Cómo usar Salas de reuniones de WPS Meeting en Windows

Esta guía incluye 4 temas prácticos sobre Salas de reuniones de WPS Meeting en Windows, entre ellos la creación y configuración de salas y la exportación de datos de reservas; los 4 temas están disponibles sin membresía y 0 requieren membresía.

Índice de temas

Guía práctica

1. Crear y configurar una sala de reuniones

Ruta de acceso: Panel de administración → Configuración empresarial → Salas de reuniones → Agregar

1. Abre el cliente de WPS 365 y entra al Panel de administración desde la esquina inferior izquierda de la página de inicio.
2. En el panel izquierdo, haz clic en Configuración empresarial y luego abre Salas de reuniones.
3. Haz clic en Agregar en la esquina superior derecha.
4. Ingresa el nombre de la sala de reuniones, la jerarquía, la capacidad, la imagen de la sala y las notas.
5. En la lista de dispositivos, selecciona los dispositivos disponibles en la sala, como una TV o un pizarrón.
6. Haz clic en Guardar para crear la sala de reuniones.
7. Después de crear la sala, puedes seguir editándola, habilitarla o eliminarla desde la lista.

Criterios de éxito

• Estado de la interfaz: La nueva sala de reuniones aparece en la lista de salas.
• Siguientes acciones: Puedes seguir editando la información de la sala o cambiar su estado de habilitación.

Consejos de uso

• Errores comunes: Si omites el nombre de la sala u otros datos clave antes de guardar, puede ser más difícil identificarla después.
• Limitaciones del entorno: Necesitas permisos de administración de salas de reuniones.

2. Importar o actualizar salas de reuniones por lotes

Ruta de acceso: Página de Salas de reuniones → Importación/actualización por lotes

1. Abre la página de Salas de reuniones en el Panel de administración.
2. Haz clic en Importación/actualización por lotes en la esquina superior derecha.
3. Para agregar varias salas, descarga la plantilla, complétala con el formato requerido y súbela para finalizar la importación por lotes.
4. Para actualizar la información de salas existentes, primero exporta los datos actuales de las salas, edítalos con el formato de la plantilla y vuelve a subirlos para completar la actualización por lotes.

Criterios de éxito

• Estado de la interfaz: La lista de salas muestra el contenido más reciente una vez que se completa la importación o actualización.
• Siguientes acciones: Puedes revisar los detalles de cada sala o realizar otra tarea de mantenimiento por lotes.

Consejos de uso

• Errores comunes: Si los campos de la plantilla no coinciden con el formato requerido, la importación puede fallar o la actualización puede quedar incompleta.
• Limitaciones del entorno: La carga de la plantilla funciona mejor con una conexión de red estable.

3. Configurar los ajustes de la sala de reuniones

Ruta de acceso: Página de Salas de reuniones → Configuración

1. En la página de Salas de reuniones, haz clic en Configuración.
2. Activa o desactiva el registro de entrada en la sala de reuniones según sea necesario y, después, configura la hora de registro o restablece el código QR de registro.
3. Activa o desactiva la toma de control de la sala según sea necesario y, después, configura el tiempo de toma de control y la imagen de visualización relacionada.
4. Configura los límites de reserva, incluido el rango de tiempo disponible para reservar, el límite de duración y el tiempo de reserva anticipada.
5. Define si las salas sujetas a aprobación permiten reservas recurrentes.
6. Configura el alcance de visibilidad para que solo los miembros seleccionados puedan ver salas específicas.
7. Configura la lista de permitidos y las reglas de visualización del título de la reunión según sea necesario.

Criterios de éxito

• Estado de la interfaz: La página muestra el estado más reciente de las reglas después de guardar la configuración.
• Siguientes acciones: Los miembros pueden ver, reservar o registrarse en las salas conforme a las reglas actualizadas.

Consejos de uso

• Errores comunes: Una configuración incorrecta del alcance de visibilidad o de la lista de permitidos puede afectar quién puede ver o reservar salas.
• Limitaciones del entorno: Después de cambios importantes en las reglas, es recomendable notificar a los miembros correspondientes sobre la política actualizada.

4. Exportar datos de reservas de salas de reuniones

Punto de entrada: Página de Salas de reuniones → Exportar

1. En la página de Salas de reuniones, selecciona una sala de reuniones existente.
2. Haz clic en Exportar en la esquina superior derecha.
3. Elige el rango de tiempo de reserva que deseas exportar.
4. Selecciona Incluir imagen de portada de la reunión si es necesario.
5. Completa la verificación de identidad del administrador y exporta el archivo.

Criterios de éxito

• Estado de la interfaz: El sistema genera y exporta un archivo con los datos de las reservas.
• Siguientes acciones: Puedes usar el resultado exportado para informes, archivado o revisión.

Consejos de uso

• Errores comunes: Si no seleccionas una sala de reuniones antes de exportar, es posible que no obtengas los datos esperados.
• Limitaciones del entorno: Se requiere la verificación de identidad del administrador antes de exportar.