Как использовать настройки прав доступа к документам команды в WPS на Windows

Используйте настройки прав доступа к документам команды с помощью 5 практических руководств, каждое из которых связано с членством или доступом по корпоративному тарифу, и переходите из индекса к нужной настройке.

Индекс руководств

Практическое руководство

1. Откройте панель настроек документов команды

Путь: Документы команды → Целевая папка команды → Настройки команды → Настройки документов

1. Откройте клиент WPS 365.
2. Нажмите Документы команды в левой панели навигации на главной странице.
3. Найдите целевую папку команды.
4. Щелкните правой кнопкой мыши по имени папки команды и выберите Настройки команды → Настройки документов.
5. Просмотрите доступные параметры прав на документы в развернутой панели.

Критерии успеха

• Результат интерфейса: Откроется панель настроек документов команды.
• Доступное следующее действие: Вы увидите параметры режима совместного редактирования, контроля внешнего доступа, разрешений по умолчанию, управления общими файлами и определения прав на файлы команды.

Советы по использованию

• Примечание о правах: Войдите в систему с учетной записью, имеющей права управления командой.
• Примечание о членстве: Перед использованием проверьте метку членства и доступность корпоративного тарифа.
• Примечание о сети: Держите устройство в сети при входе в документы команды и синхронизации настроек.

2. Настройте открытие всех документов в режиме совместного редактирования

Путь: Документы команды → Целевая папка команды → Настройки команды → Настройки документов → Открывать все документы в режиме совместного редактирования

1. Откройте панель Настройки документов , следуя предыдущему разделу.
2. Найдите параметр Открывать все документы в режиме совместного редактирования.
3. Включите параметр в соответствии с потребностями совместной работы вашей команды.
4. Закройте панель или продолжите настройку других параметров прав.

Критерии успеха

• Результат интерфейса: Параметр включен.
• Доступное следующее действие: После этого участники команды будут открывать документы команды в режиме совместного редактирования.

Советы по использованию

• Частая ошибка: Изменение настроек до входа в правильную папку команды может обновить настройки не той команды.
• Примечание о членстве: Эта возможность зависит от тарифного плана совместной работы, доступного для учетной записи.

3. Настройте контроль внешнего доступа

Путь: Документы команды → Целевая папка команды → Настройки команды → Настройки документов → Контроль внешнего доступа

1. Откройте панель Настройки документов .
2. Найдите параметр Контроль внешнего доступа.
3. Установите, могут ли файлы команды предоставляться за пределами компании или команды, в соответствии с вашей политикой.
4. Подтвердите настройку и выйдите или продолжите с другими параметрами прав.

Критерии успеха

• Результат интерфейса: Правило внешнего доступа применено для текущей команды.
• Доступное следующее действие: Участники команды будут ограничены настроенной областью доступа при предоставлении доступа к файлам.

Советы по использованию

• Частая ошибка: Обновление правила до подтверждения политики внешнего сотрудничества команды может нарушить существующие рабочие процессы с партнерами.
• Рекомендация: Уведомите соответствующих участников перед изменением правила, чтобы ограничения доступа не вызвали путаницу.

4. Установите разрешения файлов по умолчанию для внешних участников

Путь: Документы команды → Целевая папка команды → Настройки команды → Настройки документов → Разрешения файлов по умолчанию для внешних участников

1. Откройте Настройки документов .
2. Найдите Разрешения файлов по умолчанию для внешних участников.
3. Установите уровень доступа по умолчанию, который внешние участники получат после присоединения к команде.
4. Сохраните настройку, чтобы новые внешние участники следовали правилу по умолчанию.

Критерии успеха

• Результат в интерфейсе: правило разрешений по умолчанию сохранено.
• Доступное следующее действие: новые внешние участники получают доступ на основе этого правила по умолчанию.

Советы по использованию

• Частая ошибка: если не разделять сценарии для внутренних и внешних участников, можно случайно настроить неожиданные разрешения по умолчанию.
• Рекомендация: регулярно пересматривайте правило по умолчанию, если команда работает с внешними партнерами.

5. Управление общими файлами и определение разрешений на файлы команды

Путь: Документы команды → Целевая папка команды → Настройки команды → Настройки документов → Управление общими файлами / Определение разрешений на файлы команды

1. Откройте Настройки документов .
2. Откройте Управление общими файлами , чтобы просмотреть файлы, которые уже были опубликованы в команде.
3. Проверьте текущий статус публикации и выполните необходимые последующие действия.
4. Вернитесь на панель и откройте Определение разрешений на файлы команды.
5. Управляйте разрешениями для всех документов команды или настройте их в соответствии с правилами команды.

Критерии успеха

• Результат в интерфейсе: вы можете просмотреть список общих файлов и перейти в область определения разрешений на файлы команды.
• Доступное следующее действие: вы можете продолжить настройку разрешений на документы в соответствии с правилами команды.

Советы по использованию

• Частая ошибка: проверка только одного файла и игнорирование согласованности на уровне правил команды.
• Рекомендация: регулярно проверяйте общие файлы, чтобы старые ссылки для публикации не оставались активными дольше, чем нужно.