Comment utiliser le transfert de documents WPS pour les membres partants sur Windows

Utilisez le transfert de documents pour les membres partants avec 4 sujets pratiques, tous disponibles dans la console d'administration ; choisissez un sujet dans l'index des guides et suivez le chemin d'accès et les étapes pour accomplir la tâche.

Index des guides

Guide pratique

1. Ouvrir l'entrée de transfert du membre partant

Chemin d'accès : Console d'administration → Contacts → Structure de l'organisation → Anciens membres → Transfert

1. Ouvrez le client WPS 365.
2. Cliquez sur Console d'administration dans la zone inférieure gauche de la page d'accueil du client.
3. Cliquez sur Contacts dans le panneau de gauche.
4. Cliquez sur Structure de l'organisation dans la liste déroulante.
5. Passez à la page Anciens membres .
6. Sélectionnez le membre à transférer dans la liste des anciens membres.
7. Cliquez sur le bouton Transfert dans la zone supérieure droite de la page.

Critères de réussite

• La page de transfert du membre partant s'ouvre correctement.
• Vous pouvez continuer à examiner les actifs en attente du membre sur la page actuelle.

Conseils d'utilisation

• L'accès à la console d'administration est requis.
• L'action de transfert nécessite qu'un ancien membre soit sélectionné dans la liste.

2. Examiner les actifs d'entreprise en attente de transfert

Chemin d'accès : Page de transfert

1. Examinez les actifs listés sur la page de transfert.
2. Confirmez le périmètre des actifs d'entreprise affichés sur la page.
3. Vérifiez les documents du membre, les autorisations des documents d'équipe, les agendas et réunions, les e-mails et autres éléments listés.

Critères de réussite

• La page affiche les actifs d'entreprise du membre partant.
• L'administrateur peut décider de poursuivre ou non le transfert.

Conseils d'utilisation

• Il est recommandé de terminer l'examen des actifs avant de sélectionner le destinataire.
• Si votre entreprise a un processus interne d'approbation de départ, conservez le résultat de l'examen avec ce processus.

3. Sélectionner un destinataire et effectuer le transfert des documents

Chemin d'accès : Page de transfert → Sélectionner le destinataire

1. Cliquez sur la zone de sélection du destinataire sur la page de transfert.
2. Sélectionnez la personne qui recevra les documents.
3. Confirmez que le destinataire a déjà rejoint la structure organisationnelle de l'entreprise.
4. Cliquez sur OK.
5. Attendez la fin du transfert en un clic.

Critères de réussite

• Les documents d'entreprise sont transférés au destinataire sélectionné.
• Une fois le transfert terminé, l'ancien membre n'est plus le détenteur de ces documents d'entreprise.

Conseils d’utilisation

• Le destinataire doit déjà faire partie de la structure organisationnelle de l’entreprise.
• Vérifiez soigneusement l’identité du destinataire avant de confirmer.
• Le flux actuel transfère les documents à un seul destinataire lors d’un transfert.

4. Gérer le compte du membre partant après le transfert

Chemin d’accès : Processus de gestion des membres après le transfert

1. Confirmez que le transfert de documents est terminé.
2. Revenez à la page de gestion des anciens membres.
3. Supprimez ou désactivez le compte d’entreprise de l’employé partant selon la politique de votre entreprise.

Critères de réussite

• Le transfert de documents et la gestion du compte sont effectués dans le cadre d’un processus de départ complet.
• Le compte partant ne conserve plus d’accès d’entreprise inutile.

Conseils d’utilisation

• Il est recommandé de désactiver ou de supprimer le compte uniquement après confirmation du transfert.
• Vous pouvez intégrer cette étape dans un processus de départ standard pour réduire les oublis.