วิธีใช้การแจ้งเตือนการส่งมอบเอกสารสำหรับสมาชิกที่ลาออกของ WPS บน Windows

ใช้การแจ้งเตือนการส่งมอบเอกสารสำหรับสมาชิกที่ลาออกผ่านหัวข้อแนะนำ 3 รายการ ได้แก่ การเปิดใช้งานการแจ้งเตือน การแก้ไขข้อความแจ้งเตือน และการเพิ่มลงในเวิร์กโฟลว์การลาออกจากงาน โดยเลือกหัวข้อจากสารบัญและทำตามขั้นตอน

สารบัญวิธีใช้งาน

คู่มือการใช้งาน

1. เปิดใช้งานการแจ้งเตือนการส่งมอบเอกสาร

เส้นทางเข้าใช้งาน: Admin Console → Enterprise Settings → General Settings

1. เปิดไคลเอนต์ WPS 365
2. คลิก Admin Console ในบริเวณมุมล่างซ้ายของหน้าแรก
3. ในแผงด้านซ้าย ให้คลิก Enterprise Settings เพื่อขยายเมนู
4. เลือก General Settings.
5. ค้นหา Turn On/Off Document Handover Reminder for Departing Members แล้วเปิดใช้งาน

เกณฑ์ความสำเร็จ

• ผลลัพธ์บนหน้าจอ: การแจ้งเตือนแสดงเป็นเปิดใช้งานแล้ว
• การดำเนินการถัดไปที่ทำได้: คุณสามารถไปยังส่วนการตั้งค่าเพื่อแก้ไขข้อความแจ้งเตือนได้ต่อ

เคล็ดลับระหว่างการใช้งาน

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบัญชีของคุณมีสิทธิ์เข้าถึง Admin Console
• รักษาการเชื่อมต่อเครือข่ายให้เสถียรขณะบันทึกการตั้งค่า

2. ตั้งค่าเนื้อหาข้อความแจ้งเตือน

เส้นทางเข้าใช้งาน: Admin Console → Enterprise Settings → General Settings → Settings

1. เปิด General Settings โดยทำตามขั้นตอนในส่วนก่อนหน้า
2. คลิก Settings ทางด้านขวาของตัวเลือกการแจ้งเตือนการส่งมอบเมื่อพนักงานลาออก
3. ป้อนหรือแก้ไขข้อความแจ้งเตือนในแผงการตั้งค่า
4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความระบุผู้ติดต่อและข้อกำหนดในการส่งมอบอย่างชัดเจน
5. บันทึกการตั้งค่า

เกณฑ์ความสำเร็จ

• ผลลัพธ์บนหน้าจอ: เนื้อหาการแจ้งเตือนถูกบันทึกแล้ว และสามารถเปิดขึ้นมาตรวจสอบได้อีกครั้ง
• การดำเนินการถัดไปที่ทำได้: คุณสามารถปรับปรุงข้อความต่อได้ตามการเปลี่ยนแปลงของกระบวนการภายในองค์กร

เคล็ดลับระหว่างการใช้งาน

• ระบุผู้ติดต่อ กรอบเวลาที่คาดหวัง และข้อกำหนดในการส่งมอบไว้ในข้อความ
• ให้ข้อความสอดคล้องกับกระบวนการลาออกจากงานของบริษัท

3. เพิ่มการแจ้งเตือนลงในเวิร์กโฟลว์การลาออกจากงาน

เส้นทางเข้าใช้งาน: ใช้ร่วมกับกระบวนการลาออกภายในองค์กรของคุณ

1. กำหนดผู้รับผิดชอบการส่งมอบเอกสารเมื่อพนักงานลาออก
2. เปิดใช้งานการแจ้งเตือนและตั้งค่าข้อความให้เรียบร้อย
3. ก่อนดำเนินการลาออกของพนักงาน ให้ยืนยันว่าข้อความแจ้งเตือนสอดคล้องกับกระบวนการกู้คืนบัญชี
4. เพิ่มการแจ้งเตือนนี้ลงในเวิร์กโฟลว์มาตรฐานเดียวกันกับที่ใช้สำหรับงานกู้คืนบัญชี อีเมล หรือสิทธิ์การเข้าถึง
5. ตรวจสอบเนื้อหาการแจ้งเตือนเป็นประจำเพื่อให้สอดคล้องกับนโยบายปัจจุบัน

เกณฑ์ความสำเร็จ

• ผลลัพธ์บนหน้าจอ: เปิดใช้งานการแจ้งเตือนแล้ว และข้อความพร้อมใช้งาน
• การดำเนินการถัดไปที่ทำได้: ทีมสามารถใช้เนื้อหาการแจ้งเตือนที่เตรียมไว้เป็นแนวทางระหว่างขั้นตอนการลาออกได้
• ไม่มีผลกระทบต่อส่วนอื่น: การตั้งค่าทั่วไปอื่น ๆ ยังคงใช้งานแยกกันได้ตามปกติ

คำแนะนำระหว่างการใช้งาน

• ควรให้ทีม HR, IT และฝ่ายปฏิบัติการใช้ถ้อยคำในกระบวนการเดียวกันให้สอดคล้องกัน
• อัปเดตเนื้อหาการแจ้งเตือนทุกครั้งที่เวิร์กโฟลว์ของบริษัทมีการเปลี่ยนแปลง