Cara Menggunakan Ruang Rapat WPS di Windows

Panduan ini mencakup 4 topik petunjuk untuk Ruang Rapat WPS di Windows, termasuk membuat dan mengonfigurasi ruangan serta mengekspor data pemesanan; keempat topik tersebut tersedia tanpa keanggotaan dan tidak ada yang terkait dengan keanggotaan.

Indeks Petunjuk

Panduan Petunjuk

1. Membuat dan mengonfigurasi ruang rapat

Titik masuk: Admin Console → Enterprise Settings → Meeting Rooms → Add

1. Buka klien WPS 365 lalu masuk ke Admin Console dari sudut kiri bawah halaman beranda.
2. Di panel kiri, klik Enterprise Settings lalu buka Meeting Rooms.
3. Klik Add di sudut kanan atas.
4. Masukkan nama ruang rapat, hierarki, kapasitas, gambar ruangan, dan catatan.
5. Di daftar perangkat, pilih perangkat yang tersedia di ruangan, seperti TV atau papan tulis.
6. Klik Save untuk membuat ruang rapat.
7. Setelah ruangan dibuat, Anda dapat melanjutkan dengan mengedit, mengaktifkan, atau menghapusnya dari daftar.

Kriteria Keberhasilan

• Status UI: Ruang rapat baru muncul dalam daftar ruangan.
• Tindakan berikutnya: Anda dapat melanjutkan mengedit informasi ruangan atau mengubah status aktifnya.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Jika nama ruangan atau detail penting lainnya tidak diisi sebelum menyimpan, ruangan akan lebih sulit dikenali nanti.
• Batasan lingkungan: Anda memerlukan izin pengelolaan ruang rapat.

2. Mengimpor atau memperbarui ruang rapat secara massal

Titik masuk: Halaman Meeting Rooms → Batch Import/Update

1. Buka halaman Meeting Rooms di Admin Console.
2. Klik Batch Import/Update di sudut kanan atas.
3. Untuk menambahkan beberapa ruangan, unduh templat, isi sesuai format yang diperlukan, lalu unggah untuk menyelesaikan impor massal.
4. Untuk memperbarui informasi ruangan yang sudah ada, ekspor terlebih dahulu data ruangan saat ini, edit dalam format templat, lalu unggah kembali untuk menyelesaikan pembaruan massal.

Kriteria Keberhasilan

• Status UI: Daftar ruangan menampilkan konten terbaru setelah impor atau pembaruan selesai.
• Tindakan berikutnya: Anda dapat meninjau detail tiap ruangan atau menjalankan tugas pemeliharaan massal lainnya.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Jika kolom pada templat tidak sesuai dengan format yang diperlukan, impor dapat gagal atau pembaruan mungkin tidak lengkap.
• Batasan lingkungan: Pengunggahan templat akan berjalan lebih baik dengan koneksi jaringan yang stabil.

3. Mengonfigurasi pengaturan ruang rapat

Titik masuk: Halaman Meeting Rooms → Settings

1. Di halaman Meeting Rooms, klik Settings.
2. Aktifkan atau nonaktifkan check-in Ruang Rapat sesuai kebutuhan, lalu atur waktu check-in atau setel ulang kode QR check-in.
3. Aktifkan atau nonaktifkan pengambilalihan ruangan sesuai kebutuhan, lalu atur waktu pengambilalihan dan gambar tampilan terkait.
4. Konfigurasikan batas pemesanan, termasuk rentang waktu pemesanan yang tersedia, batas durasi, dan waktu pemesanan di muka.
5. Atur apakah ruangan yang memerlukan persetujuan mengizinkan pemesanan berulang.
6. Konfigurasikan cakupan visibilitas agar hanya anggota yang dipilih yang dapat melihat ruangan tertentu.
7. Atur allowlist dan aturan tampilan judul rapat sesuai kebutuhan.

Kriteria Keberhasilan

• Status UI: Halaman menampilkan status aturan terbaru setelah pengaturan disimpan.
• Tindakan berikutnya: Anggota dapat melihat, memesan, atau check-in ke ruangan berdasarkan aturan yang telah diperbarui.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Pengaturan cakupan visibilitas atau allowlist yang tidak tepat dapat memengaruhi siapa yang dapat melihat atau memesan ruangan.
• Batasan lingkungan: Setelah perubahan aturan besar, sebaiknya beri tahu anggota terkait tentang kebijakan yang telah diperbarui.

4. Ekspor data pemesanan Ruang Rapat

Titik masuk: Halaman Ruang Rapat → Export

1. Di halaman Ruang Rapat, pilih ruang rapat yang sudah ada.
2. Klik Export di sudut kanan atas.
3. Pilih rentang waktu pemesanan yang ingin diekspor.
4. Pilih Include meeting cover image jika diperlukan.
5. Selesaikan verifikasi identitas administrator dan ekspor file.

Kriteria Keberhasilan

• Status UI: Sistem membuat dan mengekspor file data pemesanan.
• Tindakan berikutnya: Anda dapat menggunakan hasil ekspor untuk pelaporan, pengarsipan, atau peninjauan.

Tips Saat Menggunakan

• Kesalahan umum: Jika Anda tidak memilih ruang rapat sebelum mengekspor, Anda mungkin tidak mendapatkan data yang diinginkan.
• Batasan lingkungan: Verifikasi identitas administrator diperlukan sebelum ekspor.