Comment utiliser les salles de réunion WPS sur Windows

Ce guide comprend 4 rubriques pratiques pour les salles de réunion WPS sur Windows, notamment la création et la configuration de salles ainsi que l'exportation des données de réservation ; les 4 rubriques sont disponibles sans abonnement et 0 sont liées à un abonnement.

Index des guides pratiques

Guide pratique

1. Créer et configurer une salle de réunion

Point d'entrée : Console d’administration → Paramètres d'entreprise → Salles de réunion → Ajouter

1. Ouvrez le client WPS 365 et accédez à la Console d’administration depuis le coin inférieur gauche de la page d'accueil.
2. Dans le volet de gauche, cliquez sur Paramètres d'entreprise puis ouvrez Salles de réunion.
3. Cliquez sur Ajouter dans le coin supérieur droit.
4. Saisissez le nom de la salle de réunion, la hiérarchie, la capacité, l'image de la salle et les notes.
5. Dans la liste des appareils, sélectionnez les appareils disponibles dans la salle, comme une TV ou un tableau blanc.
6. Cliquez sur Enregistrer pour créer la salle de réunion.
7. Une fois la salle créée, vous pouvez continuer à la modifier, l'activer ou la supprimer depuis la liste.

Critères de réussite

• État de l'interface : La nouvelle salle de réunion apparaît dans la liste des salles.
• Actions suivantes : Vous pouvez continuer à modifier les informations de la salle ou changer son statut d'activation.

Conseils d'utilisation

• Erreurs courantes : Omettre le nom de la salle ou d'autres informations clés avant l'enregistrement peut rendre la salle plus difficile à identifier ultérieurement.
• Limites de l'environnement : Vous devez disposer des autorisations de gestion des salles de réunion.

2. Importer ou mettre à jour des salles de réunion en masse

Point d'entrée : Page Salles de réunion → Import/Update en masse

1. Ouvrez la page Salles de réunion dans la Console d’administration.
2. Cliquez sur Import/Update en masse dans le coin supérieur droit.
3. Pour ajouter plusieurs salles, téléchargez le modèle, remplissez-le au format requis, puis téléversez-le pour terminer l'importation en masse.
4. Pour mettre à jour les informations des salles existantes, exportez d'abord les données actuelles des salles, modifiez-les au format du modèle, puis téléversez-les à nouveau pour terminer la mise à jour en masse.

Critères de réussite

• État de l'interface : La liste des salles affiche le contenu le plus récent une fois l'importation ou la mise à jour terminée.
• Actions suivantes : Vous pouvez consulter les détails de chaque salle ou exécuter une autre tâche de maintenance en masse.

Conseils d'utilisation

• Erreurs courantes : Si les champs du modèle ne correspondent pas au format requis, l'importation peut échouer ou la mise à jour peut être incomplète.
• Limites de l'environnement : Le téléversement du modèle fonctionne mieux avec une connexion réseau stable.

3. Configurer les paramètres des salles de réunion

Point d'entrée : Page Salles de réunion → Paramètres

1. Sur la page Salles de réunion, cliquez sur Paramètres.
2. Activez ou désactivez l'enregistrement en salle de réunion selon vos besoins, puis définissez l'heure d'enregistrement ou réinitialisez le code QR d'enregistrement.
3. Activez ou désactivez la prise en charge de la salle selon vos besoins, puis définissez l'heure de prise en charge et l'image d'affichage associée.
4. Configurez les limites de réservation, notamment la plage horaire disponible, la durée maximale et le délai de réservation à l'avance.
5. Définissez si les salles nécessitant une approbation autorisent les réservations récurrentes.
6. Configurez le périmètre de visibilité afin que seuls certains membres puissent voir des salles spécifiques.
7. Définissez la liste blanche et les règles d'affichage du titre de réunion selon vos besoins.

Critères de réussite

• État de l'interface : La page affiche le dernier état des règles après l'enregistrement des paramètres.
• Actions suivantes : Les membres peuvent consulter, réserver ou s'enregistrer dans les salles selon les règles mises à jour.

Conseils d'utilisation

• Erreurs courantes : Un périmètre de visibilité ou une liste blanche incorrecte peut affecter les membres autorisés à voir ou à réserver des salles.
• Limites de l'environnement : Après des modifications majeures des règles, il est utile d'informer les membres concernés de la nouvelle politique.

4. Exporter les données de réservation des salles de réunion

Point d'entrée : Page Salles de réunion → Exporter

1. Sur la page Salles de réunion, sélectionnez une salle de réunion existante.
2. Cliquez sur Exporter dans le coin supérieur droit.
3. Choisissez la plage horaire de réservation à exporter.
4. Sélectionnez Inclure l'image de couverture de la réunion si nécessaire.
5. Terminez la vérification de l'identité de l'administrateur et exportez le fichier.

Critères de réussite

• État de l'interface : Le système génère et exporte un fichier de données de réservation.
• Actions suivantes : Vous pouvez utiliser le résultat exporté pour des rapports, des archives ou une révision.

Conseils d'utilisation

• Erreurs courantes : Si vous ne sélectionnez pas de salle de réunion avant l'exportation, vous risquez de ne pas obtenir les données souhaitées.
• Limites de l'environnement : La vérification de l'identité de l'administrateur est requise avant l'exportation.