Comment utiliser le publipostage WPS sur Windows

Utilisez le publipostage WPS avec 8 sujets pratiques, tous disponibles sans abonnement ; choisissez un sujet dans l'index des guides et suivez les étapes pour accomplir la tâche.

Index des guides

Guide pratique

1. Ouvrir l'onglet Publipostage

Point d'entrée : Références → Publipostage

1. Ouvrez le document que vous souhaitez traiter par lots.
2. Cliquez sur l'onglet Références .
3. Cliquez sur Publipostage pour ouvrir la zone d'outils correspondante.

Critères de réussite

• État de l'interface : Les commandes de publipostage apparaissent dans la fenêtre.
• Actions suivantes : Vous pouvez continuer en ouvrant une source de données ou en insérant des champs de fusion.

Conseils d'utilisation

• Erreurs courantes : Si vous n'ouvrez pas le document au préalable, la position d'insertion des champs ultérieurs peut être incertaine.

2. Ouvrir une source de données

Point d'entrée : Onglet Publipostage → Ouvrir la source de données

1. Ouvrez la zone d'outils Publipostage .
2. Cliquez sur Ouvrir la source de données.
3. Sélectionnez le fichier Excel contenant les informations des destinataires.
4. Le format .xls est recommandé pour le fichier de source de données.
5. Cliquez sur Ouvrir pour terminer le chargement.

Critères de réussite

• État de l'interface : La source de données est connectée et les champs peuvent être sélectionnés.
• Actions suivantes : Vous pouvez insérer des champs de fusion et prévisualiser les enregistrements.

Conseils d'utilisation

• Erreurs courantes : Si les noms de champs ne sont pas placés dans la première ligne, la reconnaissance ultérieure des champs peut être affectée.
• Limites de l'environnement : Le moteur de base de données AccessDatabaseEngine 32 bits est requis.

3. Insérer les champs de fusion

Point d'entrée : Onglet Publipostage → Insérer un champ de fusion

1. Placez le curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer des données dans le document.
2. Cliquez sur Insérer un champ de fusion.
3. Sélectionnez le champ correspondant dans la boîte de dialogue.
4. Cliquez sur Insérer pour placer le champ dans le document.
5. Répétez ces étapes jusqu'à ce que tous les champs requis soient insérés.

Critères de réussite

• État de l'interface : Les marqueurs de champ de fusion correspondants apparaissent dans le document.
• Actions suivantes : Vous pouvez continuer à prévisualiser ou à exécuter la fusion.

Conseils d'utilisation

• Erreurs courantes : Si le curseur est mal positionné, le champ peut être inséré dans le mauvais paragraphe.

4. Prévisualiser les résultats de la fusion

Point d'entrée : Onglet Publipostage → Afficher les données fusionnées

1. Cliquez sur Afficher les données fusionnées.
2. Vérifiez comment l'enregistrement actuel apparaît dans le document.
3. Utilisez Précédent ou Suivant pour basculer entre les enregistrements.
4. Si nécessaire, cliquez sur Dernier enregistrement pour accéder au dernier enregistrement.

Critères de réussite

• État de l'interface : Le contenu du document change lorsque vous basculez entre les enregistrements.
• Actions suivantes : Après vérification, vous pouvez fusionner vers un document, un e-mail ou une imprimante.

Conseils d'utilisation

• Erreurs courantes : Si vous ne vérifiez pas les champs clés enregistrement par enregistrement, des problèmes de mise en forme peuvent n'apparaître qu'après la sortie en lot.

5. Fusionner vers un nouveau document

Point d'entrée : Onglet Publipostage → Fusionner vers un nouveau document

1. Cliquez sur Fusionner vers un nouveau document.
2. Sélectionnez la plage de fusion, par exemple tous les enregistrements, l'enregistrement actuel ou une plage spécifiée.
3. Cliquez sur OK pour générer le document fusionné.

Critères de réussite

• État de l'interface : Un nouveau document de résultat fusionné est créé.
• Actions suivantes : Vous pouvez consulter, enregistrer ou imprimer le nouveau document.

Conseils d'utilisation

• Erreurs courantes : Si vous générez directement la sortie sans prévisualiser les enregistrements au préalable, vous devrez peut-être régénérer le résultat.

6. Fusionner et envoyer

Point d'entrée : Onglet Publipostage → Fusionner et envoyer

1. Cliquez sur Fusionner et envoyer.
2. Définissez le destinataire, l'objet et le format de l'e-mail.
3. Sélectionnez la plage d'enregistrements à envoyer.
4. Cliquez sur OK pour envoyer le contenu fusionné.

Critères de réussite

• État de l'interface : Les paramètres d'envoi sont configurés et les enregistrements sélectionnés commencent à être traités.
• Actions suivantes : Vous pouvez ajuster la source de données ou renvoyer une plage sélectionnée.

Conseils d'utilisation

• Erreurs courantes : Si le champ destinataire n'est pas vérifié, le message peut être envoyé à la mauvaise cible.
• Limites de l'environnement : Un environnement de messagerie fonctionnel est requis pour envoyer des e-mails.

7. Fusionner vers différents nouveaux documents

Point d'entrée : Onglet Publipostage → Fusionner vers différents nouveaux documents

1. Cliquez sur Fusionner vers différents nouveaux documents.
2. Saisissez les informations de nommage des fichiers, le type d'enregistrement et l'emplacement de sauvegarde.
3. Sélectionnez la plage de fusion.
4. Cliquez sur OK pour générer plusieurs documents distincts.

Critères de réussite

• État de l'interface : Le système génère plusieurs nouveaux fichiers par enregistrement.
• Actions suivantes : Vous pouvez archiver, envoyer ou modifier chaque fichier séparément.

Conseils d'utilisation

• Erreurs courantes : Si l'emplacement de sauvegarde n'est pas confirmé à l'avance, la recherche des fichiers peut prendre plus de temps.

8. Fusionner vers une imprimante

Point d'entrée : Onglet Publipostage → Fusionner vers une imprimante

1. Cliquez sur Fusionner vers une imprimante.
2. Sélectionnez la plage d'enregistrements à imprimer.
3. Cliquez sur OK pour lancer l'impression du résultat fusionné.

Critères de réussite

• État de l'interface : La tâche d'impression est envoyée dans la file d'attente.
• Actions suivantes : Vous pouvez ajuster la plage et imprimer à nouveau si nécessaire.

Conseils d'utilisation

• Erreurs courantes : Si vous ne vérifiez pas l'état de l'imprimante au préalable, la tâche par lots peut être interrompue.
• Limites de l'environnement : Une imprimante disponible est requise.