Come usare le Impostazioni predefinite di condivisione dei documenti aziendali di WPS su Windows

Usa le Impostazioni predefinite di condivisione dei documenti aziendali attraverso 4 argomenti indicizzati, tutti relativi alla configurazione amministrativa aziendale, per consentire agli amministratori di completare rapidamente la configurazione delle regole di condivisione predefinite.

Indice delle procedure

Guida operativa

1. Aprire le impostazioni predefinite per la condivisione dei file aziendali

Percorso di accesso: Admin Console → Security Control → Document Security → Default Settings for Enterprise File Sharing

1. Apri il client WPS 365.
2. Fai clic su Admin Console nell'area in basso a sinistra della home page del client.
3. Nell'elenco a sinistra, fai clic su Security Control.
4. Nell'elenco espanso, fai clic su Document Security.
5. Fai clic su Default Settings for Enterprise File Sharing per aprire la pagina delle impostazioni.

Criteri di esito positivo

• Risultato nell'interfaccia: si apre la pagina delle impostazioni predefinite per la condivisione dei file aziendali.
• Azione successiva disponibile: puoi visualizzare e modificare i parametri predefiniti relativi alla condivisione.

Suggerimenti per l'uso

• Nota sulle autorizzazioni: per accedere alla console di amministrazione aziendale sono necessari i permessi di amministratore.
• Nota sulla rete: mantieni stabile la connessione di rete durante l'apertura della console.

2. Configurare le autorizzazioni predefinite di condivisione dei file

Percorso di accesso: Impostazioni predefinite per la condivisione dei file aziendali → Autorizzazioni predefinite per abilitare la condivisione di file o cartelle

1. Nella pagina delle impostazioni, individua Default permissions for enabling file or folder sharing.
2. In Authorization scope, seleziona in base alle esigenze Anyone, Enterprise members only oppure Specified people only.
3. In Permission scope, seleziona in base alle esigenze View only, View, Comment oppure Edit.
4. Verifica che le impostazioni correnti siano conformi alla policy di condivisione della tua azienda.

Criteri di esito positivo

• Risultato nell'interfaccia: l'ambito di autorizzazione e l'ambito dei permessi mostrano le opzioni di destinazione selezionate.
• Azione successiva disponibile: puoi continuare con la configurazione delle regole di gestione dei collaboratori.

Suggerimenti per l'uso

• Errore comune: confondere l'ambito di autorizzazione con l'ambito dei permessi può modificare il risultato finale della condivisione.
• Suggerimento d'uso: definisci i confini della condivisione interna ed esterna prima di impostare i valori predefiniti.

3. Configurare le regole di gestione dei collaboratori

Percorso di accesso: Impostazioni predefinite per la condivisione dei file aziendali → Opzioni di gestione dei collaboratori

1. Individua l'impostazione who can add or remove collaborators for files or folders by default.
2. Per My Cloud Docs e Team Docs, scegli il livello di ruolo appropriato, ad esempio utenti con autorizzazioni di visualizzazione, commento, modifica o gestione.
3. Imposta secondo necessità se external users outside the team can add or remove collaborators.
4. Imposta secondo necessità se document administrator is notified when others add or remove collaborators.

Criteri di esito positivo

• Risultato nell'interfaccia: tutte le opzioni di gestione dei collaboratori sono configurate.
• Azione successiva disponibile: puoi salvare direttamente le impostazioni e renderle effettive.

Suggerimenti per l'uso

• Nota sull'abbonamento: consentire agli utenti esterni di aggiungere o rimuovere collaboratori è una funzionalità legata all'abbonamento.
• Suggerimento per gli amministratori: per i team che collaborano spesso con utenti esterni, controlla contemporaneamente anche la regola di notifica.

4. Salvare e applicare la configurazione predefinita di condivisione

Percorso di accesso: area inferiore della pagina delle impostazioni predefinite per la condivisione dei file aziendali

1. Dopo aver completato tutte le impostazioni dei parametri predefiniti, rivedi ogni voce.
2. Fai clic su Save.
3. Attendi che il sistema completi il salvataggio.
4. Riapri o ricontrolla la pagina e conferma che le impostazioni restino quelle previste.

Criteri di esito positivo

• Risultato nell'interfaccia: dopo il salvataggio, la pagina mantiene i valori di configurazione più recenti.
• Azione successiva disponibile: le future operazioni di condivisione dei file aziendali potranno seguire le regole predefinite.

Suggerimenti per l'uso

• Errore comune: se esci senza salvare, la configurazione predefinita non viene applicata.
• Suggerimento per gli amministratori: dopo aver modificato la policy, esegui un controllo interno per confermare che il comportamento di condivisione predefinito corrisponda alle aspettative.