Cara Tambahkan dan Undang Anggota di WPS pada Windows

Gunakan fitur Tambahkan dan Undang Anggota di WPS pada Windows melalui 3 topik panduan, yaitu Tambah Anggota, Undang Anggota untuk Bergabung, dan Pengaturan Undangan; pilih topik dari indeks lalu ikuti langkah-langkahnya.

Indeks Panduan

Panduan

1. Tambah Anggota

Titik masuk: Admin Console → Contacts → Organization Structure → Add Members

1. Buka klien WPS lalu masuk ke Admin Console dari area kiri bawah halaman beranda.
2. Klik Contacts di panel navigasi sebelah kiri.
3. Klik Organization Structure di daftar drop-down.
4. Klik tombol Add Members di area kanan atas halaman.
5. Isi detail anggota di panel samping, termasuk nama, departemen, dan setidaknya salah satu dari email atau nomor telepon.
6. Jika perlu menambahkan detail lainnya, klik Fill in More Information untuk melengkapi profil.
7. Klik Save untuk menyelesaikan, atau klik Save and Continue Adding untuk melanjutkan memasukkan anggota berikutnya.

Kriteria Keberhasilan

• Informasi anggota baru tersimpan di direktori perusahaan.
• Entri anggota dapat ditemukan di struktur organisasi.

Tips Saat Menggunakan

• Nama dan departemen adalah kolom wajib.
• Setidaknya salah satu dari nomor telepon atau email harus diisi.
• Anda dapat memilih beberapa departemen, dan departemen pertama akan menjadi departemen utama.

2. Undang Anggota untuk Bergabung

Titik masuk: Admin Console → Contacts → Organization Structure → Invite to Join

1. Buka halaman Organization Structure .
2. Klik tombol Invite to Join .
3. Periksa tautan undangan dan kode QR undangan yang dibuat.
4. Jika perlu, klik Change Department di bagian atas halaman untuk mengganti departemen yang diundang.
5. Kirim tautan undangan atau kode QR kepada orang yang perlu bergabung.
6. Setelah membuka tautan, anggota memilih identitas lalu mengikuti petunjuk untuk menyelesaikan proses.
7. Jika persetujuan bergabung diaktifkan, tunggu admin menyetujui permintaan sebelum anggota resmi bergabung.

Kriteria Keberhasilan

• Tautan undangan atau kode QR yang dapat dibagikan dibuat di halaman.
• Setelah anggota mengirimkan permintaan, proses dapat berlanjut ke tahap persetujuan atau bergabung.

Tips Saat Menggunakan

• Secara default, tautan undangan berlaku jangka panjang, dan tautan lama akan menjadi tidak valid setelah admin meresetnya.
• Jika persetujuan diaktifkan, anggota tetap memerlukan persetujuan admin setelah mengirimkan permintaan.

3. Pengaturan Undangan

Titik masuk: Area kanan atas halaman Invite to Join → Pengaturan Undangan

1. Di halaman Invite to Join, klik Pengaturan Undangan di area kanan atas.
2. Atur informasi yang wajib diisi untuk permintaan bergabung. Anda dapat memilih Nama Asli, Email atau Nama Asli, Email, Catatan.
3. Aktifkan atau nonaktifkan Izinkan anggota mengundang rekan kerja untuk bergabung dengan perusahaan sesuai kebutuhan.
4. Aktifkan atau nonaktifkan Izinkan anggota eksternal mengajukan permintaan untuk bergabung dengan perusahaan saat mengakses dokumen perusahaan sesuai kebutuhan.
5. Aktifkan atau nonaktifkan Izinkan anggota eksternal mengajukan permintaan untuk bergabung dengan perusahaan saat mengakses tim perusahaan sesuai kebutuhan.
6. Klik Pratinjau untuk memeriksa halaman permintaan bergabung.

Kriteria Keberhasilan

• Pengaturan undangan disimpan sesuai kebutuhan perusahaan.
• Halaman permintaan bergabung menampilkan pengaturan saat ini.

Tips Saat Menggunakan

• Setelah tombol alih terkait dinonaktifkan, pengunjung eksternal tidak lagi dapat memulai permintaan bergabung dari titik masuk tersebut.
• Setelah kolom aplikasi yang wajib diisi diubah, permintaan baru akan mengikuti aturan yang diperbarui.