Jak korzystać z funkcji WPS Przypomnienie o przekazaniu dokumentów przez odchodzących członków w systemie Windows

Skorzystaj z funkcji Przypomnienie o przekazaniu dokumentów przez odchodzących członków w 3 instrukcjach, obejmujących włączenie przypomnienia, edycję wiadomości i dodanie jej do procesu offboardingu; wybierz temat z indeksu i wykonaj kolejne kroki.

Indeks instrukcji

Instrukcja krok po kroku

1. Włącz przypomnienie o przekazaniu dokumentów

Ścieżka dostępu: Admin Console → Enterprise Settings → General Settings

1. Otwórz klienta WPS 365.
2. Kliknij pozycję Admin Console w lewym dolnym obszarze strony głównej.
3. W lewym panelu kliknij Enterprise Settings, aby rozwinąć menu.
4. Wybierz General Settings.
5. Znajdź opcję Turn On/Off Document Handover Reminder for Departing Members i włącz ją.

Kryteria powodzenia

• Wynik w interfejsie: Przypomnienie jest wyświetlane jako włączone.
• Dostępne następne działanie: Możesz przejść do obszaru ustawień, aby edytować treść przypomnienia.

Wskazówki dotyczące użytkowania

• Upewnij się, że Twoje konto ma dostęp do konsoli administratora.
• Podczas zapisywania ustawień utrzymuj stabilne połączenie z siecią.

2. Ustaw treść wiadomości przypomnienia

Ścieżka dostępu: Admin Console → Enterprise Settings → General Settings → Settings

1. Otwórz General Settings, wykonując kroki z poprzedniej sekcji.
2. Kliknij Settings po prawej stronie opcji przypomnienia o przekazaniu dokumentów przy odejściu pracownika.
3. Wprowadź lub zaktualizuj treść przypomnienia w panelu ustawień.
4. Sprawdź, czy wiadomość jasno określa osobę kontaktową i wymagania dotyczące przekazania.
5. Zapisz ustawienia.

Kryteria powodzenia

• Wynik w interfejsie: Treść przypomnienia zostaje zapisana i można ją ponownie otworzyć do sprawdzenia.
• Dostępne następne działanie: Możesz dalej dopracowywać wiadomość wraz ze zmianami w procesach wewnętrznych.

Wskazówki dotyczące użytkowania

• W wiadomości uwzględnij osobę kontaktową, oczekiwany harmonogram oraz wymagania dotyczące przekazania.
• Treść wiadomości powinna być zgodna z firmowym procesem offboardingu.

3. Dodaj przypomnienie do procesu offboardingu

Ścieżka dostępu: Używaj razem z wewnętrznym procesem odejścia pracownika

1. Określ, kto odpowiada za przekazanie dokumentów podczas odejścia pracownika.
2. Włącz przypomnienie i zakończ konfigurację wiadomości.
3. Przed przetworzeniem odejścia pracownika potwierdź, że treść przypomnienia jest zgodna z procesem odzyskiwania konta.
4. Dodaj to przypomnienie do tego samego standardowego procesu, który jest używany do zadań związanych z odzyskiwaniem konta, poczty e-mail lub dostępu.
5. Regularnie przeglądaj treść przypomnienia, aby była zgodna z aktualnymi zasadami.

Kryteria powodzenia

• Wynik w interfejsie: Przypomnienie jest włączone, a wiadomość gotowa do użycia.
• Dostępne następne działanie: Zespoły mogą korzystać z przygotowanej treści przypomnienia podczas offboardingu.
• Brak skutków ubocznych: Z pozostałych ustawień ogólnych nadal można korzystać niezależnie.

Wskazówki dotyczące użytkowania

• Warto, aby zespoły HR, IT i operacyjne uzgodniły jednolite brzmienie procesu.
• Aktualizuj treść przypomnienia za każdym razem, gdy zmienia się firmowy proces.