Windows पर WPS मेल मर्ज का उपयोग कैसे करें

WPS मेल मर्ज का उपयोग 8 मार्गदर्शिका विषयों के साथ करें। ये सभी बिना सदस्यता के उपलब्ध हैं। How-to Index से कोई विषय चुनें और कार्य पूरा करने के लिए चरणों का पालन करें।

मार्गदर्शिका सूचकांक

कैसे करें गाइड

1. मेल मर्ज टैब खोलें

प्रवेश बिंदु: References → Mail Merge

1. जिस दस्तावेज़ को आप बैच में प्रोसेस करना चाहते हैं, उसे खोलें।
2. References टैब पर क्लिक करें।
3. संबंधित टूल क्षेत्र खोलने के लिए Mail Merge पर क्लिक करें।

सफलता के मानदंड

• UI स्थिति: विंडो में मेल मर्ज कमांड दिखाई देते हैं।
• अगले कदम: आप डेटा स्रोत खोलना या मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित करना जारी रख सकते हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• सामान्य गलतियाँ: यदि आप पहले दस्तावेज़ नहीं खोलते हैं, तो बाद में फ़ील्ड डालने की स्थिति स्पष्ट नहीं हो सकती।

2. डेटा स्रोत खोलें

प्रवेश बिंदु: Mail Merge टैब → Open Data Source

1. Mail Merge टूल क्षेत्र खोलें।
2. Open Data Source पर क्लिक करें।
3. प्राप्तकर्ता की जानकारी वाली Excel फ़ाइल चुनें।
4. डेटा स्रोत फ़ाइल के लिए .xls फ़ॉर्मैट की अनुशंसा की जाती है।
5. लोडिंग पूरी करने के लिए Open पर क्लिक करें।

सफलता के मानदंड

• UI स्थिति: डेटा स्रोत कनेक्ट हो गया है और फ़ील्ड चुने जा सकते हैं।
• अगले कदम: आप मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित कर सकते हैं और रिकॉर्ड का पूर्वावलोकन कर सकते हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• सामान्य गलतियाँ: यदि फ़ील्ड नाम पहली पंक्ति में नहीं रखे गए हैं, तो बाद में फ़ील्ड की पहचान प्रभावित हो सकती है।
• पर्यावरण सीमाएँ: 32-bit AccessDatabaseEngine डेटाबेस इंजन आवश्यक है।

3. मर्ज फ़ील्ड सम्मिलित करें

प्रवेश बिंदु: Mail Merge टैब → Insert Merge Field

1. दस्तावेज़ में जहाँ आप डेटा सम्मिलित करना चाहते हैं, वहाँ कर्सर रखें।
2. Insert Merge Field पर क्लिक करें।
3. डायलॉग बॉक्स में संबंधित फ़ील्ड चुनें।
4. दस्तावेज़ में फ़ील्ड रखने के लिए Insert पर क्लिक करें।
5. जब तक सभी आवश्यक फ़ील्ड सम्मिलित न हो जाएँ, इन चरणों को दोहराएँ।

सफलता के मानदंड

• UI स्थिति: दस्तावेज़ में संबंधित मर्ज फ़ील्ड मार्कर दिखाई देते हैं।
• अगले कदम: आप पूर्वावलोकन जारी रख सकते हैं या मर्ज आउटपुट चला सकते हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• सामान्य गलतियाँ: यदि कर्सर गलत स्थान पर है, तो फ़ील्ड गलत अनुच्छेद में डाला जा सकता है।

4. मर्ज परिणामों का पूर्वावलोकन करें

प्रवेश बिंदु: Mail Merge टैब → View Merged Data

1. View Merged Data पर क्लिक करें।
2. जाँचें कि वर्तमान रिकॉर्ड दस्तावेज़ में कैसा दिखाई देता है।
3. रिकॉर्ड के बीच स्विच करने के लिए Previous या Next का उपयोग करें।
4. यदि आवश्यक हो, तो अंतिम रिकॉर्ड पर जाने के लिए Last Record पर क्लिक करें।

सफलता के मानदंड

• UI स्थिति: रिकॉर्ड बदलने पर दस्तावेज़ की सामग्री बदलती है।
• अगले कदम: पुष्टि के बाद, आप दस्तावेज़, ईमेल या प्रिंटर में मर्ज कर सकते हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• सामान्य गलतियाँ: यदि आप मुख्य फ़ील्ड्स की रिकॉर्ड-दर-रिकॉर्ड जाँच नहीं करते हैं, तो फ़ॉर्मैटिंग संबंधी समस्याएँ केवल बैच आउटपुट के बाद ही दिखाई दे सकती हैं।

5. नए दस्तावेज़ में मर्ज करें

प्रवेश बिंदु: Mail Merge टैब → Merge to New Document

1. Merge to New Document पर क्लिक करें।
2. मर्ज की सीमा चुनें, जैसे सभी रिकॉर्ड, वर्तमान रिकॉर्ड या कोई निर्दिष्ट सीमा।
3. मर्ज किया गया दस्तावेज़ बनाने के लिए OK पर क्लिक करें।

सफलता के मानदंड

• UI स्थिति: एक नया मर्ज किया गया परिणाम दस्तावेज़ बनाया जाता है।
• अगले कदम: आप नए दस्तावेज़ की समीक्षा, उसे सहेज या प्रिंट कर सकते हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• सामान्य गलतियाँ: यदि आप पहले रिकॉर्ड का पूर्वावलोकन किए बिना सीधे आउटपुट करते हैं, तो आपको परिणाम फिर से बनाना पड़ सकता है।

6. मर्ज करें और भेजें

प्रवेश बिंदु: Mail Merge टैब → Merge and Send

1. Merge and Send पर क्लिक करें।
2. प्राप्तकर्ता, विषय और ईमेल प्रारूप सेट करें।
3. भेजने के लिए रिकॉर्ड की सीमा चुनें।
4. मर्ज की गई सामग्री भेजने के लिए OK पर क्लिक करें।

सफलता के मानदंड

• UI स्थिति: भेजने की सेटिंग पूरी हो जाती है और चुने गए रिकॉर्ड प्रोसेस होना शुरू हो जाते हैं।
• अगले कदम: आप डेटा स्रोत समायोजित कर सकते हैं या चुनी गई सीमा को फिर से भेज सकते हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• सामान्य गलतियाँ: यदि प्राप्तकर्ता फ़ील्ड की जाँच नहीं की जाती, तो संदेश गलत लक्ष्य को भेजा जा सकता है।
• पर्यावरण सीमाएँ: मेल भेजने के लिए कार्यशील ईमेल वातावरण आवश्यक है।

7. अलग-अलग नए दस्तावेज़ों में मर्ज करें

प्रवेश बिंदु: Mail Merge टैब → Merge to Different New Documents

1. Merge to Different New Documents पर क्लिक करें।
2. फ़ाइल नामकरण जानकारी, सहेजने का प्रकार और सहेजने का स्थान दर्ज करें।
3. मर्ज की सीमा चुनें।
4. अलग-अलग कई दस्तावेज़ बनाने के लिए OK पर क्लिक करें।

सफलता के मानदंड

• UI स्थिति: सिस्टम रिकॉर्ड के अनुसार कई नई फ़ाइलें आउटपुट करता है।
• अगले कदम: आप प्रत्येक फ़ाइल को अलग-अलग संग्रहित, भेज या संपादित कर सकते हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• सामान्य गलतियाँ: यदि सहेजने का स्थान पहले से पुष्टि नहीं किया गया है, तो बाद में फ़ाइलें ढूँढने में अधिक समय लग सकता है।

8. प्रिंटर पर मर्ज करें

प्रवेश बिंदु: Mail Merge टैब → Merge to Printer

1. Merge to Printer पर क्लिक करें।
2. वह रिकॉर्ड सीमा चुनें जिसे आप आउटपुट करना चाहते हैं।
3. मर्ज किए गए परिणाम की प्रिंटिंग शुरू करने के लिए OK पर क्लिक करें।

सफलता के मानदंड

• UI स्थिति: प्रिंट कार्य प्रिंट कतार में चला जाता है।
• अगले कदम: आवश्यकता होने पर आप सीमा समायोजित कर सकते हैं और फिर से प्रिंट कर सकते हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• सामान्य गलतियाँ: यदि आप पहले प्रिंटर की स्थिति की पुष्टि नहीं करते हैं, तो बैच कार्य बाधित हो सकता है।
• पर्यावरण सीमाएँ: एक उपलब्ध प्रिंटर आवश्यक है।