Come modificare gli eventi del calendario in WPS su Windows

Questa guida pratica illustra 10 argomenti sulla modifica degli eventi del calendario in WPS su Windows, tra cui orario, posizione, partecipanti, promemoria, ricorrenza, impostazioni della riunione, documenti collegati, note, visibilità e trasferimento o eliminazione.

Indice della guida

Guida pratica

1. Modificare il titolo e l'orario dell'evento

Punto di accesso: WPS Collaboration → Calendar → Seleziona l'evento di destinazione → Edit

1. Apri il client di collaborazione WPS e fai clic su Calendar nel riquadro di navigazione a sinistra.
2. Trova l'evento che vuoi aggiornare nella vista calendario e selezionalo.
3. Nel pannello dei dettagli dell'evento, fai clic su Edit.
4. Modifica il titolo dell'evento, l'ora di inizio, l'ora di fine o lo stato di evento per l'intera giornata.
5. Se necessario, trascina l'evento su un'altra data nella vista calendario oppure trascinane il bordo per regolarne la durata.
6. Fai clic su Save per applicare le modifiche.

Criteri di riuscita

• Risultato nell'interfaccia: i dettagli dell'evento mostrano il titolo aggiornato, l'orario o lo stato per l'intera giornata.
• Azione successiva disponibile: puoi continuare a modificare posizione, partecipanti, promemoria e altri dettagli.

Suggerimenti per l'uso

• Errore comune: trascinare l'evento in un nuovo orario e dimenticare di controllare l'ora finale di inizio e fine.
• Nota sull'ambiente: devi disporre dell'autorizzazione per modificare l'evento di destinazione.

2. Impostare la posizione e la sala riunioni

Punto di accesso: Modifica evento → Posizione

1. Nella finestra di modifica dell'evento, individua l'opzione Location o Meeting Room.
2. Inserisci manualmente il testo della posizione.
3. Se ti serve una sala, fai clic su Select Meeting Room.
4. Controlla l'occupazione delle sale e scegli una sala disponibile.
5. Se l'orario selezionato è in conflitto con un'altra prenotazione, segui il messaggio sullo schermo per effettuare una nuova scelta.
6. Salva l'evento e verifica la posizione aggiornata nei dettagli dell'evento.

Criteri di riuscita

• Risultato nell'interfaccia: i dettagli dell'evento mostrano la posizione selezionata o il nome della sala.
• Azione successiva disponibile: puoi continuare invitando partecipanti o regolando i promemoria.

Suggerimenti per l'uso

• Errore comune: inserire una posizione senza verificare se la sala è effettivamente disponibile.
• Nota sull'ambiente: gli elenchi delle sale possono dipendere dalla configurazione dell'organizzazione e dalla connessione di rete.

3. Aggiungere e gestire i partecipanti

Punto di accesso: Modifica evento → Partecipanti

1. Nella finestra di modifica dell'evento, individua l'opzione Attendees.
2. Fai clic su Add Attendees e scegli le persone dai contatti.
3. Cerca per nome per aggiungere rapidamente le persone giuste.
4. Controlla lo stato di disponibilità mostrato accanto ai partecipanti per facilitare la pianificazione.
5. Per rimuovere una persona, fai clic sul controllo di eliminazione accanto al relativo partecipante.
6. Salva l'evento in modo che gli inviti vengano inviati ai partecipanti.

Criteri di riuscita

• Risultato nell'interfaccia: l'elenco dei partecipanti riflette le persone aggiunte o rimosse.
• Azione successiva disponibile: puoi continuare con promemoria, sale o note.

Suggerimenti per l'uso

• Errore comune: aggiungere partecipanti senza salvare l'evento, quindi gli inviti non vengono inviati.
• Nota sull'ambiente: devi aver effettuato l'accesso e poter usare l'elenco contatti dell'organizzazione.

4. Impostare i promemoria

Punto di accesso: Modifica evento → Promemoria

1. Nella finestra di modifica dell'evento, individua l'opzione Reminder.
2. Apri l'elenco degli orari dei promemoria.
3. Scegli nessun promemoria, all'orario previsto, 5 minuti prima, 15 minuti prima, 30 minuti prima, 1 ora prima, 1 giorno prima oppure un altro anticipo.
4. Aggiungi più promemoria, se necessario.
5. Salva le impostazioni.
6. Ricevi notifiche di promemoria all'orario programmato tramite il client o i canali di notifica correlati.

Criteri di riuscita

• Risultato nell'interfaccia: l'area dei promemoria mostra gli orari di promemoria selezionati.
• Azione successiva disponibile: puoi continuare con la ricorrenza o con le impostazioni della riunione.

Suggerimenti per l'uso

• Errore comune: impostare un solo promemoria e perdere un avviso importante prima della riunione.
• Nota sull'ambiente: la consegna dei promemoria dipende dall'accesso all'account e dalla connettività di rete.

5. Impostare le regole di ricorrenza

Punto di accesso: Modifica evento → Ricorrenza

1. Nella finestra di modifica dell'evento, individua l'opzione Recurrence.
2. Scegli nessuna ricorrenza, giornaliera, ogni giorno lavorativo, settimanale, mensile, annuale oppure personalizzata.
3. Imposta la frequenza e la tempistica della ricorrenza in base alle esigenze.
4. Controlla la regola per assicurarti che corrisponda al programma della riunione.
5. Fai clic su Save.
6. Conferma nel calendario che gli eventi ricorrenti vengano generati come previsto.

Criteri di riuscita

• Risultato nell'interfaccia: i dettagli dell'evento mostrano la regola di ricorrenza selezionata.
• Azione successiva disponibile: puoi continuare modificando una singola occorrenza o gli eventi successivi, secondo necessità.

Suggerimenti per l'uso

• Errore comune: confondere un evento singolo con una serie ricorrente e applicare la regola sbagliata.
• Nota sull'ambiente: prima di modificare un evento ricorrente, verifica l'ambito della modifica.

6. Regolare le impostazioni della riunione

Punto di accesso: Modifica evento → Impostazioni della riunione

1. Nella finestra di modifica dell'evento, individua Meeting Settings.
2. Aprilo e regola in base alle esigenze le autorizzazioni dell'organizzatore e di partecipazione.
3. Configura l'approvazione per partecipare, l'accesso anticipato, l'ingresso con video attivo o l'ingresso con microfono disattivato in base alla configurazione della riunione.
4. Attiva la registrazione automatica o le note AI, se necessario.
5. Fai clic su Confirm per applicare le impostazioni.
6. Se necessario, modifica successivamente la visibilità della riunione.

Criteri di riuscita

• Risultato nell'interfaccia: le impostazioni della riunione mostrano la configurazione più recente.
• Azione successiva disponibile: puoi continuare collegando documenti o aggiungendo note.

Suggerimenti per l'uso

• Errore comune: modificare le autorizzazioni di accesso senza verificare il formato previsto della riunione.
• Nota sull'ambiente: alcune impostazioni della riunione possono dipendere dal tipo di riunione e dalle autorizzazioni dell'organizzatore.

7. Gestire i documenti della riunione

Percorso di accesso: Modifica evento → Documenti della riunione

1. Nella finestra di modifica dell'evento, individua l'opzione Linked Documents.
2. Fai clic su Add Document.
3. Scegli il file che vuoi collegare dai documenti cloud.
4. Collega più documenti, se necessario.
5. Per rimuoverne uno, fai clic sul controllo di eliminazione accanto al documento.
6. Salva l'evento e controlla i documenti collegati nei dettagli dell'evento.

Criteri di successo

• Risultato nell'interfaccia: i dettagli dell'evento mostrano l'elenco dei documenti collegati.
• Azione successiva disponibile: i partecipanti possono aprire i file correlati dai dettagli dell'evento.

Suggerimenti per l'uso

• Errore comune: collegare un documento senza verificare se i partecipanti possono accedervi.
• Nota sull'ambiente: devi avere accesso ai documenti cloud correlati.

8. Aggiungere note

Percorso di accesso: Modifica evento → Note

1. Nella finestra di modifica dell'evento, individua il campo Notes o Description.
2. Inserisci dettagli di supporto, un ordine del giorno o promemoria importanti.
3. Se necessario, aggiungi più paragrafi.
4. Fai clic su Save.
5. Apri i dettagli dell'evento per controllare le note salvate.
6. Se necessario, informa i partecipanti di controllare i dettagli aggiornati dell'evento.

Criteri di successo

• Risultato nell'interfaccia: l'area delle note mostra il testo salvato.
• Azione successiva disponibile: i partecipanti possono visualizzare le note dai dettagli dell'evento.

Suggerimenti per l'uso

• Errore comune: aggiornare solo le note senza evidenziare ai partecipanti le modifiche importanti al programma.
• Nota sull'ambiente: le note più lunghe sono più facili da leggere se suddivise in sezioni.

9. Modificare la visibilità

Percorso di accesso: Modifica evento → Visibilità predefinita

1. Nella finestra di modifica dell'evento, individua Default visibility nella parte inferiore.
2. Apri l'elenco a discesa.
3. Scegli l'opzione di visibilità predefinita, pubblica o privata.
4. Verifica che la visibilità selezionata corrisponda alle tue esigenze di condivisione.
5. Fai clic su Save.
6. Torna ai dettagli dell'evento e conferma la visibilità aggiornata.

Criteri di successo

• Risultato nell'interfaccia: l'impostazione di visibilità mostra lo stato selezionato.
• Azione successiva disponibile: puoi continuare regolando i partecipanti o le impostazioni della riunione.

Suggerimenti per l'uso

• Errore comune: scegliere il livello di visibilità sbagliato ed esporre o nascondere l'evento in modo imprevisto.
• Nota sull'ambiente: la visibilità predefinita può essere influenzata dalle regole dell'organizzazione.

10. Trasferire o eliminare un evento

Percorso di accesso: WPS Collaboration → Calendario → Seleziona l'evento di destinazione → Altre azioni

1. Apri il client di collaborazione WPS e vai a Calendar.
2. Seleziona l'evento di destinazione per aprirne il pannello dei dettagli.
3. Per trasferire l'evento, fai clic su Transfer Event e scegli una persona dai contatti.
4. Decidi se lasciare l'evento dopo il trasferimento, quindi fai clic su Confirm.
5. Per eliminare l'evento, fai clic su Delete Item.
6. Completa l'eliminazione nella finestra di conferma.

Criteri di successo

• Risultato nell'interfaccia: dopo il trasferimento, il nuovo organizzatore diventa effettivo; dopo l'eliminazione, l'evento non compare più nel calendario.
• Azione successiva disponibile: puoi continuare a gestire altri eventi pianificati.

Suggerimenti per l'uso

• Errore comune: eliminare un evento prima di confermare se deve ancora essere conservato.
• Nota sull'ambiente: gli eventi eliminati non possono essere ripristinati, quindi verifica con attenzione prima di confermare.