Cara Menggunakan WPS Gabung Mel di Windows

Gunakan WPS Gabung Mel dengan 8 topik panduan, semuanya tersedia tanpa keahlian; pilih topik daripada Indeks Panduan dan ikuti langkah-langkah untuk menyelesaikan tugas.

Indeks Panduan

Panduan Cara

1. Buka tab Gabung Mel

Titik masuk: References → Mail Merge

1. Buka dokumen yang ingin anda proses secara berkelompok.
2. Klik tab References.
3. Klik Mail Merge untuk membuka kawasan alat berkaitan.

Kriteria Kejayaan

• Keadaan UI: Perintah Mail Merge dipaparkan dalam tetingkap.
• Tindakan seterusnya: Anda boleh terus membuka sumber data atau menyisipkan medan gabungan.

Petua Semasa Menggunakan

• Kesilapan biasa: Jika anda tidak membuka dokumen terlebih dahulu, kedudukan sisipan untuk medan seterusnya mungkin tidak jelas.

2. Buka sumber data

Titik masuk: tab Mail Merge → Open Data Source

1. Buka kawasan alat Mail Merge.
2. Klik Open Data Source.
3. Pilih fail Excel yang mengandungi maklumat penerima.
4. Format .xls disyorkan untuk fail sumber data.
5. Klik Open untuk melengkapkan pemuatan.

Kriteria Kejayaan

• Keadaan UI: Sumber data telah disambungkan dan medan boleh dipilih.
• Tindakan seterusnya: Anda boleh menyisipkan medan gabungan dan mempratonton rekod.

Petua Semasa Menggunakan

• Kesilapan biasa: Jika nama medan tidak diletakkan pada baris pertama, pengecaman medan seterusnya mungkin terjejas.
• Had persekitaran: Enjin pangkalan data AccessDatabaseEngine 32-bit diperlukan.

3. Sisipkan medan gabungan

Titik masuk: tab Mail Merge → Insert Merge Field

1. Letakkan kursor pada tempat anda ingin menyisipkan data dalam dokumen.
2. Klik Insert Merge Field.
3. Pilih medan yang sepadan dalam kotak dialog.
4. Klik Insert untuk meletakkan medan dalam dokumen.
5. Ulang langkah ini sehingga semua medan yang diperlukan disisipkan.

Kriteria Kejayaan

• Keadaan UI: Penanda medan gabungan yang sepadan dipaparkan dalam dokumen.
• Tindakan seterusnya: Anda boleh terus mempratonton atau menjalankan output gabungan.

Petua Semasa Menggunakan

• Kesilapan biasa: Jika kursor berada pada kedudukan yang salah, medan mungkin disisipkan ke dalam perenggan yang salah.

4. Pratonton hasil gabungan

Titik masuk: tab Mail Merge → View Merged Data

1. Klik View Merged Data.
2. Semak cara rekod semasa dipaparkan dalam dokumen.
3. Gunakan Previous atau Next untuk bertukar antara rekod.
4. Jika perlu, klik Last Record untuk melompat ke rekod terakhir.

Kriteria Kejayaan

• Keadaan UI: Kandungan dokumen berubah apabila anda bertukar rekod.
• Tindakan seterusnya: Selepas pengesahan, anda boleh menggabungkan ke dokumen, e-mel atau pencetak.

Petua Semasa Menggunakan

• Kesilapan biasa: Jika anda tidak menyemak medan penting satu rekod demi satu rekod, isu pemformatan mungkin hanya disedari selepas output kelompok dijana.

5. Gabungkan ke dokumen baharu

Titik masuk: tab Mail Merge → Merge to New Document

1. Klik Merge to New Document.
2. Pilih julat gabungan, seperti semua rekod, rekod semasa atau julat yang ditentukan.
3. Klik OK untuk menjana dokumen gabungan.

Kriteria Kejayaan

• Keadaan UI: Dokumen hasil gabungan baharu dicipta.
• Tindakan seterusnya: Anda boleh menyemak, menyimpan atau mencetak dokumen baharu.

Petua Semasa Menggunakan

• Kesilapan biasa: Jika anda terus membuat output tanpa mempratonton rekod terlebih dahulu, anda mungkin perlu menjana semula hasil tersebut.

6. Gabungkan dan hantar

Titik masuk: tab Mail Merge → Merge and Send

1. Klik Merge and Send.
2. Tetapkan penerima, subjek dan format e-mel.
3. Pilih julat rekod untuk dihantar.
4. Klik OK untuk menghantar kandungan gabungan.

Kriteria Kejayaan

• Keadaan UI: Tetapan penghantaran telah dilengkapkan dan rekod yang dipilih mula diproses.
• Tindakan seterusnya: Anda boleh melaraskan sumber data atau menghantar semula julat yang dipilih.

Petua Semasa Menggunakan

• Kesilapan biasa: Jika medan penerima tidak disemak, mesej mungkin dihantar kepada sasaran yang salah.
• Had persekitaran: Persekitaran e-mel yang berfungsi diperlukan untuk menghantar mel.

7. Gabungkan ke dokumen baharu yang berasingan

Titik masuk: tab Mail Merge → Merge to Different New Documents

1. Klik Merge to Different New Documents.
2. Masukkan maklumat penamaan fail, jenis simpanan dan lokasi simpanan.
3. Pilih julat gabungan.
4. Klik OK untuk menjana berbilang dokumen berasingan.

Kriteria Kejayaan

• Keadaan UI: Sistem mengeluarkan berbilang fail baharu mengikut rekod.
• Tindakan seterusnya: Anda boleh mengarkibkan, menghantar atau mengedit setiap fail secara berasingan.

Petua Semasa Menggunakan

• Kesilapan biasa: Jika lokasi simpanan tidak disahkan lebih awal, pencarian fail kemudian mungkin mengambil masa lebih lama.

8. Gabungkan ke pencetak

Titik masuk: tab Mail Merge → Merge to Printer

1. Klik Merge to Printer.
2. Pilih julat rekod yang ingin anda keluarkan.
3. Klik OK untuk mula mencetak hasil gabungan.

Kriteria Kejayaan

• Keadaan UI: Tugas cetakan dimasukkan ke dalam baris gilir cetakan.
• Tindakan seterusnya: Anda boleh melaraskan julat dan mencetak semula jika perlu.

Petua Semasa Menggunakan

• Kesilapan biasa: Jika anda tidak mengesahkan status pencetak terlebih dahulu, tugas kelompok mungkin terganggu.
• Had persekitaran: Pencetak yang tersedia diperlukan.