan.

3. Menyisipkan field gabungan

Titik masuk: Tab Surat Massal → Insert Merge Field

1. Letakkan kursor di posisi tempat Anda ingin menyisipkan data dalam dokumen.
2. Klik Insert Merge Field.
3. Pilih field yang sesuai di kotak dialog.
4. Klik Insert untuk menempatkan field ke dalam dokumen.
5. Ulangi langkah-langkah ini hingga semua field yang diperlukan disisipkan.

Kriteria Keberhasilan

• Status UI: Penanda field gabungan yang sesuai muncul di dokumen.
• Tindakan berikutnya: Anda dapat melanjutkan untuk melihat pratinjau atau menjalankan hasil penggabungan.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Jika posisi kursor salah, field dapat disisipkan ke paragraf yang tidak tepat.

4. Melihat pratinjau hasil penggabungan

Titik masuk: Tab Surat Massal → View Merged Data

1. Klik View Merged Data.
2. Periksa bagaimana record saat ini ditampilkan dalam dokumen.
3. Gunakan Previous atau Next untuk berpindah antar-record.
4. Jika perlu, klik Last Record untuk langsung ke record terakhir.

Kriteria Keberhasilan

• Status UI: Konten dokumen berubah saat Anda berpindah record.
• Tindakan berikutnya: Setelah dikonfirmasi, Anda dapat menggabungkan ke dokumen, email, atau printer.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Jika Anda tidak meninjau field penting satu per satu untuk setiap record, masalah format mungkin baru terlihat setelah output batch dibuat.

5. Menggabungkan ke dokumen baru

Titik masuk: Tab Surat Massal → Merge to New Document

1. Klik Merge to New Document.
2. Pilih rentang penggabungan, seperti semua record, record saat ini, atau rentang tertentu.
3. Klik OK untuk membuat dokumen hasil penggabungan.

Kriteria Keberhasilan

• Status UI: Dokumen baru berisi hasil penggabungan berhasil dibuat.
• Tindakan berikutnya: Anda dapat meninjau, menyimpan, atau mencetak dokumen baru tersebut.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Jika Anda langsung mengekspor tanpa melihat pratinjau record terlebih dahulu, Anda mungkin perlu membuat ulang hasilnya.

6. Menggabungkan dan mengirim

Titik masuk: Tab Surat Massal → Merge and Send

1. Klik Merge and Send.
2. Atur penerima, subjek, dan format email.
3. Pilih rentang record yang akan dikirim.
4. Klik OK untuk mengirim konten hasil penggabungan.

Kriteria Keberhasilan

• Status UI: Pengaturan pengiriman selesai dan record yang dipilih mulai diproses.
• Tindakan berikutnya: Anda dapat menyesuaikan sumber data atau mengirim ulang rentang yang dipilih.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Jika field penerima tidak diperiksa, pesan dapat terkirim ke tujuan yang salah.
• Batasan lingkungan: Lingkungan email yang berfungsi diperlukan untuk mengirim email.

7. Menggabungkan ke beberapa dokumen baru yang berbeda

Titik masuk: Tab Surat Massal → Gabungkan ke Dokumen Baru yang Berbeda

1. Klik Gabungkan ke Dokumen Baru yang Berbeda.
2. Masukkan informasi penamaan file, jenis penyimpanan, dan lokasi penyimpanan.
3. Pilih rentang penggabungan.
4. Klik OK untuk membuat beberapa dokumen terpisah.

Kriteria Keberhasilan

• Status UI: Sistem menghasilkan beberapa file baru berdasarkan record.
• Tindakan berikutnya: Anda dapat mengarsipkan, mengirim, atau mengedit setiap file secara terpisah.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Jika lokasi penyimpanan tidak ditentukan terlebih dahulu, pencarian file nanti dapat memakan waktu lebih lama.

8. Gabungkan ke printer

Titik masuk: Tab Surat Massal → Gabungkan ke Printer

1. Klik Gabungkan ke Printer.
2. Pilih rentang record yang ingin Anda keluarkan.
3. Klik OK untuk mulai mencetak hasil penggabungan.

Kriteria Keberhasilan

• Status UI: Tugas cetak masuk ke antrean cetak.
• Tindakan berikutnya: Anda dapat menyesuaikan rentangnya dan mencetak lagi jika diperlukan.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Jika Anda tidak memeriksa status printer terlebih dahulu, tugas batch dapat terhenti.
• Batasan lingkungan: Printer yang tersedia diperlukan.