So verwenden Sie WPS Meeting Besprechungsräume unter Windows

Diese Anleitung enthält 4 Hilfethemen zu WPS Meeting Besprechungsräumen unter Windows, darunter das Erstellen und Konfigurieren von Räumen sowie den Export von Buchungsdaten. Alle 4 Themen sind ohne Mitgliedschaft verfügbar, und 0 sind mit einer Mitgliedschaft verbunden.

Anleitungsübersicht

Anleitung

1. Einen Besprechungsraum erstellen und konfigurieren

Einstiegspunkt: Admin-Konsole → Unternehmenseinstellungen → Besprechungsräume → Hinzufügen

1. Öffnen Sie den WPS 365-Client und rufen Sie über die linke untere Ecke der Startseite die Admin-Konsole auf.
2. Klicken Sie im linken Bereich auf Unternehmenseinstellungen und öffnen Sie dann Besprechungsräume.
3. Klicken Sie oben rechts auf Hinzufügen.
4. Geben Sie den Namen des Besprechungsraums, die Hierarchie, die Kapazität, ein Raumbild und Anmerkungen ein.
5. Wählen Sie in der Geräteliste die im Raum verfügbaren Geräte aus, z. B. einen Fernseher oder ein Whiteboard.
6. Klicken Sie auf Speichern, um den Besprechungsraum zu erstellen.
7. Nachdem der Raum erstellt wurde, können Sie ihn in der Liste weiter bearbeiten, aktivieren oder löschen.

Erfolgskriterien

• UI-Status: Der neue Besprechungsraum wird in der Raumliste angezeigt.
• Nächste Schritte: Sie können die Rauminformationen weiter bearbeiten oder den Aktivierungsstatus ändern.

Tipps zur Verwendung

• Häufige Fehler: Wenn Sie vor dem Speichern den Raumnamen oder andere wichtige Angaben auslassen, ist der Raum später möglicherweise schwerer zu identifizieren.
• Umgebungsbeschränkungen: Sie benötigen Berechtigungen zur Verwaltung von Besprechungsräumen.

2. Besprechungsräume stapelweise importieren oder aktualisieren

Einstiegspunkt: Seite „Besprechungsräume“ → Stapelimport/-aktualisierung

1. Öffnen Sie die Seite „Besprechungsräume“ in der Admin-Konsole.
2. Klicken Sie oben rechts auf Stapelimport/-aktualisierung.
3. Um mehrere Räume hinzuzufügen, laden Sie die Vorlage herunter, füllen Sie sie im erforderlichen Format aus und laden Sie sie hoch, um den Stapelimport abzuschließen.
4. Um vorhandene Rauminformationen zu aktualisieren, exportieren Sie zuerst die aktuellen Raumdaten, bearbeiten Sie sie im Vorlagenformat und laden Sie die Datei erneut hoch, um die Stapelaktualisierung abzuschließen.

Erfolgskriterien

• UI-Status: Nach Abschluss des Imports oder der Aktualisierung zeigt die Raumliste die neuesten Inhalte an.
• Nächste Schritte: Sie können die Details einzelner Räume prüfen oder eine weitere Stapelwartung ausführen.

Tipps zur Verwendung

• Häufige Fehler: Wenn die Vorlagenfelder nicht dem erforderlichen Format entsprechen, kann der Import fehlschlagen oder die Aktualisierung unvollständig sein.
• Umgebungsbeschränkungen: Das Hochladen der Vorlage funktioniert mit einer stabilen Netzwerkverbindung zuverlässiger.

3. Einstellungen für Besprechungsräume konfigurieren

Einstiegspunkt: Seite „Besprechungsräume“ → Einstellungen

1. Klicken Sie auf der Seite „Besprechungsräume“ auf Einstellungen.
2. Aktivieren oder deaktivieren Sie den Check-in für Besprechungsräume nach Bedarf und legen Sie dann die Check-in-Zeit fest oder setzen Sie den Check-in-QR-Code zurück.
3. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Raumübernahme nach Bedarf und legen Sie dann die Übernahmezeit sowie das zugehörige Anzeigebild fest.
4. Konfigurieren Sie Buchungsbeschränkungen, einschließlich des verfügbaren Buchungszeitraums, der Dauerbegrenzung und der Vorlaufzeit für Buchungen.
5. Legen Sie fest, ob genehmigungspflichtige Räume wiederkehrende Buchungen zulassen.
6. Konfigurieren Sie den Sichtbarkeitsbereich so, dass nur ausgewählte Mitglieder bestimmte Räume anzeigen können.
7. Legen Sie die Regeln für die Zulassungsliste und die Anzeige von Besprechungstiteln nach Bedarf fest.

Erfolgskriterien

• UI-Status: Nach dem Speichern der Einstellungen zeigt die Seite den aktuellen Regelstatus an.
• Nächste Schritte: Mitglieder können Räume gemäß den aktualisierten Regeln anzeigen, buchen oder einchecken.

Tipps zur Verwendung

• Häufige Fehler: Falsche Einstellungen für Sichtbarkeitsbereich oder Zulassungsliste können beeinflussen, wer Räume anzeigen oder buchen kann.
• Umgebungsbeschränkungen: Nach größeren Regeländerungen ist es hilfreich, die betreffenden Mitglieder über die aktualisierte Richtlinie zu informieren.

4. Buchungsdaten von Besprechungsräumen exportieren

Einstiegspunkt: Seite „Besprechungsräume“ → Exportieren

1. Wählen Sie auf der Seite „Besprechungsräume“ einen vorhandenen Besprechungsraum aus.
2. Klicken Sie oben rechts auf Exportieren.
3. Wählen Sie den Buchungszeitraum aus, den Sie exportieren möchten.
4. Wählen Sie bei Bedarf Titelbild der Besprechung einschließen aus.
5. Schließen Sie die Identitätsprüfung des Administrators ab und exportieren Sie die Datei.

Erfolgskriterien

• UI-Status: Das System erstellt und exportiert eine Datei mit Buchungsdaten.
• Nächste Schritte: Sie können das Exportergebnis für Berichte, die Archivierung oder die Prüfung verwenden.

Hinweise zur Verwendung

• Häufige Fehler: Wenn Sie vor dem Export keinen Besprechungsraum auswählen, erhalten Sie möglicherweise nicht die gewünschten Daten.
• Umgebungsbeschränkungen: Vor dem Export ist eine Identitätsprüfung des Administrators erforderlich.