Cómo usar la Transferencia de documentos de miembros que dejan la organización de WPS en Windows

Usa la Transferencia de documentos de miembros que dejan la organización con 4 temas prácticos, todos disponibles en el Panel de administración; elige un tema en el Índice de guías y sigue la ruta de acceso y los pasos para completar la tarea.

Índice de guías

Guía práctica

1. Abrir la entrada de transferencia del miembro que deja la organización

Ruta de acceso: Panel de administración → Contactos → Estructura de la organización → Miembros anteriores → Transferencia

1. Abre el cliente de WPS 365.
2. Haz clic en Panel de administración en la parte inferior izquierda de la página principal del cliente.
3. Haz clic en Contactos en el panel izquierdo.
4. Haz clic en Estructura de la organización en la lista desplegable.
5. Cambia a la página Miembros anteriores .
6. Selecciona en la lista de miembros anteriores al miembro cuyos documentos deseas transferir.
7. Haz clic en el botón Transferencia en la parte superior derecha de la página.

Criterios de éxito

• La página de transferencia del miembro que deja la organización se abre correctamente.
• Puedes continuar revisando en la página actual los recursos pendientes del miembro.

Consejos de uso

• Se requiere acceso al Panel de administración.
• La acción de transferencia requiere que haya un miembro anterior seleccionado en la lista.

2. Revisar los recursos empresariales pendientes de transferencia

Ruta de acceso: Página de transferencia

1. Revisa los recursos que aparecen en la página de transferencia.
2. Confirma el alcance de los recursos empresariales que se muestran en la página.
3. Verifica los documentos del miembro, los permisos de documentos del equipo, calendarios y reuniones, correo y otros elementos listados.

Criterios de éxito

• La página muestra los recursos empresariales del miembro que deja la organización.
• El administrador puede decidir si continúa con la transferencia.

Consejos de uso

• Se recomienda terminar la revisión de los recursos antes de seleccionar al destinatario.
• Si tu empresa tiene un proceso interno de aprobación de baja, conserva el resultado de la revisión junto con ese proceso.

3. Seleccionar un destinatario y completar la transferencia de documentos

Ruta de acceso: Página de transferencia → Seleccionar destinatario

1. Haz clic en el área de selección de destinatario en la página de transferencia.
2. Selecciona a la persona que recibirá los documentos.
3. Confirma que el destinatario ya se haya unido a la estructura organizacional de la empresa.
4. Haz clic en OK.
5. Espera a que finalice la transferencia con un clic.

Criterios de éxito

• Los documentos empresariales se transfieren al destinatario seleccionado.
• Una vez completada la transferencia, el miembro anterior deja de ser el titular de esos documentos empresariales.

Consejos de uso

• El destinatario ya debe formar parte de la estructura organizacional de la empresa.
• Verifica cuidadosamente la identidad del destinatario antes de confirmar.
• En el flujo actual, los documentos se transfieren a un solo destinatario en cada entrega.

4. Gestiona la cuenta del miembro que deja la organización después de la transferencia

Ruta de acceso: Flujo de gestión de miembros después de la transferencia

1. Confirma que la transferencia de documentos se haya completado.
2. Vuelve a la página anterior de gestión de miembros.
3. Elimina o desactiva la cuenta empresarial del empleado que deja la organización según la política de tu empresa.

Criterios de éxito

• La transferencia de documentos y la gestión de la cuenta se completan como parte de un mismo proceso de baja.
• La cuenta del miembro que deja la organización ya no conserva accesos empresariales innecesarios.

Consejos de uso

• Se recomienda desactivar o eliminar la cuenta solo después de confirmar la transferencia.
• Puedes incluir este paso en un proceso estándar de baja para reducir omisiones.