Utilisez le rappel de transfert de documents pour les membres quittant l’entreprise avec 3 sujets pratiques, notamment l’activation du rappel, la modification du message et son ajout à un processus de départ ; choisissez un sujet dans l’index et suivez les étapes.

Index des guides pratiques

N°	Sujet	Exigence d’adhésion
1	1. Activer le rappel de transfert de documents	Gratuit
2	2. Définir le contenu du message du rappel	Gratuit
3	3. Ajouter le rappel au processus de départ	Gratuit

Guide pratique

1. Activer le rappel de transfert de documents

Chemin d’accès : Console d’administration → Paramètres d’entreprise → Paramètres généraux

Ouvrez le client WPS 365.
Cliquez sur l’entrée Console d’administration dans la zone inférieure gauche de la page d’accueil.
Dans le panneau de gauche, cliquez sur Paramètres d’entreprise pour développer le menu.
Sélectionnez Paramètres généraux.
Recherchez Activer/Désactiver le rappel de transfert de documents pour les membres quittant l’entreprise et activez-le.

Critères de réussite

Résultat de l’interface : Le rappel est affiché comme activé.
Action suivante disponible : Vous pouvez continuer vers la zone de paramètres pour modifier le message du rappel.

Conseils d’utilisation

Assurez-vous que votre compte dispose d’un accès à la console d’administration.
Maintenez une connexion réseau stable lors de l’enregistrement des paramètres.

2. Définir le contenu du message du rappel

Chemin d’accès : Console d’administration → Paramètres d’entreprise → Paramètres généraux → Paramètres

Ouvrez Paramètres généraux en suivant les étapes de la section précédente.
Cliquez sur Paramètres à droite de l’option de rappel de transfert de départ.
Saisissez ou révisez le message du rappel dans le panneau de paramètres.
Vérifiez que le message indique clairement la personne à contacter et les exigences de transfert.
Enregistrez les paramètres.

Critères de réussite

Résultat de l’interface : Le contenu du rappel est enregistré et peut être rouvert pour révision.
Action suivante disponible : Vous pouvez continuer à affiner le message à mesure que votre processus interne évolue.

Conseils d’utilisation

Incluez la personne à contacter, le calendrier prévu et les exigences de transfert dans le message.
Gardez le message aligné sur le processus de départ de votre entreprise.

3. Ajouter le rappel au processus de départ

Chemin d’accès : À utiliser avec votre processus de départ interne

Définissez qui est responsable du transfert de documents lors du départ d’un employé.
Activez le rappel et terminez la configuration du message.
Avant de traiter le départ de l’employé, vérifiez que le message du rappel correspond au processus de récupération du compte.
Ajoutez ce rappel au même processus standard utilisé pour les tâches de récupération de compte, d’e-mail ou d’accès.
Révisez régulièrement le contenu du rappel pour le maintenir aligné sur la politique en vigueur.

Critères de réussite

Résultat de l’interface : Le rappel est activé et le message est prêt à être utilisé.
Prochaine action disponible : Les équipes peuvent suivre le contenu du rappel préparé lors du départ des membres.
Aucun effet secondaire : Les autres paramètres généraux peuvent toujours être utilisés indépendamment.

Conseils d’utilisation

Il est utile que les équipes RH, informatique et opérations s’alignent sur la même formulation du processus.
Mettez à jour le contenu du rappel à chaque changement du flux de travail de l’entreprise.