WPS Document Log trên Windows: Giới thiệu

WPS Document Log là tính năng dành cho quản trị viên trong WPS 365 để xem xét hồ sơ hoạt động tài liệu của doanh nghiệp; hướng dẫn này bao gồm 1 tác vụ chính, với 0 tác vụ khả dụng khi không có gói thành viên và 1 mục liên quan đến gói thành viên.

Tổng quan nhanh

Chỉ số	Giá trị	Ghi chú
Tác vụ chính	1	Khớp với số hàng trong Chỉ mục Hướng dẫn
Khả dụng khi không có gói thành viên	0	Khớp với số hàng Miễn phí trong chỉ mục
Mục liên quan đến gói thành viên	1	Khớp với số hàng liên quan đến gói thành viên trong chỉ mục
Giới hạn phiên bản	Không có giới hạn cụ thể	Yêu cầu gói doanh nghiệp

Giới thiệu về tính năng này

Tổng quan

Document Log là tính năng dành cho quản trị viên trong WPS 365 để theo dõi hoạt động tài liệu và rà soát kiểm toán tài liệu trên các tệp doanh nghiệp. Tính năng này giúp quản trị viên truy vết các thao tác trên tài liệu theo người dùng, khoảng thời gian và loại hành động.

Các khả năng chính bao gồm:

Xem xét hồ sơ về việc tạo, truy cập, chỉnh sửa, chia sẻ, xóa và tải xuống tài liệu.
Lọc nhật ký theo người dùng, thời gian và loại hành động để tìm hồ sơ cụ thể nhanh hơn.
Xuất kết quả nhật ký để phân tích ngoại tuyến, lưu trữ và rà soát nội bộ.

Các trường hợp sử dụng phổ biến bao gồm kiểm toán tài liệu doanh nghiệp, rà soát quản lý nội bộ và kiểm tra các hoạt động bất thường.

Yêu cầu hệ thống

Mục	Yêu cầu
Hệ điều hành	Thiết bị Windows có thể chạy ứng dụng WPS 365 bình thường
Phiên bản ứng dụng	Nên sử dụng phiên bản WPS 365 mới nhất
Mạng	Cần có kết nối mạng hoạt động để mở bảng điều khiển quản trị và xem nhật ký
Khác	Cần có gói doanh nghiệp; trong hầu hết các trường hợp, cần có tài khoản Quản trị viên cấp cao hoặc tài khoản quản trị viên có quyền xem nhật ký

Tải xuống & Cài đặt

Trước khi sử dụng Document Log, hãy cài đặt WPS Office hoặc ứng dụng WPS 365 cho Windows, sau đó đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp có quyền quản trị.

Mục	Chi tiết
Tải xuống chính thức	Tải xuống miễn phí WPS Office
Kiểm tra sau khi cài đặt	Khởi chạy ứng dụng và xác nhận rằng bạn có thể mở bảng điều khiển quản trị từ góc dưới bên trái của trang chủ

Nguồn: Trang tải xuống WPS

So sánh với các giải pháp thay thế

Tiêu chí	WPS	Microsoft	Google	Notion	Adobe
Tóm tắt khả năng	Hỗ trợ rà soát hoạt động tài liệu doanh nghiệp trong bảng điều khiển quản trị WPS 365, với bộ lọc theo người dùng, thời gian và loại hành động, cùng tính năng xuất dữ liệu.	Microsoft Purview cho phép tổ chức tìm kiếm dữ liệu sự kiện nhật ký kiểm tra và điều tra hoạt động của người dùng với các bộ lọc như khoảng thời gian, hoạt động, người dùng và tệp hoặc trang web.	Bảng điều khiển Hoạt động của Google Docs hiển thị lịch sử xem tài liệu và cho phép người dùng quản lý cài đặt quyền riêng tư của lịch sử xem đối với tệp công việc hoặc trường học.	Nhật ký kiểm tra của Notion ghi lại các sự kiện trên toàn bộ không gian làm việc của tổ chức và hỗ trợ lọc theo ngày, người dùng, loại sự kiện và hoạt động liên quan.	Nhật ký kiểm tra của Adobe Acrobat Analyzer cung cấp hồ sơ có thể tìm kiếm về hoạt động của người dùng, quản trị viên và hệ thống, với bộ lọc và xuất CSV.
Lợi thế của WPS	Lợi thế: Điểm truy cập được tập trung trong bảng điều khiển quản trị WPS 365 để rà soát và xuất dữ liệu tập trung vào tài liệu. Điểm khác biệt: Các hành động được theo dõi gắn chặt với quản lý tài liệu doanh nghiệp, chẳng hạn như tạo, truy cập, chỉnh sửa, chia sẻ, xóa và tải xuống.	So với WPS: Microsoft bao phủ phạm vi kiểm toán rộng hơn trên các dịch vụ Microsoft 365, nhưng quy trình làm việc tập trung vào tìm kiếm kiểm toán Purview thay vì trang nhật ký tài liệu trong không gian làm việc tài liệu.	So với WPS: Google tập trung nhiều hơn vào khả năng hiển thị lịch sử xem và kiểm soát quyền riêng tư, do đó chế độ xem hoạt động của họ nhẹ hơn cho việc kiểm toán thao tác tài liệu.	So với WPS: Notion cung cấp các danh mục sự kiện cấp tổ chức rộng hơn, nhưng nhật ký kiểm tra chỉ khả dụng cho chủ sở hữu tổ chức trên Gói Doanh nghiệp.	So với WPS: Adobe tập trung vào báo cáo kiểm toán trong Acrobat Analyzer, hướng đến quy trình phân tích tài liệu thay vì bảng điều khiển quản trị văn phòng cộng tác.
Nguồn chính thức	—	Tìm kiếm nhật ký kiểm tra	Xem hoạt động trên Google Docs, Sheets và Slides	Nhật ký kiểm tra	Nhật ký kiểm tra trong Adobe Acrobat Analyzer

Kết luận tổng thể
Nếu nhóm của bạn cần chế độ xem kiểm tra tập trung vào tài liệu trong bảng điều khiển quản trị WPS 365, Nhật ký tài liệu phù hợp với nhu cầu quản lý tài liệu doanh nghiệp hàng ngày. Microsoft, Google, Notion và Adobe cũng cung cấp các tính năng hoạt động hoặc kiểm tra chính thức, nhưng phạm vi, điểm truy cập và quy trình xem xét của họ khác nhau.

Trường hợp sử dụng

#	Tình huống	Người dùng mục tiêu	Vấn đề chính	Giải pháp
1	Truy vết thao tác trên tài liệu	Quản trị viên doanh nghiệp	Cần xác nhận ai đã tạo, chỉnh sửa hoặc xóa tài liệu	Lọc bản ghi Nhật ký tài liệu theo người dùng và loại thao tác
2	Lưu giữ bản ghi kiểm tra	Nhóm kiểm toán hoặc tuân thủ	Cần lưu giữ các bản ghi hoạt động tài liệu quan trọng	Xuất tệp nhật ký để lưu trữ và xem xét nội bộ
3	Điều tra hoạt động bất thường	Quản trị viên CNTT	Khó xác định trách nhiệm sau khi tài liệu bị xóa hoặc tải xuống bất ngờ	Tìm kiếm nhật ký theo khoảng thời gian và loại thao tác
4	Xem xét hoạt động quản lý	Trưởng nhóm	Cần xem xét hoạt động cộng tác trên tài liệu trong một khoảng thời gian	Sử dụng bộ lọc để xem xét bản ghi hoạt động trong khoảng thời gian đã chọn
5	Kiểm tra quyền truy cập của quản trị viên	Quản trị viên cấp cao	Cần xác nhận quản trị viên có thể xem nhật ký hay không	Đăng nhập bằng tài khoản có quyền quản trị cần thiết

Tư cách thành viên & Quyền lợi

Miễn phí so với WPS Premium

Tính năng	Người dùng miễn phí	Thành viên WPS
Quyền truy cập Nhật ký tài liệu	Không khả dụng	Khả dụng với gói doanh nghiệp
Lọc nhật ký tài liệu	Không khả dụng	Được hỗ trợ
Xuất nhật ký	Không khả dụng	Được hỗ trợ
Quyền truy cập bảng điều khiển quản trị	Không khả dụng	Yêu cầu tài khoản quản trị doanh nghiệp

Nguồn: Trang giá WPS Office

Đề xuất

Trường hợp sử dụng	Gói đề xuất	Lý do
Chỉnh sửa tài liệu cá nhân hoặc tiêu chuẩn	Miễn phí	Không yêu cầu quản lý nhật ký tài liệu doanh nghiệp
Kiểm tra và quản lý tài liệu doanh nghiệp	Gói doanh nghiệp	Yêu cầu quyền truy cập bảng điều khiển quản trị, lọc nhật ký và xuất dữ liệu
Quản lý nhiều quản trị viên	Gói doanh nghiệp với thiết lập quyền quản trị	Giúp các quản trị viên khác nhau xem xét nhật ký dựa trên quyền được phân công

Để xem các tùy chọn đăng ký hiện có, hãy truy cập Đăng ký WPS.