Cómo usar la Combinación de correspondencia de WPS en Windows

Usa la Combinación de correspondencia de WPS con 8 temas prácticos, todos disponibles sin membresía; elige un tema en el índice de instrucciones y sigue los pasos para completar la tarea.

Índice de instrucciones

Guía paso a paso

1. Abrir la pestaña Mail Merge

Ruta de acceso: Referencias → Mail Merge

1. Abre el documento que deseas procesar por lotes.
2. Haz clic en la pestaña Referencias .
3. Haz clic en Mail Merge para abrir el área de herramientas relacionada.

Criterios de éxito

• Estado de la interfaz: Los comandos de Mail Merge aparecen en la ventana.
• Siguientes acciones: Puedes continuar abriendo una fuente de datos o insertando campos de combinación.

Consejos de uso

• Errores comunes: Si no abres primero el documento, la posición de inserción de los campos posteriores puede no quedar clara.

2. Abrir una fuente de datos

Ruta de acceso: Pestaña Mail Merge → Open Data Source

1. Abre el área de herramientas de Mail Merge .
2. Haz clic en Open Data Source.
3. Selecciona el archivo de Excel que contiene la información de los destinatarios.
4. Se recomienda el formato .xls para el archivo de la fuente de datos.
5. Haz clic en Open para terminar de cargarlo.

Criterios de éxito

• Estado de la interfaz: La fuente de datos está conectada y se pueden seleccionar campos.
• Siguientes acciones: Puedes insertar campos de combinación y obtener una vista previa de los registros.

Consejos de uso

• Errores comunes: Si los nombres de los campos no están en la primera fila, el reconocimiento posterior de los campos puede verse afectado.
• Límites del entorno: Se requiere el motor de base de datos AccessDatabaseEngine de 32 bits.

3. Insertar campos de combinación

Ruta de acceso: Pestaña Combinación de correspondencia → Insertar campo de combinación

1. Coloca el cursor donde quieras insertar los datos en el documento.
2. Haz clic en Insertar campo de combinación.
3. Selecciona el campo correspondiente en el cuadro de diálogo.
4. Haz clic en Insertar para colocar el campo en el documento.
5. Repite estos pasos hasta insertar todos los campos necesarios.

Criterios de éxito

• Estado de la interfaz: Los marcadores de los campos de combinación correspondientes aparecen en el documento.
• Siguientes acciones: Puedes continuar con la vista previa o ejecutar la combinación.

Consejos de uso

• Errores comunes: Si el cursor está en una posición incorrecta, el campo puede insertarse en el párrafo equivocado.

4. Vista previa de los resultados de la combinación

Ruta de acceso: Pestaña Combinación de correspondencia → Ver datos combinados

1. Haz clic en Ver datos combinados.
2. Revisa cómo aparece el registro actual en el documento.
3. Usa Anterior o Siguiente para cambiar entre registros.
4. Si es necesario, haz clic en Último registro para ir al registro final.

Criterios de éxito

• Estado de la interfaz: El contenido del documento cambia al cambiar de registro.
• Siguientes acciones: Después de confirmarlo, puedes combinar en un documento, correo o impresora.

Consejos de uso

• Errores comunes: Si no revisas los campos clave registro por registro, es posible que los problemas de formato solo se detecten después de la salida por lotes.

5. Combinar en un documento nuevo

Ruta de acceso: Pestaña Combinación de correspondencia → Combinar en un documento nuevo

1. Haz clic en Combinar en un documento nuevo.
2. Selecciona el rango de combinación, por ejemplo, todos los registros, el registro actual o un rango específico.
3. Haz clic en OK para generar el documento combinado.

Criterios de éxito

• Estado de la interfaz: Se crea un nuevo documento con el resultado de la combinación.
• Siguientes acciones: Puedes revisar, guardar o imprimir el nuevo documento.

Consejos de uso

• Errores comunes: Si generas la salida directamente sin previsualizar primero los registros, es posible que tengas que volver a generar el resultado.

6. Combinar y enviar

Ruta de acceso: Pestaña Combinación de correspondencia → Combinar y enviar

1. Haz clic en Combinar y enviar.
2. Configura el destinatario, el asunto y el formato del correo.
3. Selecciona el rango de registros que deseas enviar.
4. Haz clic en OK para enviar el contenido combinado.

Criterios de éxito

• Estado de la interfaz: Se completan los ajustes de envío y los registros seleccionados comienzan a procesarse.
• Siguientes acciones: Puedes ajustar el origen de datos o volver a enviar un rango seleccionado.

Consejos de uso

• Errores comunes: Si no verificas el campo del destinatario, el mensaje puede enviarse al destino equivocado.
• Limitaciones del entorno: Se requiere un entorno de correo funcional para enviar mensajes.

7. Combinar en diferentes documentos nuevos

Ruta de acceso: Pestaña Combinación de correspondencia → Combinar en distintos documentos nuevos

1. Haz clic en Combinar en distintos documentos nuevos.
2. Ingresa la información para nombrar el archivo, el tipo de guardado y la ubicación donde se guardará.
3. Selecciona el rango de combinación.
4. Haz clic en OK para generar varios documentos separados.

Criterios de éxito

• Estado de la interfaz: El sistema genera varios archivos nuevos por registro.
• Siguientes acciones: Puedes archivar, enviar o editar cada archivo por separado.

Consejos de uso

• Errores comunes: Si no confirmas con anticipación la ubicación de guardado, encontrar los archivos después puede tomar más tiempo.

8. Combinar en una impresora

Punto de entrada: Pestaña Combinación de correspondencia → Combinar en impresora

1. Haz clic en Combinar en impresora.
2. Selecciona el rango de registros que deseas generar.
3. Haz clic en OK para comenzar a imprimir el resultado de la combinación.

Criterios de éxito

• Estado de la interfaz: El trabajo de impresión entra en la cola de impresión.
• Siguientes acciones: Puedes ajustar el rango y volver a imprimir si es necesario.

Consejos de uso

• Errores comunes: Si no confirmas primero el estado de la impresora, la tarea por lotes puede interrumpirse.
• Límites del entorno: Se requiere una impresora disponible.