Come usare il Promemoria per il passaggio di consegne dei documenti dei membri in uscita di WPS su Windows

Usa il Promemoria per il passaggio di consegne dei documenti dei membri in uscita con 3 argomenti pratici, tra cui l'attivazione del promemoria, la modifica del messaggio e l'aggiunta a un flusso di offboarding; scegli un argomento dall'indice e segui i passaggi.

Indice delle procedure

Guida operativa

1. Attivare il promemoria per il passaggio di consegne dei documenti

Percorso di accesso: Admin Console → Enterprise Settings → General Settings

1. Apri il client WPS 365.
2. Fai clic sulla voce Admin Console nell'area in basso a sinistra della home page.
3. Nel pannello a sinistra, fai clic su Enterprise Settings per espandere il menu.
4. Seleziona General Settings.
5. Trova Turn On/Off Document Handover Reminder for Departing Members e attivalo.

Criteri di riuscita

• Risultato nell'interfaccia: Il promemoria risulta attivato.
• Azione successiva disponibile: Puoi continuare nell'area delle impostazioni per modificare il messaggio del promemoria.

Suggerimenti per l'uso

• Assicurati che il tuo account abbia accesso ad Admin Console.
• Mantieni stabile la connessione di rete durante il salvataggio delle impostazioni.

2. Impostare il contenuto del messaggio del promemoria

Percorso di accesso: Admin Console → Enterprise Settings → General Settings → Settings

1. Apri General Settings seguendo i passaggi della sezione precedente.
2. Fai clic su Settings sul lato destro dell'opzione del promemoria per il passaggio di consegne in uscita.
3. Inserisci o modifica il messaggio del promemoria nel pannello delle impostazioni.
4. Verifica che il messaggio indichi chiaramente il referente e i requisiti per il passaggio di consegne.
5. Salva le impostazioni.

Criteri di riuscita

• Risultato nell'interfaccia: Il contenuto del promemoria viene salvato e può essere riaperto per la revisione.
• Azione successiva disponibile: Puoi continuare a perfezionare il messaggio in base ai cambiamenti del tuo processo interno.

Suggerimenti per l'uso

• Includi nel messaggio il referente, la tempistica prevista e i requisiti per il passaggio di consegne.
• Mantieni il messaggio allineato al processo di offboarding della tua azienda.

3. Aggiungere il promemoria al flusso di offboarding

Percorso di accesso: Usalo insieme al tuo processo interno di uscita del personale

1. Definisci chi è responsabile del passaggio di consegne dei documenti durante l'uscita del dipendente.
2. Attiva il promemoria e completa la configurazione del messaggio.
3. Prima di elaborare l'uscita del dipendente, conferma che il messaggio del promemoria sia coerente con il processo di recupero dell'account.
4. Aggiungi questo promemoria allo stesso flusso di lavoro standard usato per le attività di recupero di account, email o accessi.
5. Rivedi regolarmente il contenuto del promemoria per mantenerlo allineato alla policy corrente.

Criteri di riuscita

• Risultato nell'interfaccia: Il promemoria è attivato e il messaggio è pronto per l'uso.
• Azione successiva disponibile: I team possono seguire il contenuto del promemoria preparato durante l'offboarding.
• Nessun effetto collaterale: Le altre impostazioni generali possono comunque essere usate in modo indipendente.

Suggerimenti per l'uso

• È utile che i team HR, IT e operations concordino la stessa formulazione del processo.
• Aggiorna il contenuto del promemoria ogni volta che il flusso di lavoro aziendale cambia.