Windows पर WPS संगठन छोड़ने वाले सदस्यों के लिए दस्तावेज़ हस्तांतरण रिमाइंडर का उपयोग कैसे करें

संगठन छोड़ने वाले सदस्यों के लिए दस्तावेज़ हस्तांतरण रिमाइंडर का उपयोग 3 मार्गदर्शिका विषयों के साथ करें, जिनमें रिमाइंडर चालू करना, संदेश संपादित करना और इसे ऑफबोर्डिंग वर्कफ़्लो में जोड़ना शामिल है; इंडेक्स से कोई विषय चुनें और चरणों का पालन करें।

मार्गदर्शिका इंडेक्स

उपयोग मार्गदर्शिका

1. दस्तावेज़ हस्तांतरण रिमाइंडर चालू करें

प्रवेश पथ: Admin Console → Enterprise Settings → General Settings

1. WPS 365 क्लाइंट खोलें।
2. होम पेज के निचले-बाएँ भाग में Admin Console प्रविष्टि पर क्लिक करें।
3. बाएँ पैनल में, मेनू विस्तृत करने के लिए Enterprise Settings पर क्लिक करें।
4. General Settings चुनें।
5. Turn On/Off Document Handover Reminder for Departing Members ढूँढें और इसे सक्षम करें।

सफलता मानदंड

• इंटरफ़ेस परिणाम: रिमाइंडर सक्षम के रूप में दिखता है।
• अगली उपलब्ध कार्रवाई: आप रिमाइंडर संदेश संपादित करने के लिए सेटिंग्स क्षेत्र में आगे बढ़ सकते हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• सुनिश्चित करें कि आपके खाते में admin console का एक्सेस है।
• सेटिंग्स सहेजते समय नेटवर्क कनेक्शन स्थिर रखें।

2. रिमाइंडर संदेश की सामग्री सेट करें

प्रवेश पथ: Admin Console → Enterprise Settings → General Settings → Settings

1. पिछले अनुभाग में दिए गए चरणों का पालन करके General Settings खोलें।
2. प्रस्थान हस्तांतरण रिमाइंडर विकल्प के दाईं ओर Settings पर क्लिक करें।
3. सेटिंग्स पैनल में रिमाइंडर संदेश दर्ज करें या संशोधित करें।
4. जाँचें कि संदेश में संपर्क व्यक्ति और हस्तांतरण आवश्यकताएँ स्पष्ट रूप से दी गई हैं।
5. सेटिंग्स सहेजें।

सफलता मानदंड

• इंटरफ़ेस परिणाम: रिमाइंडर की सामग्री सहेज ली जाती है और समीक्षा के लिए फिर से खोली जा सकती है।
• अगली उपलब्ध कार्रवाई: आपकी आंतरिक प्रक्रिया बदलने पर आप संदेश को और बेहतर बना सकते हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• संदेश में संपर्क व्यक्ति, अपेक्षित समय-सीमा और हस्तांतरण आवश्यकताएँ शामिल करें।
• संदेश को अपनी कंपनी की ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया के अनुरूप रखें।

3. रिमाइंडर को ऑफबोर्डिंग वर्कफ़्लो में जोड़ें

प्रवेश पथ: अपनी आंतरिक प्रस्थान प्रक्रिया के साथ मिलाकर उपयोग करें

1. निर्धारित करें कि कर्मचारी के संगठन छोड़ने के दौरान दस्तावेज़ हस्तांतरण की ज़िम्मेदारी किसकी होगी।
2. रिमाइंडर चालू करें और संदेश सेटअप पूरा करें।
3. कर्मचारी के प्रस्थान की प्रक्रिया पूरी होने से पहले, पुष्टि करें कि रिमाइंडर संदेश खाता पुनर्प्राप्ति प्रक्रिया से मेल खाता है।
4. इस रिमाइंडर को उसी मानक वर्कफ़्लो में जोड़ें जिसका उपयोग खाता, ईमेल या एक्सेस पुनर्प्राप्ति कार्यों के लिए किया जाता है।
5. रिमाइंडर सामग्री की नियमित समीक्षा करें ताकि यह वर्तमान नीति के अनुरूप बनी रहे।

सफलता मानदंड

• इंटरफ़ेस परिणाम: रिमाइंडर सक्षम है और संदेश उपयोग के लिए तैयार है।
• अगली उपलब्ध कार्रवाई: टीमें ऑफबोर्डिंग के दौरान तैयार रिमाइंडर सामग्री का पालन कर सकती हैं।
• कोई दुष्प्रभाव नहीं: अन्य सामान्य सेटिंग्स अब भी स्वतंत्र रूप से उपयोग की जा सकती हैं।

उपयोग के दौरान सुझाव

• HR, IT और operations टीमों के लिए एक ही प्रक्रिया-शब्दावली पर सहमति बनाना उपयोगी होता है।
• जब भी कंपनी का वर्कफ़्लो बदले, रिमाइंडर सामग्री अपडेट करें।