Como usar as Salas de Reunião do WPS no Windows

Este guia inclui 4 tópicos de instruções sobre as Salas de Reunião do WPS no Windows, incluindo a criação e configuração de salas e a exportação de dados de reservas; todos os 4 tópicos estão disponíveis sem assinatura, e 0 são relacionados à assinatura.

Índice de instruções

Guia de instruções

1. Criar e configurar uma sala de reunião

Caminho de acesso: Console de administração → Configurações da empresa → Salas de Reunião → Adicionar

1. Abra o cliente WPS 365 e acesse o Console de administração no canto inferior esquerdo da página inicial.
2. No painel esquerdo, clique em Configurações da empresa e depois abra Salas de Reunião.
3. Clique em Adicionar no canto superior direito.
4. Insira o nome da sala de reunião, a hierarquia, a capacidade, a imagem da sala e as observações.
5. Na lista de dispositivos, selecione os dispositivos disponíveis na sala, como TV ou quadro branco.
6. Clique em Salvar para criar a sala de reunião.
7. Depois que a sala for criada, você poderá continuar editando, ativando ou excluindo-a na lista.

Critérios de sucesso

• Estado da interface: A nova sala de reunião aparece na lista de salas.
• Próximas ações: Você pode continuar editando as informações da sala ou alterar seu status de ativação.

Dicas de uso

• Erros comuns: Deixar de preencher o nome da sala ou outros detalhes importantes antes de salvar pode dificultar a identificação da sala mais tarde.
• Limites do ambiente: Você precisa ter permissões de gerenciamento de salas de reunião.

2. Importar ou atualizar salas de reunião em lote

Caminho de acesso: Página Salas de Reunião → Importação/atualização em lote

1. Abra a página Salas de Reunião no Console de administração.
2. Clique em Importação/atualização em lote no canto superior direito.
3. Para adicionar várias salas, baixe o modelo, preencha-o no formato exigido e faça o upload para concluir a importação em lote.
4. Para atualizar informações de salas existentes, primeiro exporte os dados atuais das salas, edite-os no formato do modelo e faça o upload novamente para concluir a atualização em lote.

Critérios de sucesso

• Estado da interface: A lista de salas exibe o conteúdo mais recente após a conclusão da importação ou atualização.
• Próximas ações: Você pode revisar os detalhes de cada sala ou executar outra tarefa de manutenção em lote.

Dicas de uso

• Erros comuns: Se os campos do modelo não corresponderem ao formato exigido, a importação poderá falhar ou a atualização poderá ficar incompleta.
• Limites do ambiente: O upload do modelo funciona melhor com uma conexão de rede estável.

3. Configurar as definições da sala de reunião

Caminho de acesso: Página Salas de Reunião → Configurações

1. Na página Salas de Reunião, clique em Configurações.
2. Ative ou desative o check-in da sala de reunião conforme necessário e, em seguida, defina o horário de check-in ou redefina o QR code de check-in.
3. Ative ou desative a ocupação da sala conforme necessário e, em seguida, defina o tempo de ocupação e a imagem de exibição relacionada.
4. Configure os limites de reserva, incluindo o intervalo de horário disponível para reserva, o limite de duração e a antecedência da reserva.
5. Defina se as salas com aprovação permitem reservas recorrentes.
6. Configure o escopo de visibilidade para que apenas os membros selecionados possam visualizar salas específicas.
7. Defina a lista de permissões e as regras de exibição do título da reunião conforme necessário.

Critérios de sucesso

• Estado da interface: A página exibe o status mais recente das regras após salvar as configurações.
• Próximas ações: Os membros podem visualizar, reservar ou fazer check-in nas salas de acordo com as regras atualizadas.

Dicas de uso

• Erros comuns: Configurações incorretas de escopo de visibilidade ou da lista de permissões podem afetar quem pode visualizar ou reservar salas.
• Limitações do ambiente: Após alterações importantes nas regras, é recomendável notificar os membros relevantes sobre a política atualizada.

4. Exportar dados de reserva de salas de reunião

Ponto de entrada: Página Salas de Reunião → Exportar

1. Na página Salas de Reunião, selecione uma sala de reunião existente.
2. Clique em Exportar no canto superior direito.
3. Escolha o intervalo de tempo das reservas que deseja exportar.
4. Selecione Incluir imagem de capa da reunião se necessário.
5. Conclua a verificação de identidade do administrador e exporte o arquivo.

Critérios de sucesso

• Estado da interface: O sistema gera e exporta um arquivo com os dados de reserva.
• Próximas ações: Você pode usar o resultado exportado para relatórios, arquivamento ou revisão.

Dicas de uso

• Erros comuns: Se você não selecionar uma sala de reunião antes de exportar, talvez não obtenha os dados desejados.
• Limitações do ambiente: A verificação de identidade do administrador é obrigatória antes da exportação.