Cómo usar la Combinación de correspondencia de WPS en macOS

Usa la Combinación de correspondencia de WPS en macOS mediante 8 temas indexados en WPS Writer; 8 temas están disponibles sin membresía y 0 están relacionados con la membresía.

Índice de instrucciones

Guía paso a paso

1. Abrir la pestaña Combinación de correspondencia

Ruta de acceso: Referencias → Combinación de correspondencia

1. Abre un documento en WPS Writer.
2. Haz clic en la pestaña Referencias .
3. Haz clic en Combinación de correspondencia para abrir la pestaña Combinación de correspondencia.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: Los comandos relacionados con Combinación de correspondencia aparecen en la parte superior de la ventana.
• Siguiente paso disponible: Puedes continuar abriendo una fuente de datos o insertando campos de combinación.

Consejos de uso

• Error común: Si no abres primero la pestaña Referencias es posible que la opción Combinación de correspondencia no esté visible.

2. Abrir una fuente de datos

Ruta de acceso: Pestaña Combinación de correspondencia → Abrir fuente de datos

1. Abre primero la pestaña Combinación de correspondencia .
2. Haz clic en Abrir fuente de datos.
3. Selecciona el archivo de Excel que contiene la información de los destinatarios.
4. Haz clic en Abrir para cargar la fuente de datos.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: La fuente de datos está conectada y lista para insertar campos.
• Siguiente paso disponible: Puedes elegir campos, obtener una vista previa de los registros o comenzar la combinación.

Consejos de uso

• Error común: La fila de encabezado de la fuente de datos debe contener los nombres de los campos, y las filas siguientes deben contener los datos reales.
• Nota del entorno: Se recomienda usar un formato de hoja de cálculo compatible para una lectura más fluida.

3. Inserta campos de combinación

Ruta de acceso: Pestaña Combinación de correspondencia → Insertar campo de combinación

1. Coloca el cursor donde quieras que aparezcan los datos.
2. Haz clic en Insertar campo de combinación.
3. Selecciona el campo que quieras en el cuadro de diálogo.
4. Haz clic en Insertar para agregar el campo al documento.
5. Repite estos pasos hasta insertar todos los campos necesarios.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: Los campos de combinación aparecen en el documento.
• Siguiente paso disponible: Puedes obtener una vista previa, combinar o seguir editando la plantilla.

Consejos de uso

• Error común: Confirma la posición del cursor antes de insertar un campo para que no aparezca en el párrafo incorrecto.

4. Vista previa de los resultados combinados

Ruta de acceso: Pestaña Combinación de correspondencia → Ver datos combinados

1. Abre la pestaña Combinación de correspondencia .
2. Haz clic en Ver datos combinados para obtener una vista previa del resultado.
3. Usa Registro anterior o Registro siguiente para explorar distintos registros.
4. Si es necesario, haz clic en Último registro para ir al registro final.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: El contenido del documento cambia al cambiar entre registros.
• Siguiente paso disponible: Después de revisar el contenido, puedes continuar con la salida de la combinación.

Consejos de uso

• Error común: Revisa campo por campo la información clave, como nombres y direcciones, antes de generar la salida final.

5. Combinar en un documento nuevo

Ruta de acceso: Pestaña Combinación de correspondencia → Combinar en un documento nuevo

1. Abre la pestaña Combinación de correspondencia .
2. Haz clic en Combinar en un documento nuevo.
3. Elige el rango de registros, por ejemplo, todos los registros, el registro actual o un rango específico.
4. Haz clic en OK para generar el documento combinado.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: Se crea un nuevo documento con el resultado de la combinación.
• Siguiente paso disponible: Puedes guardar, editar o imprimir el documento generado.

Consejos de uso

• Error común: Confirma el rango de registros antes de generar la salida para evitar omisiones o repeticiones.

6. Combinar y enviar

Ruta de acceso: Pestaña Combinación de correspondencia → Combinar y enviar

1. Abre la pestaña Combinación de correspondencia .
2. Haz clic en Combinar y enviar.
3. Configura el destinatario, el asunto y el formato del correo.
4. Elige el rango de registros.
5. Haz clic en OK para enviar el contenido combinado.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: El proceso de envío finaliza y el contenido del correo se genera por registro.
• Siguiente paso disponible: Puedes continuar con otros registros o volver a la plantilla para editarla.

Consejos de uso

• Error común: Verifica el campo del destinatario y la configuración del asunto antes de enviar.
• Nota sobre el entorno: Esta acción normalmente requiere una conexión a internet disponible.

7. Combinar en diferentes documentos nuevos

Ruta de acceso: Pestaña Mail Merge → Merge to Different New Documents

1. Abre la pestaña Mail Merge .
2. Haz clic en Merge to Different New Documents.
3. Ingresa la información de nombre de archivo, el tipo de guardado y la ubicación para guardar.
4. Elige el rango de combinación.
5. Haz clic en OK para generar varios documentos separados.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: La aplicación crea varios archivos según los registros seleccionados.
• Siguiente paso disponible: Puedes revisar, guardar o distribuir los archivos generados por separado.

Consejos de uso

• Error común: Confirma con anticipación la ubicación de guardado y la regla de nomenclatura para facilitar la administración de archivos.

8. Combinar con una impresora

Ruta de acceso: Pestaña Mail Merge → Merge to Printer

1. Abre la pestaña Mail Merge .
2. Haz clic en Merge to Printer.
3. Elige el rango de registros.
4. Haz clic en OK para imprimir el contenido del documento combinado.

Criterios de éxito

• Resultado en la interfaz: El trabajo de impresión se envía a la impresora.
• Siguiente paso disponible: Puedes ajustar la plantilla o elegir otro rango de registros si es necesario.

Consejos de uso

• Error común: Verifica el estado de la conexión de la impresora y la configuración del papel antes de imprimir.