Cara Menggunakan Gabung Mel WPS pada macOS

Gunakan Gabung Mel WPS pada macOS melalui 8 topik berindeks dalam WPS Writer; 8 topik tersedia tanpa keahlian dan 0 berkaitan keahlian.

Indeks Cara Penggunaan

Panduan Cara

1. Buka tab Gabung Mel

Laluan masuk: References → Mail Merge

1. Buka dokumen dalam WPS Writer.
2. Klik tab References.
3. Klik Mail Merge untuk membuka tab Mail Merge.

Kriteria Kejayaan

• Hasil antara muka: Perintah berkaitan Mail Merge dipaparkan di bahagian atas tetingkap.
• Langkah seterusnya yang tersedia: Anda boleh teruskan dengan membuka sumber data atau menyisipkan medan gabungan.

Petua Semasa Menggunakan

• Kesilapan biasa: Jika anda tidak membuka tab References terlebih dahulu, entri Mail Merge mungkin tidak kelihatan.

2. Buka sumber data

Laluan masuk: tab Mail Merge → Open Data Source

1. Buka tab Mail Merge terlebih dahulu.
2. Klik Open Data Source.
3. Pilih fail Excel yang mengandungi maklumat penerima.
4. Klik Open untuk memuatkan sumber data.

Kriteria Kejayaan

• Hasil antara muka: Sumber data disambungkan dan sedia untuk penyisipan medan.
• Langkah seterusnya yang tersedia: Anda boleh memilih medan, pratonton rekod atau mula menggabungkan.

Petua Semasa Menggunakan

• Kesilapan biasa: Baris pengepala sumber data hendaklah mengandungi nama medan, dan baris berikutnya hendaklah mengandungi data sebenar.
• Nota persekitaran: Format hamparan yang serasi disyorkan untuk bacaan yang lebih lancar.

3. Sisipkan medan gabung

Laluan masuk: tab Mail Merge → Insert Merge Field

1. Letakkan kursor di tempat anda mahu data dipaparkan.
2. Klik Insert Merge Field.
3. Pilih medan yang anda mahu dalam kotak dialog.
4. Klik Insert untuk menambah medan ke dalam dokumen.
5. Ulang langkah ini sehingga semua medan yang diperlukan disisipkan.

Kriteria Kejayaan

• Hasil antara muka: Medan gabungan dipaparkan dalam dokumen.
• Langkah seterusnya yang tersedia: Anda boleh membuat pratonton, menggabungkan atau terus mengedit templat.

Petua Semasa Menggunakan

• Kesilapan biasa: Sahkan kedudukan kursor sebelum menyisipkan medan supaya ia tidak muncul dalam perenggan yang salah.

4. Pratonton hasil gabungan

Laluan masuk: tab Mail Merge → View Merged Data

1. Buka tab Mail Merge.
2. Klik View Merged Data untuk membuat pratonton hasil.
3. Gunakan Previous Record atau Next Record untuk menyemak rekod yang berbeza.
4. Jika perlu, klik Last Record untuk melompat ke rekod terakhir.

Kriteria Kejayaan

• Hasil antara muka: Kandungan dokumen berubah apabila anda bertukar antara rekod.
• Langkah seterusnya yang tersedia: Selepas menyemak kandungan, anda boleh teruskan ke output gabungan.

Petua Semasa Menggunakan

• Kesilapan biasa: Semak medan penting seperti nama dan alamat bagi setiap rekod sebelum output akhir.

5. Gabungkan ke dokumen baharu

Laluan masuk: tab Mail Merge → Merge to New Document

1. Buka tab Mail Merge.
2. Klik Merge to New Document.
3. Pilih julat rekod, seperti semua rekod, rekod semasa atau julat yang ditentukan.
4. Klik OK untuk menjana dokumen gabungan.

Kriteria Kejayaan

• Hasil antara muka: Dokumen hasil gabungan baharu dicipta.
• Langkah seterusnya yang tersedia: Anda boleh menyimpan, mengedit atau mencetak dokumen yang dijana.

Petua Semasa Menggunakan

• Kesilapan biasa: Sahkan julat rekod sebelum output untuk mengelakkan rekod tercicir atau berulang.

6. Gabungkan dan hantar

Laluan masuk: tab Mail Merge → Merge and Send

1. Buka tab Mail Merge.
2. Klik Merge and Send.
3. Tetapkan penerima, subjek dan format e-mel.
4. Pilih julat rekod.
5. Klik OK untuk menghantar kandungan gabungan.

Kriteria Kejayaan

• Hasil antara muka: Proses penghantaran selesai dan kandungan e-mel dijana mengikut rekod.
• Langkah seterusnya yang tersedia: Anda boleh teruskan dengan rekod lain atau kembali ke templat untuk pengeditan.

Petua Semasa Menggunakan

• Kesilapan biasa: Semak medan penerima dan tetapan subjek sebelum menghantar.
• Nota persekitaran: Tindakan ini biasanya memerlukan sambungan internet yang tersedia.

7. Gabungkan ke dokumen baharu yang berbeza

Laluan masuk: tab Mail Merge → Merge to Different New Documents

1. Buka tab Mail Merge.
2. Klik Merge to Different New Documents.
3. Masukkan maklumat penamaan fail, jenis simpanan dan lokasi simpanan.
4. Pilih julat gabungan.
5. Klik OK untuk menjana berbilang dokumen berasingan.

Kriteria Kejayaan

• Hasil antara muka: Aplikasi mencipta berbilang fail berdasarkan rekod yang dipilih.
• Langkah seterusnya yang tersedia: Anda boleh menyemak, menyimpan atau mengedarkan fail yang dijana secara berasingan.

Petua Semasa Menggunakan

• Kesilapan biasa: Sahkan lokasi simpanan dan peraturan penamaan lebih awal untuk memudahkan pengurusan fail.

8. Gabungkan ke pencetak

Laluan masuk: tab Mail Merge → Merge to Printer

1. Buka tab Mail Merge.
2. Klik Merge to Printer.
3. Pilih julat rekod.
4. Klik OK untuk mencetak kandungan dokumen gabungan.

Kriteria Kejayaan

• Hasil antara muka: Tugas cetakan dihantar ke pencetak.
• Langkah seterusnya yang tersedia: Anda boleh melaraskan templat atau memilih julat rekod lain jika perlu.

Petua Semasa Menggunakan

• Kesilapan biasa: Semak status sambungan pencetak dan tetapan kertas sebelum mencetak.