Cách sử dụng Lịch sử phiên bản WPS trên Windows

Sử dụng Lịch sử phiên bản WPS qua 6 chủ đề hướng dẫn, bao gồm mở danh sách phiên bản, truy cập từ menu Tệp, xem trước phiên bản, đặt tên phiên bản, khôi phục phiên bản cũng như lưu hoặc xóa phiên bản.

Mục lục hướng dẫn

Hướng dẫn chi tiết

1. Xem lịch sử phiên bản

Đường dẫn truy cập: Cộng tác → Bản ghi lịch sử → Phiên bản lịch sử

1. Mở bảng tính cộng tác bạn muốn kiểm tra.
2. Nhấp vào tab Cộng tác ở phía trên.
3. Nhấp vào Bản ghi lịch sử trên thanh công cụ.
4. Chọn Phiên bản lịch sử từ menu thả xuống.
5. Xem danh sách phiên bản trong bảng điều khiển bên phải.
6. Kiểm tra thời gian phiên bản, người chỉnh sửa và ghi chú phiên bản của từng bản ghi.

Tiêu chí thành công

• Kết quả giao diện: Danh sách lịch sử phiên bản hiển thị ở phía bên phải.
• Thao tác tiếp theo có thể thực hiện: Bạn có thể chọn một phiên bản để xem trước, đặt tên, khôi phục hoặc quản lý.

Mẹo khi sử dụng

• Trước tiên hãy mở tài liệu cộng tác.
• Nếu bạn không có quyền chỉnh sửa, bảng điều khiển lịch sử có thể không khả dụng.

2. Mở lịch sử phiên bản từ menu Tệp

Đường dẫn truy cập: Tệp (☰) → Bản ghi lịch sử → Phiên bản lịch sử

1. Mở tài liệu thông minh hoặc tài liệu cộng tác.
2. Nhấp vào tab Tệp ở góc trên bên trái.
3. Nhấp vào Bản ghi lịch sử rồi chọn Phiên bản lịch sử.
4. Mở bảng điều khiển phiên bản lịch sử.

Tiêu chí thành công

• Kết quả giao diện: Bảng điều khiển phiên bản lịch sử được mở.
• Thao tác tiếp theo có thể thực hiện: Bạn có thể duyệt danh sách phiên bản và tiếp tục thực hiện các thao tác khác.

Mẹo khi sử dụng

• Thao tác này mở cùng loại bảng điều khiển lịch sử như khi truy cập từ mục Cộng tác.

3. Xem trước phiên bản trước đó

Đường dẫn truy cập: Bảng điều khiển Phiên bản lịch sử → Thêm → Xem trước

1. Mở bảng điều khiển phiên bản lịch sử.
2. Nhấp Thêm trên phiên bản mục tiêu.
3. Chọn Xem trước.
4. Xem nội dung của phiên bản đó trước khi quyết định bước tiếp theo.

Tiêu chí thành công

• Kết quả giao diện: Có thể xem phiên bản lịch sử đã chọn.
• Hành động tiếp theo có sẵn: Bạn có thể quyết định khôi phục phiên bản đó, lưu dưới dạng tệp mới hoặc quay lại phiên bản hiện tại.

Mẹo khi sử dụng

• Nếu có thể, hãy xem trước phiên bản trước khi khôi phục.

4. Đặt tên cho phiên bản

Đường dẫn truy cập: Bảng Lịch sử phiên bản → Thêm → Đặt tên

1. Mở bảng lịch sử phiên bản.
2. Nhấp Thêm trên phiên bản bạn muốn đánh dấu.
3. Chọn Đặt tên.
4. Nhập tên phiên bản rõ ràng và xác nhận.

Tiêu chí thành công

• Kết quả giao diện: Phiên bản đã chọn hiển thị tên mới.
• Hành động tiếp theo có sẵn: Các mốc quan trọng sẽ dễ nhận biết hơn sau này.

Mẹo khi sử dụng

• Sử dụng giai đoạn dự án, ngày tháng hoặc mốc quan trọng trong tên để nhóm dễ nhận biết.

5. Khôi phục phiên bản này

Đường dẫn truy cập: Bảng Lịch sử phiên bản → Thêm → Khôi phục phiên bản này

1. Mở bảng lịch sử phiên bản.
2. Tìm phiên bản bạn muốn quay lại.
3. Nhấp Thêm cho phiên bản đó.
4. Chọn Khôi phục phiên bản này.
5. Làm theo hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất việc khôi phục.

Tiêu chí thành công

• Kết quả giao diện: Tài liệu hiện tại quay lại phiên bản lịch sử đã chọn.
• Hành động tiếp theo có sẵn: Bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa hoặc xem lại các phiên bản khác.

Mẹo khi sử dụng

• Việc khôi phục sẽ thay thế nội dung hiện tại, vì vậy hãy sao lưu các chỉnh sửa quan trọng trước nếu cần.

6. Lưu dưới dạng hoặc xóa phiên bản

Đường dẫn truy cập: Bảng Lịch sử phiên bản → Thêm → Lưu dưới dạng / Xóa phiên bản

1. Mở bảng lịch sử phiên bản.
2. Nhấp Thêm trên phiên bản mục tiêu.
3. Để giữ một bản sao, hãy chọn Lưu dưới dạng và lưu dưới dạng tệp mới.
4. Để xóa, hãy chọn Xóa phiên bản.
5. Làm theo hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất thao tác.

Tiêu chí thành công

• Kết quả giao diện: Một tệp mới được tạo sau khi Lưu dưới dạng hoặc phiên bản biến mất sau khi xóa.
• Hành động tiếp theo có sẵn: Bạn có thể tiếp tục quản lý các phiên bản khác.

Mẹo khi sử dụng

• Xác nhận rằng phiên bản không còn cần thiết trước khi xóa.