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Das WPS Dokumentenprotokoll ist eine Admin-Funktion in WPS 365 zur Überprüfung von Aktivitätsprotokollen für Unternehmensdokumente. Dieser Leitfaden behandelt 1 Kernaufgabe, davon 0 ohne Mitgliedschaft verfügbar und 1 mit Bezug zur Mitgliedschaft.
Auf einen Blick
| Metrik | Wert | Hinweise |
|---|---|---|
| Kernaufgaben | 1 | Entspricht der Anzahl der Zeilen im How-to-Index |
| Ohne Mitgliedschaft verfügbar | 0 | Entspricht der Anzahl der Zeilen mit Free im Index |
| Mitgliedschaftsbezogene Elemente | 1 | Entspricht der Anzahl der mitgliedschaftsbezogenen Zeilen im Index |
| Versionsbeschränkungen | Keine angegeben | Erfordert einen Unternehmenstarif |
Über diese Funktion
Überblick
Das Dokumentenprotokoll ist eine Admin-Funktion in WPS 365 zur Nachverfolgung von Dokumentaktivitäten und zur Prüfung von Dokumentvorgängen in Unternehmensdateien. Es hilft Administratoren, Dokumentaktionen nach Person, Zeitraum und Aktionstyp nachzuverfolgen.
Zu den Hauptfunktionen gehören:
- Prüfen von Einträgen zu Dokumenterstellung, Zugriff, Bearbeitung, Freigabe, Löschung und Downloads.
- Filtern von Protokollen nach Person, Zeit und Aktionstyp, um bestimmte Einträge schneller zu finden.
- Exportieren von Protokollergebnissen zur Offline-Analyse, Archivierung und internen Prüfung.
Typische Anwendungsfälle sind die Prüfung von Unternehmensdokumenten, interne Managementprüfungen und die Kontrolle ungewöhnlicher Aktivitäten.
Systemanforderungen
| Element | Anforderung |
|---|---|
| Betriebssystem | Ein Windows-Gerät, auf dem der WPS 365-Client ordnungsgemäß ausgeführt werden kann |
| App-Version | Es wird empfohlen, die neueste Version des WPS 365-Clients zu verwenden |
| Netzwerk | Zum Öffnen der Admin-Konsole und Prüfen der Protokolle ist eine funktionierende Netzwerkverbindung erforderlich |
| Sonstiges | Ein Unternehmenstarif ist erforderlich; in den meisten Fällen wird ein Super-Admin-Konto oder ein Admin-Konto mit Berechtigung zum Anzeigen von Protokollen benötigt |
Download und Installation
Bevor Sie das Dokumentenprotokoll verwenden, installieren Sie WPS Office oder den WPS 365-Client für Windows und melden Sie sich dann mit einem Unternehmenskonto mit Admin-Zugriff an.
| Element | Details |
|---|---|
| Offizieller Download | WPS Office kostenlos herunterladen |
| Prüfung nach der Installation | Starten Sie den Client und vergewissern Sie sich, dass Sie die Admin-Konsole im unteren linken Bereich der Startseite öffnen können |
Quelle: WPS-Downloadseite
Vergleich mit Alternativen
| Dimension | WPS | Microsoft | Notion | Adobe | |
|---|---|---|---|---|---|
| Funktionsübersicht | Unterstützt die Prüfung von Dokumentaktivitäten im Unternehmen in der WPS 365 Admin-Konsole, mit Filtern nach Person, Zeit und Aktionstyp sowie Exportfunktion. | Microsoft Purview ermöglicht Organisationen die Suche in Ereignisdaten des Prüfprotokolls und die Untersuchung von Benutzeraktivitäten mit Filtern wie Datumsbereich, Aktivitäten, Benutzern sowie Dateien oder Websites. | Das Aktivitäts-Dashboard von Google Docs zeigt den Anzeigeverlauf von Dokumenten an und ermöglicht Benutzern, die Datenschutzeinstellungen für den Anzeigeverlauf von Arbeits- oder Schuldateien zu verwalten. | Das Prüfprotokoll von Notion erfasst Ereignisse in allen Workspace-Bereichen einer Organisation und unterstützt Filter nach Datum, Person, Ereignistyp und zugehöriger Aktivität. | Die Prüfprotokolle von Adobe Acrobat Analyzer bieten durchsuchbare Aufzeichnungen von Benutzer-, Admin- und Systemaktivitäten sowie Filter und CSV-Export. |
| Vorteile von WPS | Vorteil: Der Einstiegspunkt ist zentral in der WPS 365 Admin-Konsole gebündelt und ermöglicht eine dokumentenorientierte Prüfung mit Export. Besonderheit: Die erfassten Aktionen sind eng auf das Dokumentenmanagement im Unternehmen abgestimmt, etwa Erstellen, Zugreifen, Bearbeiten, Freigeben, Löschen und Herunterladen. | Im Vergleich zu WPS: Microsoft deckt einen breiteren Prüfungsumfang über Microsoft 365-Dienste hinweg ab, der Workflow ist jedoch auf Prüfprotokoll-Suchen in Purview ausgerichtet und nicht auf eine Dokumentenprotokoll-Seite innerhalb des Dokumentarbeitsbereichs. | Im Vergleich zu WPS: Google konzentriert sich stärker auf die Sichtbarkeit des Anzeigeverlaufs und Datenschutzkontrollen, sodass die Aktivitätsansicht für die Prüfung von Dokumentvorgängen weniger umfangreich ist. | Im Vergleich zu WPS: Notion bietet umfassendere Ereigniskategorien auf Organisationsebene, das Prüfprotokoll ist jedoch nur für Organisationsinhaber im Enterprise Plan verfügbar. | Im Vergleich zu WPS konzentriert sich Adobe in Acrobat Analyzer auf Prüfberichte, die auf Workflows für Dokumentenintelligenz ausgerichtet sind, statt auf eine kollaborative Admin-Konsole für Office-Anwendungen. |
| Offizielle Quelle | — | Prüfprotokoll durchsuchen | Aktivitäten in Google Docs, Sheets und Slides anzeigen | Prüfprotokoll | Prüfprotokolle in Adobe Acrobat Analyzer |
Fazit
Wenn Ihr Team in der WPS 365 Admin-Konsole eine dokumentenorientierte Prüfansicht benötigt, eignet sich das Dokumentenprotokoll gut für das tägliche Dokumentenmanagement im Unternehmen. Microsoft, Google, Notion und Adobe bieten ebenfalls offizielle Aktivitäts- oder Prüffunktionen, unterscheiden sich jedoch in Umfang, Einstiegspunkten und Prüfabläufen.
Anwendungsfälle
| # | Szenario | Zielbenutzer | Zentrales Problem | Lösung |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Dokumentaktionen nachverfolgen | Unternehmensadministratoren | Müssen bestätigen, wer ein Dokument erstellt, bearbeitet oder gelöscht hat | Dokumentenprotokoll-Einträge nach Person und Aktionstyp filtern |
| 2 | Prüfprotokolle aufbewahren | Audit- oder Compliance-Teams | Müssen wichtige Aktivitätsprotokolle von Dokumenten aufbewahren | Protokolldateien zur Archivierung und internen Prüfung exportieren |
| 3 | Ungewöhnliche Aktivitäten untersuchen | IT-Administratoren | Nach einem unerwarteten Löschen oder Download ist es schwierig, die Verantwortung zuzuordnen | Protokolle nach Zeitraum und Aktionstyp durchsuchen |
| 4 | Administrationsaktivitäten prüfen | Teamleiter | Müssen die Zusammenarbeit an Dokumenten über einen bestimmten Zeitraum prüfen | Mit Filtern Aktivitätsprotokolle für einen ausgewählten Zeitraum prüfen |
| 5 | Admin-Zugriff prüfen | Super-Admins | Müssen bestätigen, ob ein Administrator Protokolle anzeigen kann | Mit einem Konto anmelden, das über die erforderlichen Administratorberechtigungen verfügt |
Mitgliedschaft & Vorteile
Kostenlos vs. WPS Premium
| Funktion | Kostenloser Benutzer | WPS-Mitglied |
|---|---|---|
| Zugriff auf das Dokumentenprotokoll | Nicht verfügbar | Mit einem Enterprise-Tarif verfügbar |
| Filterung des Dokumentenprotokolls | Nicht verfügbar | Unterstützt |
| Protokollexport | Nicht verfügbar | Unterstützt |
| Zugriff auf die Admin-Konsole | Nicht verfügbar | Erfordert ein Enterprise-Administratorkonto |
Quelle: WPS Office-Preisseite
Empfehlungen
| Anwendungsfall | Empfohlener Tarif | Grund |
|---|---|---|
| Persönliche oder standardmäßige Dokumentbearbeitung | Kostenlos | Keine Verwaltung von Dokumentenprotokollen im Unternehmen erforderlich |
| Prüfung und Verwaltung von Unternehmensdokumenten | Enterprise-Tarif | Erfordert Zugriff auf die Admin-Konsole sowie Protokollfilterung und -export |
| Verwaltung mehrerer Administratoren | Enterprise-Tarif mit Einrichtung von Administratorberechtigungen | Hilft verschiedenen Administratoren, Protokolle entsprechend den zugewiesenen Berechtigungen zu prüfen |
So abonnieren Sie
- Eine Übersicht der verfügbaren Abonnementoptionen finden Sie unter WPS abonnieren.
Quelle: WPS Office-Preisseite